1. ЧТО ТАКОЕ И ЗАЧЕМ НУЖНА КАССОВАЯ ДИСЦИПЛИНА
Свод регламентов, регулирующих правила обращения с наличными средствами, представляет собой кассовую дисциплину. Обязательные для всех правила диктует Центробанк. Но есть нормы, которые каждая фирма подстраивает под свои нужды индивидуально, прописывая их в локальных нормативных актах.
При работе с наличными деньгами необходимо соблюдать основные правила:
- принимать наличный расчет в рамках установленного лимита;
- в установленные сроки и в полной мере оприходовать выручку, полученную наличными;
- тратить наличные денежные средства исключительно на определенные цели;
- отслеживать остатки наличных денег в кассе.
Помимо этого, компании в обязательном порядке должны:
- создавать расходно-приходные кассовые ордеры;
- заполнять кассовую книгу.
Индивидуальные предприниматели могут заводить кассовые документы по личной инициативе, закон их к этому не принуждает (указание Банка России № 3210У от 11 марта 2014 г). Кассовая дисциплина ведется с целью исполнения нормативов законодательства, а также для контроля финансов в компании. Если фирма много работает с наличностью (к примеру розничная торговля), то для нее контроль над оборотом наличных денег является архиважным. Регламенты, установленные Центробанком, значительно упрощают ведение такого контроля.
2. ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
Центробанк выпустил следующие нормативные акты для работы с наличкой:
- Указание № 3210-У от 11 марта 2014 г. - устанавливает порядок ведения кассовых операций;
- Указание № 5348-У от 9 декабря 2019 г. - вводит правила расчета наличными денежными знаками.
Основываясь на этих Указаниях, говоря о кассовой дисциплине, имеют в виду следующее:
- корректное оформление кассовых документов в определенные сроки;
- контролирование лимита остатка кассы;
- трата наличной части выручки на определенные цели;
- соблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между контрагентами.
Ведение кассовой дисциплины обязательно для всех предпринимателей и компаний, которые работают с наличными денежными средствами. Кассовая дисциплина помогает сохранять наличные деньги, анализировать финансовые операции и производить оценку работы работников. Если все денежные операции в фирме происходят по безналичному расчету, то она освобождается от ведения кассовой дисциплины.
3. КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНЫ ДЛЯ РАБОТЫ С НАЛИЧНЫМИ
Постановление № 88 Госкомстата России от 18 августа 1998 года ввело обязательные к применению формы кассовой документации (КД). КД ведется как на бумажных носителях, так и на компьютере. Хранят такую документацию не менее 5 лет.
Кассовые операции бывают нескольких форм:
- Приходный кассовый ордер (ПКО). Заполняется по форме КО-1 во время приема наличных средств. Приходный ордер создается при каждом внесении наличных средств в кассу. Если расчет дополнительно был подтвержден чеком ККТ либо его аналогом БСО, то формируется один общий ордер, на всю сумму наличности, полученной за день. Приходный кассовый ордер имеет 2 части: одна остается в фирме, а вторая часть выдается покупателю в знак подтверждения оплаты.
- Расходный кассовый ордер (РКО). Ведется по форме КО-2 и оформляется во время выдачи наличных денег из кассы (выплата заработной платы, личные нужды предпринимателя, оплата коммунальных счетов, приобретение товарно-материальных ценностей). РКО должен быть подписан получателем денежных средств. Чаще всего это кассир, руководитель или бухгалтер. Получатель денег должен предоставить свои паспортные данные и прописать сумму прописью. Такие меры помогают снизить риски неправомерной траты денег из кассы.
- Кассовая книга (форма № КО-4). В ней на основании ПКО и РКО отражают движения по кассе за каждый день, а также за отчетные периоды. Если кассовых операций не было, то книгу в этот день не заполняют.
- Расчетно-платежная ведомость заполняется по форме Т-49, при условии, что сотрудники получают заработную плату бумажными деньгами. Вместо формы Т-49 разрешается оформить по отдельности две ведомости (расчетную и платежную).
- Книга учета выданных и полученных кассиром наличных денег ведется по форме КО-5. Если в организации или у предпринимателя трудятся несколько кассиров, тогда один из них получает статус старшего кассира. В книге записываются операции с наличностью между кассирами за весь рабочий день.
4. КАКИЕ ПРАВИЛА НУЖНО ЗНАТЬ ПРИ РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ
Приведем основные правила для работы с кассовыми документами.
- Кассовые документы обязательно нужно оформлять, если за день совершалась хотя бы одна операция с наличными деньгами.
- Кассовый документ заверяется, как правило, тремя подписями (руководителя, главного бухгалтера и кассира). Если расчеты осуществляются кассиром, то он получает образцы подписей бухгалтера и руководителя. В случае, когда расчеты осуществляются руководителем, образцы подписей не нужны.
- Юридические лица при ведении бухгалтерского учета по обязательным кассовым документам (РКО, ПКО, кассовая книга) должны пользоваться отсылками к счетам бухучета. Индивидуальные предприниматели освобождаются от обязательного ведения бухгалтерского учета (пункт 2 Закона № 402-ФЗ).
- Если в компании нет электронного документооборота, но все документы печатаются на компьютере либо в специальной системе учета, то бумажный вариант документов необходимо распечатать и подписать. Бумажная версия документов не нужна при электронном ведении документооборота, тогда применяется электронная подпись. Недопустимо делать исправления в документах. При обнаружении ошибки, следует оформить документ заново, в том числе и в электронном варианте.
- Кассовые документы подлежат хранению минимум 5 лет. При необходимости сроки хранения документов можно продлить, например, при решении споров в судебном порядке. Начало срока хранения исчисляется 1 января того года, который следует за годом составления документа.
5. ПОЛУЧЕНИЕ НАЛИЧНЫХ В КАССУ
Наличные деньги принимаются в кассу на основании приходно-кассового ордера.
Приведем примерный порядок действий кассира.
- Проверить приходно-кассовый ордер на правильность заполнения, сверить суммы цифрами и записанные прописью, удостовериться в наличии подписей руководителей и бухгалтера, а также сверить их с образцом.
- Проверить дополнительные подтверждающие документы, указанные в ордере.
- Выполнить пересчет вносимых наличных денег, сверить полученную сумму с документом. Важный момент - человек, который передает наличные деньги в кассу, должен лично наблюдать за процессом пересчета и дальнейшими действиями кассира.
- Убедиться в подлинности полученных денежных знаков, не вносить в кассу купюры, целостность которых нарушена более чем на 60% (такие банкноты нельзя будет обменять по номиналу).
- При совпадении сумм на приходно-кассовом ордере и в кассе проставить печать и подпись на основной части ПКО и квитанции. Квитанция передается тому, кто вносил наличные средства в кассу.
- Сделать запись в кассовой книге о принятой наличности.
- Сформировать на кассовом аппарате отчет о закрытии смены, заполнить ПКО на выручку и иные вложения в кассу.
- Сдать кассовые документы бухгалтеру.
6. РАБОТА С ККТ И КАССОЙ
Касса является местом совершения всяческих операций с наличными деньгами. Этим местом может выступать отдельная комната в офисе, окошко либо сейф в кабинете руководителя либо бухгалтера. Закон не предъявляет никаких требований к месту размещения кассы. Главное, это обеспечить сохранность наличных сумм и сформировать обязательные кассовые документы.
Обращаем внимание, что операционная касса и кассовый аппарат это не одно и то же, хотя его зачастую именуют онлайн-кассой.
Операционная касса – это учет всех манипуляций, производимых с наличными средствами. В ней лежат физические деньги, а их оборот фиксируется установленными документами. С помощью кассового аппарата (онлайн-касса, ККТ) кассир принимает наличку либо проводит оплату по безналичному расчету. Его обязательно должны внедрять все предприниматели и фирмы любой формы собственности, кроме тех, кто официально от этого имеет освобождение.
Работа онлайн-кассы должна опираться на требования кассовой дисциплины:
- всякая операция с деньгами должна фиксироваться, данные по ней должны передаваться в налоговую службу;
- при любом типе расчетов (наличный или безналичный) клиенту обязательно нужно выдать фискальный чек;
- ККТ регистрируют в налоговом органе и ставят на учет;
- фискальный накопитель должен своевременно заменяться.
В настоящее время наиболее популярны пять типов ККТ:
- автономная касса с кнопками;
- смарт-терминал;
- POS-системы;
- кассы облачного типа;
- фискальные регистраторы.
Устройство ККТ может быть стандартным либо автономным. Стандартный ККТ подключается к компьютеру для регистрации и работы. Автономное устройство может работать само по себе, без соединения с компьютером. Все допущенные к работе модели внесены в реестр ККТ, регистрационный учет осуществляет налоговая служба. ФНС вносит в специальный журнал необходимую информацию, присваивает устройству индивидуальный номер, пользователю выдается карточка регистрации.
Прочитайте статью до конца и получите бонус: полезные материалы для бухгалтера
7. ВЫДАЧА НАЛИЧНЫХ ИЗ КАССЫ
Алгоритм выдачи наличности из кассы напрямую зависит от того, на каком основании и кому они вручаются.
Рассмотрим пример выдачи наличных денежных средств из кассы подрядчикам, поставщикам и сотрудникам. Основанием выдачи будет являться расходный кассовый ордер. Кассир должен действовать по следующей инструкции:
- Внимательно прочитать приходно-кассовый ордер и убедиться в наличии двух подписей (бухгалтера и руководителя), сверить их с выданным образцом подписей, сравнить корректность указанных сумм.
- Убедиться в том, что денежные средства отдаются в руки лицу, которое заявлено в документе (при необходимости попросить документ, удостоверяющий личность).
- Взять подпись у лица, получившего деньги из кассы.
- Выдать наличные деньги, подписать РКО. Получатель денег должен пересчитать их прямо перед кассой, в ином случае претензии по сумме кассиром могут быть отклонены.
- Сделать запись в кассовой книге о выдаче денег.
А при выплате зарплаты или иных выплат сотрудникам, основанием для выдачи денег будет расчетно-платежная ведомость. Срок выдачи прописывается в ведомости и не должен превышать более 5 рабочих дней, включая день получения денежных средств в банке. Сотрудники подписывают ведомость для подтверждения получения заработной платы. По окончании установленного срока выдачи выплат, кассир составляет единый расчетно-кассовый ордер на фактически выданную сумму.
При разовых выплатах, например, остатки по зарплате увольняющемуся работнику, оформление ведомости не требуется, денежные средства отдаются по расчетно-кассовому ордеру на общих основаниях.
8. ЛИМИТ ОСТАТКА КАССЫ
Максимально возможное количество денег, которое может оставаться в кассе по окончании смены, называется лимитом остатка кассы. Компания самостоятельно высчитывает этот лимит под себя, исходя из особенностей своего бизнеса. Рассчитанный лимит необходимо утвердить приказом руководителя. Периодически можно пересчитывать лимит и утверждать новый. Законодательно нет никаких периодов, когда бы следовало пересмотреть лимиты по кассе, все остается на усмотрение руководителя фирмы. Если приказ на установление лимита кассы по каким-то причинам не был составлен, налоговый орган сочтен это как установление нулевого лимита, то есть по закону кассир ежедневно будет обязан сдавать дневную выручку в банк. Малый бизнес в этом плане имеет преимущество - ему разрешено оставлять в кассе любое количество денег без установленного лимита. Требуется лишь заранее прописать такую возможность в локальных актах фирмы. Но никто не запрещает малому бизнесу все же рассчитать под свои нужды лимит остатка кассы и утвердить его.
9. КАК РАССЧИТЫВАТЬСЯ НАЛИЧНЫМИ
Пункт 4 Указания № 5348-У устанавливает максимальный порог для расчетов наличными деньгами с партнерами – 100 тысяч рублей по каждому договору. Тип, период действия, периодичность и число платежей роли не играют, главное – не превысить лимит. Если расчеты с компаньонами происходят в иностранной валюте, то в пересчете на российские рубли по официальному курсу, сумма так же не должна оказаться больше 100 тысяч рублей. Лимит расчетов распространяется на любой бизнес, даже на индивидуальных предпринимателей. Требование не касается физических лиц и самозанятых - с ними разрешается проводить сделки на любую сумму. К примеру, покупая компьютер за 200 тысяч рублей для домашнего использования, допускается оплатить всю покупку целиком наличностью. Приобретая такую технику для офиса – наличными деньгами можно оплатить только половину суммы (т.е. 100 тысяч), оставшуюся сумму – по безналичному расчету.
Лимиты устанавливаются с той целью, чтобы компании больше отдавали предпочтение безналичному расчету. Это будет сдерживать отток наличных денег. Не стоит разбивать дорогостоящий договор на несколько для того чтобы уложиться в 100 тысяч. Налоговый инспектор заподозрит мошенничество и выпишет штраф.
10. ХРАНЕНИЕ НАЛИЧНЫХ В КАССЕ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИХ СОХРАННОСТИ
Для обеспечения сохранности наличности в кассе, руководителем компании издается приказ, в котором прописывается: алгоритм работы с ключами от кассы, порядок действий при обнаружении хищения денежных средств, периодичность ревизий и инвентаризаций вне установленного плана. Где и как безопаснее хранить наличные деньги руководитель каждой компании решает сам, государство не устанавливает по этому поводу ограничений. Как правило, устанавливаются сейфы или ящики контрольно-кассовой техники, закрываемые на замок.
В организации утверждается материально-ответственное лицо, которое должно следить за сохранностью денег в кассе. Чаще всего таким лицом является кассир либо замещающий его сотрудник. С ними заключается договор о полной материальной ответственности. Согласно этому договору, кассир будет обязан покрыть убытки компании в полном размере при хищении или недостаче (статьи 242 и 244 Трудового Кодекса).
11. ЧТО ДЕЛАТЬ КОМПАНИЯМ С НЕСКОЛЬКИМИ КАССАМИ
У фирмы или индивидуального предпринимателя может оказаться несколько точек наличных расчетов. Денежные средства, полученные в каждой точке, в конце смены необходимо сдать в банк либо главную кассу. Главная касса осуществляет прием наличных в том количестве, какое прописано в фискальном отчете. Отчет печатается кассовым аппаратом при закрытии смены. Расхождение в суммах не допускается, в противном случае это будет считаться нарушением кассовой дисциплины. Смена закрывается не позднее 24 часов после ее открытия. Допускается открывать несколько смен в течение дня. Смена закрывается тем работником, которым была открыта, т.к. он несет материальную ответственность.
12. КАК БЫТЬ С ОБОСОБЛЕННЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
Обособленное подразделение – это часть компании, работа которой организована по другому адресу (филиал фирмы, дополнительный офис). Обособленные подразделения самостоятельно занимаются оформлением кассовых ордеров и ведут свою кассовую книгу. Под исключение попадают филиалы, которые в конце дня передают наличные деньги в головной офис компании.
Копии страниц из кассовой книги они переправляют в головной офис в порядке, установленном в компании ( два раза в неделю по системе электронного документооборота или иначе). Филиал может не иметь своей кассовой книги, но тогда все деньги из кассы каждую смену сдаются в главную кассу. Филиалы компании, которые самостоятельно передают наличные деньги в банк, должны установить собственные лимиты остатка по кассе и соблюдать их. Если филиал в конце смены передает деньги в головную кассу, то установление лимитов не требуется.
13. КТО И КАК ПРОВЕРЯЕТ ВЕДЕНИЕ КАССОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
При больших оборотах наличных средств в компании необходимо организовать их контроль. Это поможет установить количество наличности в данный момент, будет возможность отслеживать перемещение денег по документам. Контроль осуществляется налоговой инспекцией. Налоговый орган может организовывать выездные проверки на предмет соблюдения кассовой дисциплины несколько раз в течение года. Для проверок по плану составляется график, но при наличии оснований, может быть инициирована внеплановая проверка. При нарушении оформления документов или их отсутствии, выписывается штраф.
При проверке кассовой дисциплины налоговый инспектор изучает порядок применения ККТ и полноту учета наличных средств. Налоговой инспекции могут понадобиться оригиналы документов либо их заверенные копии. При проведении внеплановой проверки, первым делом сотрудник налоговой службы должен предъявить свое служебное удостоверение и разрешение на проверку. Проверка операций по кассе должна закончиться в течение 20 рабочих дней, выездная и документарная проверки длятся до 10 дней. По итогу проверки составляется акт с указанием выявленных нарушений. Акт налоговой проверки можно оспорить, для этого в течение 10 календарных дней нужно составить возражение.
14. КАКИЕ ЕСТЬ ШТРАФЫ, ЕСЛИ НАРУШИТЬ КАССОВУЮ ДИСЦИПЛИНУ
Статья 15.1 КоАП РФ устанавливает ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины.
Штраф за выявленные нарушения при ведении кассовой дисциплины выписывается на должностное лицо, в том числе на ИП (от 4 до 5 тысяч рублей) и на организацию (от 40 до 50 тысяч рублей).
Вот за что могут наложить штраф по статье 15.1 КоАП РФ:
- в рамках одного договора сумма наличных расчетов превысила лимит в 100 тысяч рублей;
- остаток наличных в кассе превышает установленный лимит;
- наличная выручка была использована не по целевому назначению;
- нарушен порядок хранения денежных средств;
- наличные деньги не были оприходованы в кассу частично либо полностью.
Шпаргалка для бухгалтера
- Чек-лист по расчету чистых активов
- Инструкция по работе с чистыми активами
