1. Что такое гарантийное письмо
2. В каких случаях требуется гарантийное письмо
3. Можно ли использовать гарантийное письмо вместо договора
4. Какие бывают виды гарантийных писем
5. Как правильно составить документ
6. Юридическая сила документа
7. Распространенные ошибки при заполнении документа
8. Порядок подписания и вручения гарантийного письма: инструкция и примеры
Гарантийное письмо отражает обязательства одной стороны перед другой при заключении сделки. Зачастую включается в договор купли-продажи или подряда – по отношению к исполнителям каких-либо работ или услуг, а также поставщикам товаров. Документ не только служит дополнением к контракту, но порой и полное его замещает, являясь гарантией исполнения обязательств контрагентов.
1. ЧТО ТАКОЕ ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Гарантийное письмо – это оформленное письменно обязательство выполнения определенных условий договора. Законодательно оно относится к одной из разновидностей деловой переписки, проводимой в рамках некоммерческого документооборота, где участники процесса – юридические лица.
1. ЧТО ТАКОЕ ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Гарантийное письмо – это оформленное письменно обязательство выполнения определенных условий договора. Законодательно оно относится к одной из разновидностей деловой переписки, проводимой в рамках некоммерческого документооборота, где участники процесса – юридические лица.
Нигде не прописан единый порядок оформления гарантийного письма, главное условие здесь – максимально понятное описание выполняемых задач и обязательств сторон друг перед другом.
Также в гарантийном письме прописываются сроки выполнения условий договора – исполнения обязательств.
Образец гарантийного письма
Образец гарантийного письма
2. В КАКИХ СЛУЧАЯХ ТРЕБУЕТСЯ ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Решение о составлении гарантийного письма может прийти на разных этапах заключения сделки. Это означает, что его можно оформить:
Решение о составлении гарантийного письма может прийти на разных этапах заключения сделки. Это означает, что его можно оформить:
- предварительно – до подписания договора подряда в качестве демонстрации своей ответственности, заинтересованности в сотрудничестве и серьезных намерений;
- в процессе выполнения прописанных в контракте работ и услуг – если в нем не прописаны точные сроки исполнения, а также в случаях, когда подрядчику нужно дополнительно получить немного времени для закрытия проекта у заказчика;
- как альтернативу основному договору.
3. МОЖНО ЛИ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО ВМЕСТО ДОГОВОРА
В большинстве случаев гарантийное письмо лишь служит дополнением к договору, максимально подробно раскрывающим его условия. Оно повышает надежность и безопасность сделки, защищая права сторон.
В большинстве случаев гарантийное письмо лишь служит дополнением к договору, максимально подробно раскрывающим его условия. Оно повышает надежность и безопасность сделки, защищая права сторон.
Однако иногда в порядке исключения гарантийное письмо служит заменой контракту.
4. КАКИЕ БЫВАЮТ ВИДЫ ГАРАНТИЙНЫХ ПИСЕМ
Хотите зарабатывать на своих знаниях бухгалтерии? Начните работать удаленно! Получите авторскую стратегию выхода на самостоятельный заработок от Валентины Вердт.
Условно можно выделить:
Как уже говорилось ранее, оферта содержит подробную информацию о деталях контракта – наименованиях товаров и услуг, порядке доставки и сроках выполнения.
Хотите зарабатывать на своих знаниях бухгалтерии? Начните работать удаленно! Получите авторскую стратегию выхода на самостоятельный заработок от Валентины Вердт.
Условно можно выделить:
- Письмо-оферту. Такого рода гарантийное письмо служит дополнительным поручительством для обязательного внесения контрагентом оплаты в качестве погашения обязательства перед кредитором, своевременной отгрузки товаров и выполнения каких-либо работ или услуг. При этом подробно прописываются название оказываемой услуги или объекта поставки, а также сроки их исполнения.
- Письмо-акцепт – дополнение к основному контракту с согласием контрагента на выполнение прописанных условий. Оно должно строго и безоговорочно соблюдаться.
- Дополнительное соглашение.
Как уже говорилось ранее, оферта содержит подробную информацию о деталях контракта – наименованиях товаров и услуг, порядке доставки и сроках выполнения.
По сути это – задокументированный запрос на определенные условия при заключении сделки.
Находит применение везде, где нужно соблюдение сроков, если проводятся какие-либо работы по заказу, например, ремонтно-строительные, необходимо гарантированно получить оплату за товары и услуги, провести доставку груза. При этом одной стороной должно быть прописано предложение выполнить услугу, а второй – оплатить ее. Письменная оферта может включать не только одно, а сразу несколько условий.
Гарантийное письмо как акцепт
Зачастую гарантийное письмо выступает ответом на ранее поступившие и предложенные со стороны одного контрагента условия. Оно является приложением или дополнительной деталью к договору-акцепту и содержит намерение принять предложение другой стороны. Письмо-ответ может прописываться менее формально, чем само предложение – оферта, по сути оно должно содержать лишь согласие выполнить предъявленные требования. Однако, при этом следует детально прописать, что именно будет выполнено в рамках сделки, в соответствии с офертой.
Гарантийное письмо как акцепт
Зачастую гарантийное письмо выступает ответом на ранее поступившие и предложенные со стороны одного контрагента условия. Оно является приложением или дополнительной деталью к договору-акцепту и содержит намерение принять предложение другой стороны. Письмо-ответ может прописываться менее формально, чем само предложение – оферта, по сути оно должно содержать лишь согласие выполнить предъявленные требования. Однако, при этом следует детально прописать, что именно будет выполнено в рамках сделки, в соответствии с офертой.
Акцепт – обязательное условие выполнение оферты, без него официально обязательства сторон не могут считаться действительными.
Дополнительное соглашение
Гарантийные письма по объему порой не могут включить все необходимое. Такие детали, как ответственность за неисполнение условий договора, последовательность проведения оплаты, а также алгоритм решения возможных спорных и конфликтных ситуаций, могут быть прописаны в дополнительном соглашении.
Гарантийные письма по объему порой не могут включить все необходимое. Такие детали, как ответственность за неисполнение условий договора, последовательность проведения оплаты, а также алгоритм решения возможных спорных и конфликтных ситуаций, могут быть прописаны в дополнительном соглашении.
Это дополнение гарантирует права и обязанности контрагентов, но не всегда бывает целесообразно создавать отдельный документ, если все перечисленные условия можно прописать в обычном контракте.
5. КАК ПРАВИЛЬНО СОСТАВИТЬ ДОКУМЕНТ
Законодательством не установлен единый формат такой документации. Главное, что здесь нужно обязательно прописать – это предмет договора, обязательства и права сторон, какие работы и в какой срок должен выполнить подрядчик.
Также указываются следующие обязательные данные:
Законодательством не установлен единый формат такой документации. Главное, что здесь нужно обязательно прописать – это предмет договора, обязательства и права сторон, какие работы и в какой срок должен выполнить подрядчик.
Также указываются следующие обязательные данные:
- фамилия, имя и отчество представителя компании, по отношению к которой будут исполнены обязательства, наименование и ИНН организации;
- те же данные — о компании-исполнителе;
- дата составления;
- подписи руководителя компании-подрядчика и бухгалтера или другого уполномоченного сотрудника с расшифровкой.
Если у предпринимателя нет печати, и отсутствует лицевой счет, то он может прописать только паспортные данные. То же самое относится и к физлицу, которому нужно дополнительно указать адрес постоянной регистрации.
Документ можно не только передать лично, но и отправить его по почте с описью вложений и получением уведомления о вручении. Текст письма должен соответствовать нормам деловой переписки. В некоторых случаях возможно составление двух экземпляров документа.
По оплате задолженности
Эти гарантии нужны для тех, кто дает деньги взаймы. Такое письмо устанавливает обязательство стороны выплатить взятую в долг денежную сумму. В документе пишутся сумма долга — как цифрами, так и прописью, график внесения оплаты, дата заключения договора и его номер. Если в какой-то момент должник не может выполнить возложенное на него обязательство, то он может попросить оформить дополнительно документ об отсрочке платежа. Здесь четко прописывается дата, не позднее которой должен быть выплачен долг во избежание возникновения ответственности за нарушение.
В налоговую
Данное гарантийное письмо запрашивается налоговой службой, когда юридическое лицо встает на учет. Последний должен иметь регистрацию по определенному адресу — там, где арендует офис. Арендодатель — собственник нежилого помещения, должен подтвердить, что действительно намерен заключить договор аренды. В письмо включаются реквизиты документа о владении помещением.
На оплату аренды жилья
В этом случае гарантии нужны собственнику сдаваемого в аренду помещения. Арендатор должен убедить его в том, что все платежи будут вноситься вовремя. Эти сроки и фрагменты из основного договора аренды должно содержать гарантийное письмо. А если у собственника жилья нет никаких гарантий, и за проживание периодически оплата задерживается, то он может расторгнуть контракт в одностороннем порядке.
На выполнение работ
Предоставляется предварительно до заключения договора. Подрядчик подробно расписывает, какие виды работ и услуг обязуется выполнить. Порой для доказательства серьезности и ответственности исполнителя берется также банковская гарантия.
На поставку товара
Такая письменная гарантия состоит в том, что поставщик присылает потенциальному покупателю предложение об оформлении договора поставки. При этом ответом, как мы уже говорили раньше, служит акцепт.
Обычно к листу с предложением исполнитель сразу прикрепляет свой прайс-лист. Образец гарантийного письма на поставку и оплату товара выглядит так:
Другие формы документа
Гарантийное письмо находит применение и в других видах хозяйственной деятельности. Так, порой может потребоваться гарантия трудоустройства со стороны работодателя.
По оплате задолженности
Эти гарантии нужны для тех, кто дает деньги взаймы. Такое письмо устанавливает обязательство стороны выплатить взятую в долг денежную сумму. В документе пишутся сумма долга — как цифрами, так и прописью, график внесения оплаты, дата заключения договора и его номер. Если в какой-то момент должник не может выполнить возложенное на него обязательство, то он может попросить оформить дополнительно документ об отсрочке платежа. Здесь четко прописывается дата, не позднее которой должен быть выплачен долг во избежание возникновения ответственности за нарушение.
В налоговую
Данное гарантийное письмо запрашивается налоговой службой, когда юридическое лицо встает на учет. Последний должен иметь регистрацию по определенному адресу — там, где арендует офис. Арендодатель — собственник нежилого помещения, должен подтвердить, что действительно намерен заключить договор аренды. В письмо включаются реквизиты документа о владении помещением.
На оплату аренды жилья
В этом случае гарантии нужны собственнику сдаваемого в аренду помещения. Арендатор должен убедить его в том, что все платежи будут вноситься вовремя. Эти сроки и фрагменты из основного договора аренды должно содержать гарантийное письмо. А если у собственника жилья нет никаких гарантий, и за проживание периодически оплата задерживается, то он может расторгнуть контракт в одностороннем порядке.
На выполнение работ
Предоставляется предварительно до заключения договора. Подрядчик подробно расписывает, какие виды работ и услуг обязуется выполнить. Порой для доказательства серьезности и ответственности исполнителя берется также банковская гарантия.
На поставку товара
Такая письменная гарантия состоит в том, что поставщик присылает потенциальному покупателю предложение об оформлении договора поставки. При этом ответом, как мы уже говорили раньше, служит акцепт.
Обычно к листу с предложением исполнитель сразу прикрепляет свой прайс-лист. Образец гарантийного письма на поставку и оплату товара выглядит так:
Другие формы документа
Гарантийное письмо находит применение и в других видах хозяйственной деятельности. Так, порой может потребоваться гарантия трудоустройства со стороны работодателя.
6. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА
Гарантийное письмо напрямую указывает на то, что у контрагента имеется задолженность. Здесь четко прописана ее сумма, а также обстоятельства неисполнения такого обязательства. Документ является доказательной базой существования соглашения между сторонами договора.
7. РАСПРОСТРАНЕННЫЕ ОШИБКИ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА
Перед тем как написать гарантийное письмо, следует как следует продумать его содержание. Необходимо соблюдать осторожность при составлении документа, иначе ошибок не избежать. Среди них:
Существуют следующие способы предоставления гарантийного письма:
Гарантийное письмо напрямую указывает на то, что у контрагента имеется задолженность. Здесь четко прописана ее сумма, а также обстоятельства неисполнения такого обязательства. Документ является доказательной базой существования соглашения между сторонами договора.
7. РАСПРОСТРАНЕННЫЕ ОШИБКИ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА
Перед тем как написать гарантийное письмо, следует как следует продумать его содержание. Необходимо соблюдать осторожность при составлении документа, иначе ошибок не избежать. Среди них:
- неясные формулировки без четкого отображения сути или предмета договора, обязательств и прав сторон;
- отсутствие главных условий сделки — объема работ, сроков и стоимости выполнения;
- утаивание контактных данных — обязательной составляющей письма;
- отсутствие дополнительных приложений и сопутствующей документации.
Существуют следующие способы предоставления гарантийного письма:
- Лично в руки руководителю компании или уполномоченному лицу.
- Пересылка по почте или при помощи транспортной компании.
- Отправка в электронном виде.
Специалисты рекомендуют передавать гарантийное письмо лично с возможностью проставить физическую подпись, а не электронную.
Гарантийное письмо служит дополнительной страховкой от недобросовестных действий контрагента. В нем прописываются обязательства за исполнение услуг или поставку товаров стороны. Такие обязанности должны иметь ясную письменную формулировку.
Шпаргалка для бухгалтера
- Бухгалтерский баланс
- Примеры пояснений
- Отчет о движении денежных средств
- Отчет об изменениях капитала
- Отчет о финансовых результатах
