Инвентаризация – основной способ учета и контроля имущества в организации, состояния ее финансовых обязательств.
Об особенностях ее проведения в этой статье.
Понятие инвентаризации
Что такое инвентаризация? Это полная или частичная проверка активов: наличных средств и финансовых обязательств, ценных бумаг, товаров на складах и в торговой сети, сырья и других материальных ценностей.
Порядок и правила проведения инвентаризации в РФ определен приказом № 49 от 13.06.1995, в котором утверждены «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
Основные цели инвентаризации:
· проверка фактического наличия имущества числящегося в бухгалтерском учете(как собственного, так и не принадлежащего организации), выявление неучтенных объектов;
· определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
· выявление излишков и недостач;
· проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств;
· проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.
Инвентаризация по охвату имущества делится на:
· полную;
· частичную.
По основаниям проведения на:
· плановую;
· внеплановую (внезапную).
Этапы проведения инвентаризации.
1. Первый этап – подготовительный. На этом этапе подготавливается приказ о проведении инвентаризации; выбирается инвентаризационная комиссия; определяется срок проведения и виды имущества для проверки; оформляются расписки материально ответственными лицами и т.д.
2. Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств и составление инвентаризационных описей.
3. Третий этап – это сверка данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявление расхождений и определение их причин, составление сличительных ведомостей.
4. Заключительный этап – оформление результатов инвентаризации.
Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
· при смене материально ответственных лиц;
· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
· в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
· при реорганизации или ликвидации организации;
· в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Чем плановая инвентаризация отличается от внеплановой?
Основное отличие между ними в запланированности мероприятия. Для плановой ревизии срок назначают в начале рабочего года.
Внеплановые инвентаризации происходят внезапно, к ним нельзя подготовиться, о их начале заранее не известно.
Основные причины для проведения внеплановой инвентаризации:
· замена материально ответственного лица;
· подозрение на хищение;
· необходимость составления годовой отчётности;
· изменение в ценности вещевого имущества по не зависящим от организации причинам;
· ущерб предприятию от наводнения, пожара, другого чрезвычайного происшествия.
Незапланированная инвентаризация может проходить одновременно по всей организации или только в выбранных отделах. Она может быть частичная по отдельным видам имущества.
Значение формы инв 22
Форма ИНВ-22 — это унифицированный бланк о проведении инвентаризации, разработанный Госкомстатом РФ (постановление от 18.08.1998 № 88). В него включены поля для указания всех данных, необходимых для выполнения действий по инвентаризации:
· место проведения;
· объект инвентаризации;
· причины данного мероприятия;
· состав комиссии;
· даты проведения и завершения.
Подсказки по заполнению формы ИНВ-22 содержатся в расшифровках под соответствующими строками.
Заполнение полей формы ИНВ-22
В «шапку» документа вносят ОКПО и название структурного подразделения, если речь идет об имуществе отдельного филиала. Если планируется проводить проверки в нескольких подразделениях, то форма ИНВ-22, будет составляться для каждого.
В качестве причины для плановой инвентаризации указываем причину проведения - «контрольная проверка», «плановая инвентаризация», «смена материально ответственных лиц», «реорганизация» и др.
Сроки проведения оценки должны быть точными. Дата начала инвентаризации не может быть раньше даты документа.
После того, как ИНВ-22 заполнена, ее следует занести в журнал по форме ИНВ-23. А вот результаты проверки заносятся в журнал по форме ИНВ-25.
Ответственные лица за проведение инвентаризации.
Форма ИНВ-22 заполняется от лица директора предприятия (или его заместителя). Председателем инвентаризационной комиссии может быть главный бухгалтер (его зам), руководители структурных подразделений.
Указываются должности членов инвентаризационной комиссии, фамилия и инициалы.
Инвентаризация при составлении годовой отчетности: документальное оформление
Подготовка, проведение и оформление годовой инвентаризации регламентировано следующими нормативными документами:
· Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
· Законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Сроки ее проведения: в IV квартале текущего года — с 1 октября по 31 декабря, обязательств организации — по состоянию на 31 декабря года, за который готовится отчетность.
Помимо приказа по форме ИНВ-22 в ходе проведения инвентаризации оформляются следующие документы:
· инвентаризационная опись ОС форма N ИНВ-1);
· сличительная ведомость инвентаризации ОС форма N ИНВ-18).
Начиная с 2013 года унифицированные формы применять необязательно. Для учета результатов инвентаризации организация вправе разработать и утвердить собственные формы документации с указанием всех необходимых для этой операции реквизитов.
Для оформления инвентаризационных документов предусмотрен ряд правил:
· готовый акт проверки не должен содержать незаполненных граф. Если требуемая информация отсутствует – в поле для заполнения ставится прочерк;
· многостраничные описи и акты должны быть последовательно скреплены, а все страницы документа – пронумерованы;
· при заполнении актов используются общепринятые в бухгалтерском учете номенклатурные обозначения и единицы измерения;
· все исправления, допущенные при заполнении документа, должны быть оговорены в сносках, и заверены всеми членами комиссии по инвентаризации, а также подписью материально-ответственных лиц;
· документы по инвентаризационному учету визируются всеми участвующими в ревизии лицами.
Приказ на проведение инвентаризации по форме инв 22
Приказ об инвентаризации имущества составляют в виде отдельного документа без использования формы ИНВ-22, но включив в него те же необходимые исходные данные: место проведения; объект инвентаризации; причины данного мероприятия; состав комиссии; даты проведения и завершения.
Документ должен содержать:
· Реквизиты: указывается название (приказ, распоряжение или постановление), а также присваивается определенный номер и проставляется дата составления.
·Информацию о предстоящей процедуре: ее причины, элементы пересчета (ОС, НМА, МПЗ, денежные средства или ТМЦ), временной промежуток, который будет охвачен ревизией.
·Состав сотрудников (с указанием должности каждого), которые входят в состав комиссии.
Приказ визируется руководителем компании, его реквизиты заносятся в журнал, предназначенный для регистрации подобных документов (ИНВ-23).
Бланк приказа о проведении инвентаризации можно скачать здесь https://disk.yandex.ru/i/e5wJZquLXx-erA
Приказ на проведение инвентаризации основных средств
Приказ на проведение инвентаризации основных средств также формируется по форме Инв-22
Приказ на инвентаризацию в произвольной форме
Приказ на проведение инвентаризации может иметь произвольную форму. Но для удобства используют унифицированный бланк формы ИНВ-22, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Оформление результатов инвентаризации
Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью, а в случае обнаружения расхождений сличительной ведомостью.
Шаблоны можно скачать по ссылкам
Подведение итогов
По итогам проверки издается приказ об утверждении результатов инвентаризации и формируется ведомость учета результатов по форме ИНВ-26. В этот документ вносятся все итоговые цифры: излишки, недостача, пересортица и пр. Он подписывается всеми участниками инвентаризации.
Особенности проведения инвентаризации в отдельных случаях
