Кому нужна касса для ИП на УСН, а кому нет

4 июня 2024
91
5

СОДЕРЖАНИЕ:
1. Онлайн-касса: что это такое и как работает
2. Виды онлайн-касс для ИП
3. Какие обязанности по применению онлайн-касс актуальны для индивидуальных предпринимателей на УСН
4. Каким ИП на УСН нужна онлайн-касса
5. Когда онлайн-касса для ИП на УСН не нужна
6. Как выбрать электронный кассовый аппарат
7. Что еще нужно для перехода на онлайн-кассы
8. Как бухгалтеру учесть переход на онлайн-кассу
9. Что будет, если не установить онлайн-кассу или допустить нарушения

Организация кассового обслуживания - это всегда дополнительные расходы. В статье расскажем когда следует понести эти дополнительные расходы, чтобы потом не оказаться в худшей ситуации, а в каких случаях можно избежать необоснованных трат на кассу.

1. ОНЛАЙН-КАССА: ЧТО ЭТО ТАКОЕ И КАК РАБОТАЕТ
rounded-in-photoretrica (23).png

Онлайн-касса позволяет регистрировать и учитывать кассовые операции в режиме реального времени. Она состоит из двух основных компонентов: фискального накопителя и специального программного обеспечения. Перечислим основные моменты работы онлайн-касс:

формирование чека: когда покупатель выбирает товар и оплачивает его, кассир пробивает покупку на онлайн-кассе. В результате формируется электронный чек, который может быть распечатан на бумаге или отправлен покупателю в электронном виде;
передача данных: после формирования чека, онлайн-касса отправляет информацию о проведённой операции в Федеральную налоговую службу через оператора фискальных данных (ОФД);
фискальный накопитель: все данные о транзакциях сохраняются на фискальном накопителе. Он обеспечивает сохранность информации и защищён от несанкционированного доступа;
проверка данных: после получения данных от онлайн-касс, ОФД осуществляет их проверку на соответствие законодательству. В случае успешного прохождения проверки, ФНС отправляет подтверждение о проведении операции обратно на онлайн-кассу;
электронная отчётность: вся информация о проведённых операциях хранится в ОФД и доступна для просмотра и анализа в личном кабинете налогоплательщика.

Использование онлайн-касс помогает предпринимателям и организациям соблюдать требования законодательства, обеспечивать прозрачность своих финансовых операций и минимизировать риски, связанные с нарушениями в области кассовой дисциплины.

2. ВИДЫ ОНЛАЙН-КАСС ДЛЯ ИП
Для индивидуальных предпринимателей существует множество видов онлайн-касс, каждая из которых предназначена для определенных условий торговли и потребностей бизнеса. Рассмотрим основные типы:

Фискальный регистратор – это устройства, которые сочетают в себе функции принтера чеков и фискального накопителя. Он подключается к компьютеру или POS-терминалу и требуют установки специального программного обеспечения. Фискальные регистраторы различаются по скорости печати, наличию дополнительных функций (например, автоотрез или запас прочности печатающей головки) и объему памяти.
Автономные кассы – это универсальные устройства для малого бизнеса, которые могут работать как от сети, так и от аккумулятора. Они имеют ограниченный объем памяти и подходят для небольших магазинов с ограниченным ассортиментом товаров.
Смарт-терминалы – это уже многофункциональные устройства, которые напоминают планшеты. Они позволяют интегрировать различные программы учета товаров и могут быть оснащены дополнительными устройствами, такими как сканеры штрих-кодов и весы.
Облачные кассы – это сервис, который предоставляет доступ к онлайн-кассе через интернет. Физически оборудование находится в дата-центре, а обслуживание и поддержка осуществляются поставщиком услуги. Этот тип идеально подходит для предпринимателей, не имеющих стационарной торговой точки, например, для интернет-магазинов или служб доставки.

Выбор подходящего типа онлайн-кассы конечно же зависит от специфики бизнеса, объема продаж, ассортимента товаров и других факторов.

3. КАКИЕ ОБЯЗАННОСТИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ОНЛАЙН-КАСС АКТУАЛЬНЫ ДЛЯ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ НА УСН
Порядок использования контрольно-кассовой техники регулируется законом от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ. Согласно статьям 1.1 и 1.2 этого закона, все организации и индивидуальные предприниматели, которые принимают оплату за товары, работы или услуги наличными или безналичными платежами, обязаны использовать ККТ.
Индивидуальные предприниматели, которые применяют упрощённую систему налогообложения, также обязаны использовать контрольно-кассовую технику при проведении всех расчётов. И это касается не только расчётов за продажу товаров, выполнение работ и оказание услуг, но и других операций, например как:

получение предоплаты, аванса, а также их возврат покупателю или зачёт в счёт оплаты покупки;
выплата денег покупателю при возврате им товара;
предоставление и погашение займа для оплаты товаров, работ, услуг;
предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.

Безналичные платежи, которые требуют применения ККТ, включают в себя:

расчёты с помощью электронных средств платежа (банковские карты, онлайн-банкинг, электронные кошельки);
прочие безналичные расчёты (по квитанциям, платёжным поручениям, через кассу банка).

Но на основе пункта 9 статьи 2 закона № 54-ФЗ для ИП при безналичной оплате ККТ не нужна. Хотя, в целом УСН не даёт поблажек при работе с ККТ, однако, это не мешает предпринимателям использовать общие виды освобождения, которые закон о ККТ предоставляет всем продавцам независимо от выбора системы налогообложения.

При этом помните, что освобождение от использования ККТ не распространяется на наличные расчёты и платежи по картам.

4. КАКИМ ИП НА УСН НУЖНА ОНЛАЙН-КАССА
Онлайн-касса обязательна для всех индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощённую систему налогообложения, кроме случаев, когда предприниматель занимается деятельностью, освобождённой от использования контрольно-кассовой техники согласно 54-ФЗ.

5. КОГДА ОНЛАЙН-КАССА ДЛЯ ИП НА УСН НЕ НУЖНА
Онлайн-касса не требуется для ИП на УСН в следующих случаях:

если вы проводите все операции исключительно через банковские переводы и ваши клиенты не получают наличные деньги;
если вы продаёте товары, для которых не требуется применение контрольно-кассовой техники (ККТ), например, овощи и фрукты с развалов или безалкогольные напитки на розлив из цистерн;
если ваша деятельность связана с продажей товаров вне стационарной торговой точки (полный перечень видов деятельности указан в пункте 2 статьи 2 54-ФЗ).

Также онлайн-касса не требуется, если ваш населённый пункт находится в труднодоступной или отдалённой местности с ограниченным транспортным сообщением. В таких случаях можно использовать кассы с фискальным накопителем, которые работают без подключения к интернету – в автономном режиме. Важно помнить, что эти исключения действуют только при соблюдении всех условий, указанных в законодательстве.

6. КАК ВЫБРАТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ КАССОВЫЙ АППАРАТ
rounded-in-photoretrica (24).png

При выборе электронного кассового аппарата для вашего бизнеса на УСН важно учесть множество факторов. Вот основные аспекты, на которые следует обратить внимание:

Вид устройства: определите, какой тип аппарата вам нужен: стационарный или мобильный. Стационарные аппараты подходят для магазинов и ресторанов, а мобильные – для курьеров и выездной торговли.
Способ подключения к интернету: выбирайте устройства с несколькими каналами связи, чтобы обеспечить гибкость и надежность работы.
Совместимость с другим торговым оборудованием: убедитесь, что выбранный аппарат совместим со сканером штрих-кодов и другими устройствами, которые вы планируете использовать.
Разъемы и порты: проверьте наличие необходимых портов для подключения дополнительных устройств.
Мощность и производительность: выбирайте аппараты с достаточным объемом оперативной и встроенной памяти, современным процессором и операционной системой последней версии для быстрой обработки данных.
Скорость печати: высокая скорость печати поможет ускорить обслуживание клиентов и снизить очереди, тоже самое в случае наличия автоотрезчика.
Формат печати: убедитесь, что аппарат поддерживает нужный вам формат чековой ленты.
Интеграция с интернет-магазином: если вы планируете продавать товары через интернет, выберите модель, поддерживающую интеграцию с вашей CMS-системой.
Поддержка систем по контролю продукции: если вы реализуете товары, подлежащие обязательной маркировке, выберите аппарат, способный распознавать специальные метки.
Стоимость кассовой программы: оцените, насколько удобна и доступна для вас предлагаемая кассовая программа.
Личный кабинет и магазин приложений: наличие этих функций позволит вам контролировать работу кассы удаленно и устанавливать необходимые приложения.

Одним из лучших способов понять, подходит ли выбранная вами онлайн-касса для вашего бизнеса - взять её в аренду.

7. ЧТО ЕЩЕ НУЖНО ДЛЯ ПЕРЕХОДА НА ОНЛАЙН-КАССЫ
Если вы индивидуальный предприниматель на УСН и хотите перейти на онлайн-кассы, вам необходимо выполнить следующие действия:

выберите и приобретите контрольно-кассовую технику, которая соответствует вашему виду деятельности и потребностям бизнеса;
купите фискальный накопитель, который подходит для вашей системы налогообложения и соответствует требованиям вашего бизнеса;
получите квалифицированную электронную подпись для заключения договора с оператором фискальных данных и регистрации онлайн-кассы в налоговой инспекции;
заключите договор с ОФД, который будет передавать данные о ваших продажах в налоговую инспекцию;
подключите онлайн-кассу к интернету, чтобы она могла передавать данные в ОФД;
зарегистрируйте онлайн-кассу в Федеральной налоговой службе, предоставив необходимые документы и информацию;
настройте и синхронизируйте онлайн-кассу с ОФД, чтобы обеспечить передачу данных о продажах в налоговую инспекцию.

После выполнения всех этих шагов ваша онлайн-касса будет готова к использованию. Важно регулярно проверять актуальность информации и соблюдать требования законодательства, чтобы избежать возможных штрафов и проблем с налоговой инспекцией.

8. КАК БУХГАЛТЕРУ УЧЕСТЬ ПЕРЕХОД НА ОНЛАЙН-КАССУ
При переходе на онлайн-кассу важно учесть несколько аспектов в бухгалтерском учёте.

Во-первых, необходимо отразить затраты на приобретение самой кассы и фискального накопителя. Эти расходы можно учесть как основные средства или материальные запасы, в зависимости от стоимости и срока использования оборудования.
Во-вторых, следует учесть расходы на подключение к оператору фискальных данных и регистрацию кассы в налоговой инспекции. Эти затраты также могут быть отнесены к основным средствам или материальным запасам.
В-третьих, изменения в учётной политике организации, связанные с переходом на онлайн-кассу, также требуют отражения в бухгалтерском учёте. Возможно, потребуется корректировка учётных регистров и форм бухгалтерской отчётности.

Учтите, что при использовании УСН, расходы на приобретение кассы и подключение к ОФД могут быть включены в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу.

9. ЧТО БУДЕТ, ЕСЛИ НЕ УСТАНОВИТЬ ОНЛАЙН-КАССУ ИЛИ ДОПУСТИТЬ НАРУШЕНИЯ
Если индивидуальный предприниматель на упрощенной системе налогообложения не установит онлайн-кассу или будет нарушать правила её использования, это может привести к серьёзным последствиям:

Штрафы. За то, что вы не пробиваете чеки или игнорируете запросы налоговой службы (ФНС), вам могут наложить штрафы до 10 тысяч рублей за каждую продажу без чека.
Приостановление деятельности. Если вы будете нарушать правила повторно или у вас накопится значительная сумма неуплаченных налогов, налоговая инспекция может приостановить вашу деятельность на срок до 90 дней.
Проблемы с налоговой отчётностью. Если вы не соблюдаете правила использования ККТ, это может привести к ошибкам в налоговой отчётности. Вам придётся потратить дополнительное время, усилия и деньги на их исправление.
Судебные разбирательства. В случае серьёзных нарушений или отказа от уплаты штрафов, налоговая инспекция может обратиться в суд для принудительного взыскания задолженности.

Чтобы избежать этих проблем, важно строго следовать законодательству относительно использования онлайн-касс и оперативно реагировать на запросы ФНС.

Таким образом, решение о необходимости использования кассового аппарата для ИП на УСН зависит от различных факторов, таких как вид деятельности, объём продаж и местоположение. Важно помнить, что законодательство в этой сфере постоянно меняется, поэтому перед принятием решения рекомендуем обратиться к профессиональному бухгалтеру, который сможет дать более точные рекомендации с учётом специфики деятельности организации и её учётной политики. Таким бухгалтером вы можете стать самостоятельно, пройдя наши курсы, или выбрать специалиста среди лучших выпусков.