1. БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА: КОГДА ЕЕ НУЖНО СОСТАВЛЯТЬ
Бухгалтерская справка-расчет является разновидностью бухгалтерской справки и отличается от нее только тем, что содержит расчет какого-либо показателя, который должен быть отражен в учете. Бухгалтерская справка - первичный документ, который бухгалтер составляет, если операцию нельзя оформить другим документом. Например, при исправлении ошибки в проводках, начислении дивидендов (ст. 313 НК РФ). Реализацию услуг населению учреждение вправе отражать по бухгалтерской справке (ф. 0504833). По стандарту учета при использовании ККТ первичный документ составляют не реже 1 раза в день.
Одной из главных причин составления бухгалтерской справки является необходимость предоставить достоверную информацию о финансовом состоянии предприятия или организации. Для составления бухгалтерской справки необходимо иметь полную и точную информацию о финансовых операциях предприятия за определенный период времени. Ключевые данные для составления справки включают в себя отчеты о прибылях и убытках, балансы и отчеты о движении денежных средств. Важно помнить, что бухгалтерская справка должна быть составлена профессиональным бухгалтером или специалистом в области бухгалтерии.
2. КАК ОФОРМИТЬ БУХГАЛТЕРСКУЮ СПРАВКУ: ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
Для многих организаций бухгалтерская справка является неотъемлемой частью финансовой отчетности. Она может потребоваться в различных случаях, например, при проведении аудита, получении кредита или заключении договоров с партнерами. Перед тем как приступить к составлению бухгалтерской справки, необходимо ознакомиться с общими требованиями, предъявляемыми к данному документу.
- Во-первых, бухгалтерская справка должна быть составлена профессиональным бухгалтером или аудитором. Это гарантирует точность и достоверность информации, содержащейся в справке.
- Во-вторых, в справке должны быть указаны все необходимые финансовые данные организации. К таким данным относятся баланс организации на определенную дату, отчет о прибылях и убытках за определенный период, а также другие финансовые показатели, которые могут быть полезны для получателя справки.
- В-третьих, формат и структура бухгалтерской справки должны соответствовать установленным нормам и требованиям. Кроме того, важно указать контактные данные организации и бухгалтера или аудитора, чтобы получатели справки могли связаться в случае необходимости.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Составление бухгалтерской справки – ответственный процесс, требующий точности и аккуратности. При ее составлении необходимо следовать общим требованиям к данному документу, чтобы обеспечить его правильность и достоверность информации.
3. ПРИМЕР БУХГАЛТЕРСКОЙ СПРАВКИ С КОММЕНТАРИЯМИ
В бухгалтерской справке обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:
- наименование документа (бухгалтерская справка или бухгалтерская справка-расчет);
- наименование организации;
- дата составления;
- содержание операции;
- измерители операции;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение и правильность оформления операции;
- личные подписи указанных выше лиц.
Под каждой таблицей можно добавить комментарии или пояснения к числам или показателям, чтобы пользователь мог лучше понять их значение. Например, «Доходы за указанный период выросли на 10% по сравнению с предыдущим годом благодаря увеличению объема продаж». В конце справки следует привести краткое заключение, подводящее итоги финансового состояния организации. Например, «ООО «Пример» имеет положительную финансовую динамику и стабильную прибыльность».
Бухгалтерская справка печатается в 1С Бухгалтерия из документа Операции введенные вручную. Для этого необходимо:
- Зайти в раздел операции - подраздел Операции введенные вручную.
- Нажать кнопку Добавить, в открывшийся документ ввести необходимые данные (счета дебета, кредита, субконто, суммы, содержание проводки).
- Провести операцию, затем распечатать Бухгалтерскую справку.
Такой пример бухгалтерской справки поможет создать структурированный и информативный документ для представления финансовой информации организации.
4. СКОЛЬКО И КАК ХРАНИТЬ БУХГАЛТЕРСКИЕ СПРАВКИ
Сохранение и хранение бухгалтерских справок играют важную роль в деятельности любой организации. Эти документы необходимы для подтверждения финансовой стабильности и юридической чистоты компании. Первое, что следует учитывать при хранении бухгалтерских справок, это требования законодательства. Для обеспечения сохранности бухгалтерских справок необходимо выбирать специальное место для их хранения.
Документы, которые лучше хранить в бумажном виде:
- договоры
- товарные накладные
- акты выполненных работ
- счета-фактуры
- универсальные передаточные документы
- транспортные накладные
- доверенности на получение грузов, на право подписи
- акты сверок с контрагентами
- налоговые декларации
- банковские выписки
- книга учёта доходов и расходов — для тех, кто использует упрощённую систему налогообложения или работает по патенту
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.
Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. ИП хранят декларации 4 года, не считая года их составления. Годовые и квартальные документы по расчетам по страховым взносам — введена норма хранения 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство. Применяющие УСНО должны хранить КУДиР 5 лет.
На практике определить бухгалтерские документы, которые могут храниться четыре, пять или шесть лет, не всегда возможно. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем). В соответствии со ст. 283 НК РФ организация обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль на сумму убытков. Обязанность хранить названные документы за рамками пятилетнего срока у организации возникает, только если после этого срока она продолжает учитывать убыток для целей налогообложения прибыли.
Следование этим рекомендациям поможет предпринимателям сохранить необходимые документы в полном порядке и обеспечить возможность быстрого доступа к ним при необходимости.
