Ответ на досудебную претензию: образец

2 ноября 2023
11615
48

1. ДЛЯ ЧЕГО НУЖЕН ОТВЕТ НА ПРЕТЕНЗИЮ

Если в вашу компанию поступила досудебная претензия, рекомендуем всегда на нее отвечать, и вот зачем это нужно:

Ответ на претензию подтверждает получение и рассмотрение претензии. Это важно для установления факта направления претензии и ее получения другой стороной.
Ответ позволяет выразить свою позицию по вопросу и указать на возможные компромиссы или альтернативные решения.
Ответ подтверждает готовность к переговорам и может служить началом диалога между сторонами.
Ответ поможет избежать судебных разбирательств и связанных с ними издержек.
Ответ может содержать дополнительные документы или информацию, которая может быть полезной для другой стороны.

Правила составления ответа:

Ответ должен быть четким и лаконичным, но при этом содержать все необходимые детали и аргументы.
Не следует использовать агрессивный или угрожающий тон, чтобы не усугубить конфликт.
Важно сохранять уважительное отношение к другой стороне и избегать обвинений и оскорблений.

2. КАКИЕ СРОКИ УСТАНОВЛЕНЫ ДЛЯ ОТВЕТА НА ПИСЬМО-ПРЕТЕНЗИЮ

Законодательство Российской Федерации не устанавливает конкретных сроков для ответа на письмо-претензию. Однако, согласно статье 452 Гражданского кодекса РФ, ответ на претензию должен быть дан в течение тридцати дней с момента ее получения, если иной срок не предусмотрен договором между сторонами.

3. КТО СОСТАВЛЯЕТ ОТВЕТ НА ПРЕТЕНЗИЮ

Ответ на претензию может составлять любой представитель организации, который имеет полномочия на решение вопросов, указанных в претензии. Обычно это юрист или руководитель организации.

4. КАК НАПИСАТЬ ОТВЕТ НА ПРЕТЕНЗИЮ: ИНСТРУКЦИЯ

Ответ на претензию нужно:

изложить в свободной форме;
оформить в письменном виде;
адресовать отправителю претензии;
подписать у лица, которое имеет право подписывать документы;
отправить по адресу, который указан в претензии как адрес для ответа.

Часть первая:
Ответ на претензию составляется следующим образом:
1. Указывается отправитель, а именно:

полное название;
фактический адрес;
ИНН, КПП;
контакты отправителя и получателя.

2. Также укажите Ф.И.О. лица, составляющего письма.
3. Проставьте номер документа в соответствии с внутренним документооборотом предприятия.
4. Укажите дата составления ответа.

При составлении ответа на претензию следует руководствоваться положениями контракта, законодательными нормами и правилами.

Часть вторая:

При написании ответа руководствуйтесь следующими правилами:

Внимательно прочитайте претензию и поймите, какие требования предъявляются к вашей организации.
Подготовьте все необходимые документы и доказательства, которые могут подтвердить вашу позицию.
Составьте ответ на претензию, указав в нем всю необходимую информацию: название организации, дату получения претензии, суть претензии и вашу позицию по каждому пункту.
Если вы согласны с претензией, предложите способы решения проблемы и сроки выполнения требований.
Если вы не согласны с претензией, объясните свою позицию и приведите доказательства своей правоты.
Не используйте агрессивный или обвинительный тон в ответе на претензию. Старайтесь сохранять уважительный и деловой тон.
Отправьте ответ на претензию заказным письмом с уведомлением о вручении.
Ожидайте ответа от другой стороны или решения вопроса в судебном порядке, если это необходимо.

5. КАК ОТВЕТИТЬ НА ПРЕТЕНЗИЮ, ЕСЛИ ПОЛУЧАТЕЛЬ С НЕЙ СОГЛАСЕН

Ответ на претензию, если получатель с ней согласен:

нужно обозначить само согласие и указать порядок и сроки удовлетворения требований контрагента;
если просите отсрочку исполнения обязательств, то укажите, на какой срок;
если контрагент хочет взыскать санкции за просрочку, то стоит попросить не взыскивать санкции, либо снизить их размер;
если просите рассрочку исполнения обязательств, к ответу приложите план выполнения своих обязательств.

5.1. Образец: ответ на претензию

ООО «Пример»
Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 1
ИНН: 1234567890
КПП: 123456789

Уважаемый [Имя получателя],

Мы получили вашу претензию от [Дата получения претензии]. Благодарим вас за своевременное информирование о [Суть претензии].
Наша компания полностью согласна с вашими требованиями, и мы приносим свои извинения за причиненные неудобства. Мы уже приняли необходимые меры для устранения указанных вами недостатков и гарантируем, что подобная ситуация не повторится в будущем. Наши специалисты уже начали работу над устранением указанных проблем, и мы планируем завершить её в течение [Сроки выполнения требований]. По окончании работ мы обязательно проинформируем вас об их результатах. В случае возникновения вопросов или необходимости предоставления дополнительной информации, пожалуйста, обращайтесь к нам без колебаний.

С уважением, [Ваше имя и должность]

6. КАК ОТВЕЧАТЬ НА ПРЕТЕНЗИЮ, ЕСЛИ ПОЛУЧАТЕЛЬ С НЕЙ НЕ СОГЛАСЕН

Если получатель с не согласен с претензией, то остается только обозначить свое несогласие и привести контрдоводы:

привести возражения;
можно приводить возражения любого вида;
простое отрицание;
опровержение фактов и доводов, на которые ссылается контрагент;
ссылка на факты и доводы, на которые контрагент не ссылается.

6.1. Ответ на претензию: образец

ООО «Пример»
Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 1
ИНН: 1234567890
КПП: 123456789

Уважаемый [Имя, Фамилия],

Спасибо за обращение к нам и предоставление вашей точки зрения. Мы ценим ваше мнение, и хотим заверить вас, что серьезно относимся к нашим обязательствам перед клиентами.
Однако, мы вынуждены не согласиться с некоторыми вашими утверждениями. Во-первых, [конкретные пункты, с которыми вы не согласны].
Мы понимаем, что наше сотрудничество важно для нас, но мы также должны защищать интересы всех наших клиентов. Мы приносим извинения за любые неудобства, которые могли возникнуть в результате данной ситуации.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы или комментарии, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам. Мы всегда рады помочь вам.

С уважением, [Ваше имя, должность]

7. КАК СОСТАВИТЬ ОТВЕТ НА ПРЕТЕНЗИЮ, ЧТОБЫ НЕ ПЛАТИТЬ НЕУСТОЙКУ

Чтобы избежать выплаты неустойки, вы можете попробовать договориться с другой стороной. Предложите компенсацию меньше той, которую требует другая сторона, или предложите другие способы компенсации, например, услуги или товары или скидку на последующие товары или услуги. Если другая сторона не согласна на ваше предложение, вы можете обратиться в суд. Но помните, что если вы проиграете дело, то вам придется заплатить не только неустойку, но и судебные издержки.

8. КАК ИЗБЕЖАТЬ ТИПИЧНЫХ ОШИБОК ПРИ НАПИСАНИИ ОТВЕТА НА ПРЕТЕНЗИЮ

Не отвечайте на претензию сразу же. Возьмите паузу, чтобы обдумать свой ответ и собрать все необходимые документы.
Не отвечайте на претензию в грубой и оскорбительной форме. Это может только усугубить ситуацию.
Не игнорируйте претензию. Если вы не ответите на нее, это может быть расценено как признание вашей вины.
Не пытайтесь обмануть другую сторону. Если вы знаете, что не правы, признайте свою ошибку и предложите компенсацию.
Не используйте юридическую терминологию, если вы не уверены, что правильно ее используете. Это может создать путаницу и привести к неправильному пониманию ваших слов.

При получении претензии, главное не паниковать, ведь вы профессионал, тем более прочитали нашу статью и уже знаете, что делать. Если остались еще вопросы – наш сайт к вашим услугам круглосуточно!