Оборотно-сальдовая ведомость: что это и как заполнить

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — бухгалтерский документ, с помощью которого отслеживают остатки счетов и оборот компании за выбранный период.

В ОСВ отражена вся информация о движении денег бизнеса. Например, о получении предоплаты от покупателей, расчётах с поставщиками, начислении зарплаты. Затем на основании данных ОСВ формируют бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах — формы обязательной бухгалтерской отчётности.

Что такое оборотно-сальдовая ведомость

Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой таблицу с данными. В ней показывают остатки по счетам на начало и на конец периода, а также оборот компании по дебету и кредиту.

ОСВ можно формировать как по всем, так и по отдельно взятым счетам бухучёта. Как правило, в оборотно-сальдовую ведомость включают счета основных статей бухгалтерского учёта:

активов;

обязательств;

капитала;

выручки;

расходов;

прибылей и убытков.

Период, на который формируют ОСВ, компании выбирают самостоятельно. Обычно это месяц, квартал или год.

Оборотно-сальдовую ведомость составляют для выявления ошибок в бухгалтерском учёте. Главные цели формирования ОСВ:

- убедиться, что записи в системе бухгалтерского учёта компании математически верны, — в итоговых графах ОСВ дебет всегда должен быть равен кредиту;

- убедиться, что остатки отражены верно — кредитовые остатки должны быть отражены на пассивных счетах, дебетовые на активных.

После этого данные ОСВ используют для заполнения и проверки бухгалтерского баланса и отчёта о финансовых результатах.

Из чего состоит оборотно-сальдовая ведомость

Оборотно-сальдовая ведомость составляется за выбранный период времени: месяц, квартал, год и т.д.

Классическая оборотно-сальдовая ведомость содержит следующие показатели:

- по вертикали перечислены все счета бухгалтерского учета, по которым было какое-то движение в течение выбранного периода;

- по горизонтали располагаются следующие графы: сальдо на начало периода (Дебет, Кредит), обороты за период (Дебет, Кредит), сальдо на конец периода (Дебет, Кредит).

Визуально это выглядит так:

Оборотно-сальдовая ведомость за _________ (период)

Для чего нужна оборотно-сальдовая ведомость в бухгалтерском учете

Оборотно-сальдовая ведомость показывает сальдо и обороты по всем счетам бухучета за выбранный период. Это удобно для проверки правильности отражения остатков, для анализа деятельности в целом, для выявления ошибок в бухучете. Например, из ОСВ можно увидеть, что на активном счете появился кредитовый остаток, а на пассивном счете – дебетовый. Кроме того, ОСВ – наглядный пример золотого правила бухучета: дебет всегда равен кредиту.

ОСВ применяется для заполнения и проверки бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах. Сальдо по бухгалтерским счетам переносят в соответствующие строки баланса или отчета о финансовых результатах.

Если в оборотно-сальдовой ведомости нет данных для заполнения какой-либо строки баланса, например строки «Нематериальные активы», то в этой строке баланса ставится прочерк (Письмо Минфина от 09.01.2013 № 07-02-18/01).

Но важно учитывать еще такой момент. Бухгалтерскую отчетность можно формировать только исходя из данных оборотно-сальдовой ведомости с развернутым сальдо. Развернутое сальдо – это когда дебетовые и кредитовые сальдо по активно-пассивным счетам бухучета показаны отдельно (и по дебету, и по кредиту). Например, у организации есть:

и дебетовый остаток по счету 62;

и кредитовый остаток по счету 62.

Если в ОСВ будет показано результирующее сальдо по счету 62 (только дебетовое или только кредитовое), то баланс будет заполнен неверно. Ведь дебетовый остаток по счету 62 подлежит отражению в разделе «Активы», а кредитовый – в разделе «Пассивы».

Кроме того, подчеркнем, что с помощью оборотно-сальдовой ведомости можно заполнять лишь упрощенные баланс и отчет о финансовых результатах. Ведь в обычной бухгалтерской отчетности есть детализация, которая не содержится в ОСВ, например, разделение активов и обязательств на краткосрочные и долгосрочные.

Активные и пассивные бухгалтерские счета

Все счета бухгалтерского учета можно поделить на:

- активные;

- пассивные;

- активно-пассивные.

На активных счетах учитываются активы организации. Увеличение активов отражается по дебету, уменьшение – по кредиту. Это, к примеру, счета 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы», 10 «Материалы».

Пассивные счета нужны для отражения источников образования средств. Увеличение учитываемых на них объектов отражается по кредиту, уменьшение — по дебету. Классический пример пассивных счетов это 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 80 «Уставный капитал», 82 «Резервный капитал».

На активно-пассивных счетах отражают как активы, так и пассивы. Например, счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». На них может быть отражена как дебиторская задолженность (актив организации), так и кредиторская задолженность (пассив организации).

Виды оборотно-сальдовых ведомостей

Форма оборотно-сальдовой ведомости нормативно не утверждена. Следовательно, организация может использовать любую удобную форму. Можно закрепить форму ОСВ в качестве приложения к учетной политике (ч. 5 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Поскольку оборотно-сальдовая ведомость является регистром бухучета, то она должна содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 4 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

·       наименование регистра – оборотно-сальдовая ведомость;

·       наименование организации, составившей ОСВ;

·       период, за который составлена ОСВ;

·       систематическую группировку объектов бухгалтерского учета;

·       величину денежного измерения объектов бухгалтерского учета;

·       наименования должностей лиц, ответственных за ведение ОСВ;

·       подписи лиц, ответственных за ведение ОСВ, с указанием их фамилий и инициалов.

Организация может модифицировать эту форму, например составить ОСВ не только по синтетическим счетам бухучета, но и по аналитическим (например, раскрыв информацию по видам запасов по счету 10 или по контрагентам по счетам 60, 62, 76 и т.д.).

Как составить оборотно-сальдовую ведомость: основные правила

Вы можете более подробно изучить этот вопрос, посмотрев наше видео по ссылке
https://youtu.be/0Ibkqpr4POg

Формирование оборотно-сальдовой ведомости

Если бухучет ведется в бухгалтерской программе, то все просто. Как правило, в разделе «Отчеты» можно выбрать опцию «Оборотно-сальдовая ведомость», затем выбрать период, и ведомость будет сформирована автоматически. Кроме того, в программе можно наладить нужную степень детализации ОСВ.

Если ведомость формируется вручную, поскольку бухучет ведется в упрощенном виде, то необходимо:

·       взять сальдо по всем счетам на начало периода из ведомости за предыдущий период;

·       собрать дебетовые и кредитовые обороты по всем счетам и внести их в ОСВ;

·       вывести расчетным путем сальдо по всем счетам на конец периода.

Затем можно сверить по каждому бухгалтерскому счету сальдо на конец периода с данными бухучета. Они должны быть равны.

При правильном составлении ведомости должны совпадать:

·       итоговые сальдо по дебету и кредиту на начало периода;

·       обороты по дебету и кредиту;

·       итоговые сальдо по дебету и кредиту на конец периода.

При формировании оборотно-сальдовой ведомости нужно указать:

·       наименование организации;

·       название документа: оборотно-сальдовая ведомость;

·       период, за который она составлена;

·       в таблице — данные, которые были рассчитаны.

Заверяет оборотно-сальдовую ведомость тот сотрудник, который ее составлял.

ОСВ можно составить на бумаге или в виде электронного документа, заверив его электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Как и по первичным документам, запрещается вносить в ОСВ исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение оборотно-сальдовой ведомости (ч. 8 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Хранить оборотно-сальдовые ведомости необходимо в течение 5 лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Бланк оборотно сальдовой-ведомости: образец

Приведем образец оборотно-сальдовой ведомости (цифры условные).

ООО «Ромашка»

Оборотно-сальдовая ведомость за 2020 г., руб.

Бухгалтер: _________ Иванова И.И.

Пример ОСВ по счету

Пример: оборотно-сальдовая ведомость по счету: 

ОСВ по счету 60

На счете 60 учитывают расчеты с поставщиками. Счет активно-пассивный, поэтому остатки по нему могут быть как кредитовые, так и дебетовые.

Кредитовый остаток по счету 60 означает, что организация должна поставщику оплатить поставку.

Дебетовый остаток по счету 60 означает, что вы перечислили поставщику аванс, а он не отгрузил товары или материалы в счет аванса (дебиторская задолженность поставщика). Авансы учитывают на отдельном субсчете.

Проверка оборотно-сальдовых ведомостей

Нередко возникают ситуации, когда при проведении камеральной проверки на предприятии представители налоговой инспекции запрашивают у бухгалтера или руководителя предприятия оборотно-сальдовые ведомости за определенный промежуток времени.

Налоговая служба вправе запросить у предприятия оборотно-сальдовые ведомости за отчетный период в том случае, если компания самостоятельно обратилась в ИФНС с заявлением о проведении налогового мониторинга. В такой ситуации действия налогового инспектора являются законными, что прописано в НК.

При ведении бухгалтерского учета на предприятии необходимо помнить о том, что оборотно-сальдовая ведомость — один из важных отчетных документов, в котором отражаются состояние счетов и движения финансовых средств предприятия. На основании ведомости формируется бухгалтерский баланс, финансовые и налоговые отчеты.

Ввиду того, что ОСВ используется не всеми предприятиями, то при введении ведомости в документооборот необходимо утвердить данное решение в учетной политике компании.

Может ли инспекция запросить оборотно-сальдовые ведомости

Иногда при камеральных проверках (особенно при проверке декларации по НДС) налоговики запрашивают в числе прочих документов оборотно-сальдовые ведомости за проверяемый период. Насколько это законно? Налоговый кодекс прямо эту ситуацию не регулирует.