1. КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ЯВЛЯЮТСЯ КАССОВЫМИ
К кассовым документам относятся бумаги, которые помогают оформить операции по кассе, отчеты о движении денег, журналы установленного образца для регистрации указанных документов, а также книги учета.
Законодательно утверждены следующие виды кассовых документов:
- приходный кассовый ордер КО-1 (ПКО);
- расходный кассовый ордер КО-2 (РКО);
- зарплатная ведомость (Т-53/Т-49);
- журнал регистрации кассовых бумаг (приходных и расходных) КО-3;
- кассовая книга КО-4;
- книга учета денежных средств, выданных и принятых кассиром КО-5.
Банк России выпустил Указания № 3210-У 11 марта 2014 года с требованиями к оформлению кассовых операций. В документе расписан порядок ведения кассовых операций по общей схеме и в упрощенном виде для индивидуальных предпринимателей и представителей малого бизнеса. Если фирма не работает с наличкой, то и кассовых документов оформлять не нужно.
1.1. ДОКУМЕНТЫ ПРИ ОБЩЕМ ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
Общий порядок ведения кассовой отчетности подразумевает оформление следующих документов:
- Первичный документ при работе с наличными деньгами, подтверждающий пополнение кассы фирмы - приходный кассовый ордер. Его можно формировать на каждую внесенную наличность, либо на всю сумму в целом за день. При небольшом количестве кассовых операций удобен первый вариант. Если денежные средства в кассу добавляются достаточно часто (розничная точка торговли), то лучше сформировать один ПКО после закрытия смены. Приходно-кассовый ордер оформляется по стандартной форме КО-1;
- Первичный документ при работе с наличными деньгами, подтверждающий выдачу денег из кассы фирмы - расходный кассовый ордер. РКО оформляется по форме КО-2;
- Кассовая книга или, говоря бухгалтерским языком - регистр с информацией о движении налички, который формируют на основе РКО и ПКО. Заполняется по форме КО-4;
- Журнал для регистрации ПКО И РКО, заполняемый на бланке КО-3, представляет собой регистр сводного учета приходных и расходных операций по кассе. В настоящее время этот журнал ведется добровольно, обязательства по его заполнению отменены;
- Книга учета принятых/выданных кассиром наличных денег по форме КО-5. Эта книга нужна, когда к деньгам имеют доступ несколько человек. Например, когда в фирме имеется несколько подразделений, в каждом из которых ведутся операции с наличностью. Обязанность по ведению книги лежит на старшем кассире;
- При выдаче заработной платы наличными средствами, оформляется расчетно-платежная ведомость (форма Т-49) либо платежная ведомость (форма Т-53). Расчетно-платежная ведомость объединяет заработную плату всех сотрудников. Платежная ведомость должна быть индивидуальной для каждого сотрудника. Какой вариант ведомости использовать в работе фирма определяет сама.
1.2. ДОКУМЕНТЫ ПРИ УПРОЩЕННОМ ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
Упрощенный порядок ведения кассовых операций позволяет ИП и малому бизнесу отказаться от ведения кассовой книги и не заниматься оформлением ПКО и РКО. Но создавать платежные либо расчетно-платежные ведомости они обязаны (если расчеты ведутся наличными средствами).
Например, индивидуальный предприниматель Кук А.А. организовал небольшую пекарню. Он установил онлайн-кассу, и в его магазинчике можно расплатиться как наличкой, так и банковской картой. Заработную плату сотрудникам Кук А.А. переводит на карту банка. При таком раскладе у ИП не будет кассовых документов, которые необходимо хранить несколько лет. Однако, если бы Кук А.А. открыл не ИП, а ООО, вел бы кассовую дисциплину по общим требованиям, то несмотря на онлайн-кассу, ему бы все равно пришлось формировать и организовывать хранение ПКО, РКО, кассовой книги и других кассовых документов.
2. СКОЛЬКО ЛЕТ ХРАНИТЬ КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Сроки хранения кассовых документов установлены сразу несколькими документами:
- Закон о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. статья 29 (так как кассовые документы являются первичными документами учета);
- Приказ Росархива № 236 от 20 декабря 2019 г. - утверждает список типовых документов и сроки их хранения.
Федеральный закон № 402 устанавливает срок хранения бухгалтерской документации не менее 5 лет. Приказ № 236 говорит, что кассовую книгу и кассовые документы необходимо хранить 5 лет, а в случае возникновения недопонимания срок хранения документов продляется до момента принятия решения по делу. Ведомости по оплате труда подлежат хранению в течение 6 лет. Однако, если лицевые счета отсутствуют, то ведомости, сформированные до 01 января 2003 г. подлежат хранению 75 лет, а созданные после этой даты – 50 лет. Под лицевым счетом имеется ввиду документ по форме Т-54 либо по индивидуально разработанной форме, в котором прописаны все обязательные реквизиты.
Лицевой счет должен отражать следующую информацию:
- данные о приеме на работу и об увольнении;
- занимаемой должности;
- условиях труда;
- окладной части или тарифной ставке;
- премиях;
- отпусках;
- отработанных часах;
- насчитанной и выданной заработной плате и удержаниях из нее.
Лицевые счета требуется хранить от 50 до 75 лет в зависимости от других условий. Если ЛС не ведется, то 50 или 75 лет придется хранить другой документ – платежную ведомость.
Обращаем внимание, документы, которые сформировались на кассовой машинке, также подлежат хранению. Так, фискальные документы (чеки и отчеты ККТ) должны храниться в электронном виде на памяти аппаратуры 5 лет.
3. СКОЛЬКО ХРАНЯТСЯ КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА ВЫПЛАТУ ЗАРПЛАТЫ
Сроки хранения расчетно-платежных и платежных ведомостей установлены Росархивом (пункт 295 Перечня). Они должны храниться в течение 6 лет. При отсутствии лицевых счетов – 75 лет (если документ окончен делопроизводством до 01 января 2003 г.) и 50 лет (если документ сформирован после 1 января 2003 г.). Сроки хранения отсчитываются, начиная с 1 января того года, который наступает после года, указанного при оформлении кассового документа. Если же имеются неоконченные судебные дебаты с фигурированием этих документов, то сроки их хранения продляются до окончательного вынесения судебного решения.
Прочитайте статью до конца и получите бонус: полезные материалы для бухгалтера
4. КАК ХРАНИТЬ ДОКУМЕНТЫ ПО КАССОВЫМ ОПЕРАЦИЯМ
Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. и сопутствующие ему подзаконные акты определяют порядок хранения кассовых документов. Проще всего дело обстоит с документами, срок хранения которых не превышает 10 лет - для них нет строгих правил хранения. Как организовать хранение таких документов решает исключительно руководитель организации. Единственное условие – создать условия безопасности, чтобы уберечь бумаги от огня или несанкционированного доступа. Важно организовать систему хранения таким образом, чтобы при необходимости можно было быстро найти нужный документ. Обычно кассовые ордера, книги и платежные ведомости ждут своего срока утилизации в шкафах, сейфах, складских помещениях фирмы.
Если фирма не заводит на своих работников лицевые счета, то ведомости через установленные 10 лет хранения необходимо отправить в архив. Организовать это можно не ранее, чем через год по завершению срока хранения, но и не позже, чем через 3 года. Допустимо создать архив своими силами либо заключить договор с государственным/муниципальным архивом, либо другой организацией, уполномоченной Правительством.
Если фирма по каким-то причинам прекращает свою деятельность, то документы с не истекшим сроком хранения необходимо сдать в сторонний архив (пункт 10 статьи 23 ФЗ-№125). В законе оговорены только компании, находящиеся в процессе банкротства или ликвидации. Но этих требований рекомендовано придерживаться и ИП, так как передать документы в архив намного проще, чем организовать их безопасное хранение на длительный период.
5. ЭЛЕКТРОННЫЕ КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Если работа фирмы завязана на обороте наличных денежных средств, то в течение пары лет у нее накопится огромный объем кассовых документов в бумажном виде. Не проще ли создавать эти документы в электронном формате? Пункт 4.7 Указаний Банка России № 3210-У прямо говорит об этом, заверяются такие документы с помощью электронной подписи. В памяти компьютера электронные версии кассовых документов не займут много места, и обеспечить их сохранность гораздо легче. Найти при необходимости на компьютере нужный документ и вовсе не составит труда.
Важно! Уже созданный бумажный документ нельзя перевести в электронную версию, придется хранить его в таком виде весь положенный срок. Отсканированная копия кассового документа не имеет никакой юридической силы. Также будет неправильно вести кассовую книгу на компьютере, не имея ее в бумажном варианте. Книга должна быть распечатана и заверена подписями ответственных лиц.
Если вы хотите организовать электронное хранение документов, то нужно изначально создавать архив в электронном виде и заверять электронной подписью. Сроки хранения для электронных документов точно такие же, как и для бумажных отчетностей. Основные требования к организации хранения тоже остаются прежними: защитить и обеспечить сохранность.
Для электронного документооборота существуют особые нормы, прописанные в приказе Минкультуры № 526 от 31 марта 2015г. Самые значимые из этих правил:
- электронный документ должен храниться как минимум на двух разных физических носителях;
- проверять электронные документы необходимо хотя бы раз в 5 лет;
- для хранения документов лучше всего подходит формат PDF/A;
- документ из архива выдается с электронной подписью;
- по завершению установленного периода хранения электронные документы просто удаляются с носителя, либо уничтожается сам носитель.
6. ЕСТЬ ЛИ ШТРАФЫ ЗА НЕСОБЛЮДЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
Как организовано хранение документов в вашей фирме вызывает заинтересованность только в особых случаях, когда уполномоченные органы могут затребовать какой-либо документ из архива. К примеру, налоговая служба уполномочена организовывать проверку за три прошедших года (даже если фирма уже прекратила свое существование). Поднять архив придется и по требованию работника, который оформляет пенсию, ему могут потребоваться платежные ведомости для подтверждения своих доходов и стажа работы. Если какого-либо запрошенного документа в архиве нет, значит, был нарушен закон, фирму обяжут выплатить штраф.
Штрафы, которые могут присудить за несоблюдение сроков хранения кассовых документов:
- По статье 120 НК РФ за грубое несоблюдение правил учета минимальный штраф составит 10 тысяч рублей. А если это стало причиной занижения налоговой базы, то придется выплатить 20% от утаенной суммы, но не менее 40 тысяч рублей;
- По статье 126 НК РФ за непредставление документа по запросу государственных органов назначается сумма 200 рублей за каждый утерянный документ;
- По статье 5.27 КоАП за несоблюдение требований законодательства о труде, если не были сохранены ведомости по заработной плате, то фирма должна будет выплатить штраф в размере 30-50 тысяч рублей, а ИП или должностное лицо – 1-5 тысяч рублей;
- По статье 15.1 КоАП за несоблюдение порядка работы с наличными средствами ИП/должностному лицу назначается штраф от 4 до 5 тысяч рублей, фирме – от 40 до 50 тысяч рублей.
Кассовые документы подлежат хранению в течение всего установленного срока. Хранение можно организовать по собственному желанию, главное условие – обеспечить сохранность документов и ограничить доступ к ним посторонних лиц. За потерю документа, подлежащего длительному хранению, грозит штраф.
Шпаргалка для бухгалтера
- Чек-лист по расчету чистых активов
- Инструкция по работе с чистыми активами
