Что такое номенклатура дел

1. ПОНЯТИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Понятие «номенклатура дел» подразумевает систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве организации. Это база для создания описей дел временного (более десятка лет) и постоянного хранения. Номенклатура дел считается главным учетным документом при ведении делопроизводства. Документация и ценные письма, приказы предприятия фасуются по раздельным папкам, в зависимости от темы документа либо структурного подразделения, к которому они приписаны. Все папки такого типа именуются «Дело», прописывается номер и наименование. Также дело фиксирует сроки хранения документов и число томов в деле.

2. РОЛЬ ДОКУМЕНТА

Номенклатура дел оказывает помощь в фильтрации документов, помогая определить дальнейшую судьбу бумаг: отправить в архив или утилизировать в связи с истекшим сроком хранения. Установленная в номенклатуре система ранжирования дел может быть применена во время разработки плана картотеки на исполненную документацию. 

Роль номенклатуры дел заключается в:

• быстром поиске нужного документа;
• раскладке полученных документов по делам;
• установке сроков хранения документации;
• формировании картотеки справочного характера для исполненных документов.

3. ОБЯЗАННОСТЬ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ

Все организации, сдающие документацию в государственный архив, должны вести у себя на производстве номенклатуру дел. Это требование прописано в пункте 2 статьи 20 закона «Об архивном деле РФ» (Федеральный закон №125 от 22.10.2004 г.). К таким предприятиям относятся: государственные, муниципальные, негосударственные (если часть их документов причислена к государственной собственности либо если предприятием узаконены договорные отношения с государственным архивом). Иные организации могут вести номенклатуру дел исключительно по своему желанию. 

Однако, обращаем внимание, что при ликвидации негосударственной компании ее документация должна быть передана в государственный архив, а значит понадобится номенклатура дел. Информацию об этом можно найти в пункте 10 статьи 23 Федерального закона №125.

Помимо вышесказанного, негосударственная компания обязана хранить архивные бумаги на протяжении установленных законом сроков (пункт 1 статьи 17 ФЗ №125), то есть содержать личный архив дел. Удобнее всего создавать архивы по прописанному порядку, получившему одобрение у Росархива. Номенклатура дел поможет компании вести учет своей документации, работать с ней, хранить и утилизировать, значительно упростит процесс переноса дел из одной организации в другую в случае реорганизации.

4. КАКИЕ ДЕЛА ВКЛЮЧАТЬ В НОМЕНКЛАТУРУ

Давайте разберемся, какие документы подлежат архивированию, а какие можно не вносить в номенклатуру дел предприятия.

Чаще всего номенклатура дел состоит из нескольких разделов. Это основной раздел, включающий весь перечень учредительной документации и иных документов, необходимых для регистрации фирмы, а также сопутствующие разделы, в которых копятся дела со всех структурных подразделений. Номенклатура дел должна учитывать все, что имеет отношение к деятельности компании (неважно относятся бумаги к главному офису или его подразделениям). Если компания стала правопреемником другого ликвидированного предприятия, то все перешедшие к ней дела также подлежат внесению в номенклатуру дел.

5. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ

Каждое предприятие ведет свою личную номенклатуру дел. При использовании типовой формы номенклатуры, работа немного упрощается, так как можно взять уже готовые названия дел и сроки хранения. Формированием номенклатуры дел, как правило, занимается конкретное подразделение либо специальный сотрудник организации. Можно обратиться за помощью в ведении номенклатуры к сторонней фирме либо к Росархиву.

В компаниях, состоящих из нескольких подразделений, номенклатура дел формируется индивидуально для каждого подразделения, а уже потом объединяется в единый реестр. Созданная номенклатура дел согласовывается с работником собственного архива и экспертной комиссией. Экспертная комиссия должна оценить значимость документов. При передаче дел в государственный архив номенклатура должна быть согласована с экспертно-проверочной комиссией. Согласованная номенклатура дел передается на утверждение директору предприятия, издается специальный приказ, вводящий ее в работу. 

Изначально номенклатура дел заводится в первые дни работы предприятия, далее она каждый год пересматривается и дорабатывается. С каждым новым отчётным годом номенклатура ведется уже в уточненном варианте. Первым приказом, вводящим номенклатуру дел в работу, должны быть утверждены и сроки, и порядок хранения текущих дел. 

Прочитайте статью до конца и получите бонус: полезные материалы для бухгалтера

6. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

Номенклатура дел имеет простую структуру, может вестись в произвольной форме, содержит требуемые разделы и пункты. Однако, есть перечень информации, которая в обязательном порядке должна быть внесена в номенклатуру: название предприятия, номер составления и дата, список документации, подписи ответственных работников. 

В документе нужно указывать, сколько всего томов в номенклатуре, в каком виде она ведется (электронном либо бумажном). При выборе электронной версии номенклатуры необходимо вести нумерацию страниц по файлам, данную информацию отображать в номенклатуре. Электронный вид номенклатуры более удобен, так как зачастую несет большой объем информации, его легче составлять и, при необходимости, вносить поправки и уточнения. 

В печатном виде номенклатура может вестись как на простых листах бумаги, так и на фирменных бланках предприятия. Если в бланке несколько страниц, то их нужно сшить между собой, проставить нумерацию и проштамповать в конце. На штампе должна быть указана информация: дата составления, количество страниц в документе, подпись ответственного сотрудника. Документ печатается в одном экземпляре, по мере потери своей актуальности, он сдается в архив предприятия.

Составляя номенклатуру дел необходимо брать во внимание уставы и положения фирмы и ее структурных подразделений, штатные расписания, номенклатуры дел за истекшие периоды, описи дел постоянного и временного хранения, формы регистрации.

6.1. СТРУКТУРА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Номенклатура дел предприятия имеет вид таблицы. Основная часть таблицы включает пять граф: 

• номер дела (индекс);
• наименование дела (заголовок);
• количество папок в одном заголовке (количество единиц хранения).

Если бумаг много, то и папок будет несколько, так как в одной папке не может находиться более 250 листов, а толщина должна быть менее 4 сантиметров. Эта графа заполняется по итогу года;

• срок хранения и номера статей по списку – установленный списком типовых бумаг срок хранения (нужно указать номер статьи и подпункта);
• примечание – в этой графе можно оставить любую пометку (в каком виде хранится, информация о переходящих делах, уничтожении). Примечание записывается по мере надобности.

Номенклатура дел ведется с максимальным охватом всей документации, относящейся к работе предприятия. Необходимо рассчитывать, что предприятие может стать чьим-то преемником, у него могут появиться внеплановые дела, которые тоже нужно будет внести в номенклатуру. Для этих целей в каждом разделе таблицы необходимо оставлять незаполненные строки.
Разделы в номенклатуре, как правило, соответствуют штатному расписанию по предприятию. Маленькие организации могут вести один список без разбивки на разделы, а могут группировать по обобщенным названиям подразделений.

6.2. ОСОБЕННОСТИ ПРИСВОЕНИЯ НОМЕРОВ И НАИМЕНОВАНИЙ ДЕЛАМ

Номер дела, как правило, состоит из двух кодов, отделенных дефисом. В зависимости от размера организации кодов может быть меньше или больше. Код бывает буквенным и цифровым, в нем зашифрована информация о номере структурного подразделения и номере дела. Дела разносятся в разделе по степени важности, но с расчетом, чтобы папки с похожим содержанием из другого отдела имели тот же индекс. Получается, что первыми в перечне каждого раздела идут бумаги общего характера, применяемые данным подразделением, последними в списке значатся дела, относящиеся к конкретному подразделению.

Название дела должно быть индивидуальным, весьма конкретным и коротким. Одинаковые названия дел (от разных агентов или из другого региона) размещаются в алфавитном порядке. Для того чтобы не допустить путаницы, рекомендуется ввести в код дополнительный буквенный индекс.

В дела подшиваются оригиналы документов, но в виде исключения можно создать папку из копий. В таком случае в заголовке дела следует прописать слово «копии». На обложке и корешке дела нужно прописать индекс, наименование компании, название дела и временной интервал, за который собраны бумаги. В папки с малым числом документов допускается архивировать бумаги за несколько отчетных периодов. В таком случае они считаются переходящими и в новом отчетном году их номер не изменится.

6.3. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Одним из главных критериев для сортировки бумаг по разным делам является их срок хранения. Это помогает еще на этапе формирования дел относить дела на подлежащие хранению:

• вечному (постоянному);
• временному длительному (дольше 10 лет);
• временному короткому (менее 10 лет).

Бывает так, что в одном деле скапливаются документы с отличающимися сроками хранения. В таком случае, в приоритете более длительный срок. Для определения периодов хранения разработаны специальные перечни. Сроки хранения бумаг, передаваемых в государственный архив, следует брать из типовых перечней, которые разработаны архивными организациями.

6.4. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ТЕКУЩИМИ ДЕЛАМИ И НОМЕНКЛАТУРОЙ

Текущая работа с делами заключается в:

• формировании и оформлении папок, 
• наполнении папок в разработанном порядке (логическом, хронологическом, алфавитном, номерном). Документация вкладывается в дело вместе со всеми приложениями, идущими к ней;
• создании описей по папкам с бумагами разного срока хранения. Листы в папках следует нумеровать, в описи проставлять итоговое количество листов и число документов, а также на скольких листах составлена сама опись.

Случается, что из папки с документами необходимо вынуть оригинал. В таком случае, вместо него временно подкладывается лист-заместитель либо копия выданного документа. В листе-заместителе следует указать информацию о выданном документе, дате выдачи, кому выдали, взять подписи с получателя и с того, кто выдал документ.

6.5. ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОТЫ С ТЕКУЩЕЙ НОМЕНКЛАТУРОЙ

По завершении года в конце номенклатуры фиксируется контрольная опись о числе оформленных дел. Итоговые данные передаются в архивную организацию. Факт передачи подтверждается отметкой в номенклатуре дел. Обязательно нужно указать должностное лицо, поставившего отметку и получить его подпись.

7. ОБРАЗЕЦ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Расскажем, как заполнять номенклатуру дел. 
1. Первым делом заполняется стандартная информация: 

• полное название организации;
• дата составления дела;
• год создания номенклатуры;
• город, поселок, где зарегистрирована компания.

Также необходимо оставить незаполненными несколько строчек для утверждения, чтобы впоследствии вписать должностное лицо, его фамилию, имя и отчество, дату, подпись.
2. Потом оформляется основная часть таблицы:

• номер дела (его индекс);
• название;
• число томов в деле;
• срок хранения;
• примечание.

По итогу, составленный бланк должно подписать уполномоченное лицо, сформировавшее документ, а затем его отправляют на утверждение директору организации.

Всякое предприятие должно вести документы с последующей передачей их в архив. Передача дел на хранение осуществляется на основе номенклатуры дел, которая введена в организации. Вводить номенклатуру дел желательно по действующим принципам, получившим одобрение Росархива. В материале перечислили основные правила оформления и составления номенклатуры дел.