Что относится к представительским расходам: буфетное обслуживание, переговоры, транспорт

25 декабря 2023
168

1. ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ: ЧТО ГОВОРИТ ЗАКОН
rounded-in-photoretrica (19).png

В п. 1 и 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ выделяют среди расходов предприятия особую категорию затрат – представительские расходы (ПР).

ПР относят к категории прочих расходов, связаны они с мероприятиями в целях установления и поддержания сотрудничества.

В ст. 264 НК указано, что к ним относят траты на:

официальные приемы (деловые обеды, завтраки и так далее) или заседания, проводимые как на территории компании, так и за ее пределами (например, в ресторане);
буфетное обслуживание во время мероприятия;
доставку участников к месту официального приема и обратно, например, от гостиницы или офиса принимающей стороны в ресторан;
услуги переводчиков, не состоящих в штате принимающей стороны.

Дополнительно отметим нормативные акты, которые регламентируют некоторые иные расходы, которые можно отнести к представительским. Так например, расходы на алкоголь можно учесть как ПР, если спиртные напитки предназначены именно для официального приема.
В письме Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796 указаны траты, не относящиеся к представительским расходам, а именно:

развлекательные и оздоровительные мероприятия (например, посещение боулинга, бильярда, экскурсий, театров, тренажерного зала, бассейна, сауны);
оплата проезда из других населенных пунктов;
проживание лиц, приглашенных для участия в официальном приеме;
покупку призов, дипломов для участников приема.

Что касается подарков, которые вручаются партнерам на переговорах (среди них могут быть письменные принадлежности, цветы, сувениры), в письме Минфина от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136 отмечено, что такие затраты не уменьшают налог на прибыль.

Если на сувениры нанесена символика принимающей стороны, то такие расходы можно учесть как представительские.

На неправомерность списания на ПР трат на развлекательную программу (фуршет, теплоход, артистов), которая была организована после официальной части мероприятия, указано в письме Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796. Также не могут быть учтены как ПР затраты, понесенные в рамках мероприятий, которые не имеют официального характера, например неформальный ужин с партнерами в ресторане (письмо ФНС по Москве от 23.12.2005 № 20-12/95338).

1.1. Факторы, не имеющие значения для определения представительских расходов
Перечислим факторы, которые не имеют значение для определения ПР.

Место проведения. Не важно, где проводится прием или мероприятие: в помещении компании, в ресторане или баре. Есть исключения - развлекательные заведения других форматов.
Время проведения. Мероприятие может проводиться в любое время: будни, выходные, утро, вечер или день - расходы засчитываются как представительские.
Статус участников. Участниками могут быть физические и должностные лица, представители руководства других фирм, клиенты.
Результат встречи. Результат мероприятия не имеет значения. Даже если не было принято положительного решения о сотрудничестве, средства на мероприятие были потрачены и могут быть учтены.
Количество участников. Этот фактор может повлиять только на величину затрат, но если он не выходит за норму, значения этот показатель не имеет.

1.2. Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими
Категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно считать представительскими, указаны в НК РФ. Этот перечень закрытый, его нельзя расширять.
К ним относятся следующие траты:
1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:

завтрак;
обед;
выездное заседание.

Затраты на продукты и алкоголь также включаются в эту группу затрат.

2. Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.

Трансфер участников до места приема и обратно.
Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.

Важно иметь ввиду, что если в организации имеется свой переводчик, то налоговой службой расходы на приглашенного специалиста могут быть не учтены как представительские. Оспорить это можно в суде, указав, что квалификация штатного специалиста не отвечает задачам представительского мероприятия.

Не учитываются как представительские расходы:

обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
средства на развлекательную программу для участников;
стоимость экскурсий;
деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
финансы на оформление зала для мероприятия;
медицинские траты, если они потребовались;
проезд и проживание гостей;
оплата визовых услуг участников;
траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

1.3. Критерии отнесения расходов к представительским
Критерии, по которым расходы относят к представительским, обозначены в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ:

Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

Нужно учесть, что некоторые понятия через которые в НК дано определение представительских расходов, например «официальный прием и обслуживание», не имеют однозначного толкования в законодательных документах. Это может привести к разногласиям, когда и формально и по факту расходы могут быть представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы определяют их иначе. В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике.

В суде представительскими расходами сочтут такие, которые удовлетворяют одному из двух условий:

прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

2. КАКИЕ РАСХОДЫ КОМПАНИИ ОТНОСЯТСЯ К ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИМ
К представительским расходам в соответствии со ст. 264 НК РФ относят затраты на проведение переговоров с клиентами, контрагентами по вопросам сотрудничества, а также на организацию заседаний совета директоров.
К ним относят траты на:

официальный прием (деловой обед, завтрак и др.) или заседание, проводимое как на территории компании, так и за ее пределами;
буфетное обслуживание во время мероприятия;
доставку участников к месту официального приема и обратно, например, от гостиницы или офиса принимающей стороны в ресторан;
услуги переводчиков, не состоящих в штате принимающей стороны;
спиртные напитки, если они предназначены именно для официального приема.

2.1. Официальный прием и буфетное обслуживание
Налоговый кодекс не раскрывает понятие «официальный приём и обслуживание». Что же считать «официальным приемом»?
Здесь необходимо отталкиваться от того, что официальный прием (мероприятие) должно проходить в соответствии с приказом руководителя, при наличии утвержденного плана встречи и других документов, которые помогут обосновать официальный и деловой стиль мероприятия. После проведения должен быть составлен отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах. Так например, случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут отнесены к ПР, так как имеют неофициальный характер.

2.2. Место и время проведения переговоров
Часто ли бывает, что налоговики пытаются отказать в признании представительских расходов из-за места проведения переговоров?
Такие разногласия бывают. Это вызвано тем, что с одной стороны в Налоговом Кодексе закреплено, что место проведения представительского мероприятия значения не имеет. Но есть и ограничение, отмеченное в абз.2 п. ст. 264 НК, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими. Поэтому по мнению проверяющих органов встречи в кафе, барах, ресторанах относят к личным, неофициальным встречам. А следовательно расходы на них не могут быть отнесены к представительским.

В подобных спорах арбитражные суды могут встать на сторону налогоплательщиков и признать правомерным учет затрат на аренду помещений для проведения деловой встречи, если организация представит документы об отсутствии у нее помещений, пригодных для проведения представительской встречи. Также учитываем, что время проведения приема и переговоров налоговым кодексом не ограничено. Следовательно, при соблюдении прочих условий, ужин, организованный для представителей других организаций во внерабочее время, будет соответствовать понятию официального приема.

2.3. Транспорт
Пунктом 2 ст.264 НК РФ определено, что к представительским расходам относится и транспортное обеспечение доставки официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно. Так к представительским расходам отнесут оплату проезда приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия от гостиницы.

Важно! Оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в населенный пункт проведения официальное мероприятие под действие этого пункта не подпадает.

2.4. Проживание
Специалисты налоговых органов считают, что расходы на проживание участников представительского мероприятия учесть для целей налогообложения прибыли нельзя. Это связано с тем, что в ст.264, под приемом определен исключительно завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Проживание гостей выходит за рамки этого понятия.

3. ЧТО НЕ ВХОДИТ В СОСТАВ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ ОРГАНИЗАЦИИ
В представительские расходы не могут быть включены.

расходы на организацию развлечения гостей;
предоставление гостям медицинских сервисов.

Определено это п. 2 ст. 264 Налогового кодекса.

При определении перечня ПР необходимо ориентироваться на следующие пункты. Если затраты:

прямо не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ,
не разрешены к включению в представительские расходы разъяснениями ФНС или Минфина, то входить в состав представительских расходов они не могут.

4. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ
Чтобы все представительские расходы были учтены налоговыми органами, необходимо правильное документальное оформление затрат.
Все расходы в составе представительских учитываются согласно п. 2 ст. 264 НК РФ и при наличии первичных документов, подтверждающих затраты на проведение деловых встреч (письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).
Чтобы быть учтенными в налогообложении, ПР должны соответствовать критериям, прописанным в п. 1 ст. 252 НК:

быть экономически обоснованными;
быть документально подтвержденными.

Подтверждающими документами могут служить :

приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на проведение встреч;
смета представительских расходов;
отчет о представительских расходах по проведенным официальным приемам;
первичные документы (накладные, акты, чеки), в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров, оплаты услуг сторонних организаций.

Перечень документов необходимо установить в локальном нормативном акте компании. Это может быть «Положение о представительских расходах». Формы документов утверждают в учетной политике организации.

4.1. Образец положения о представительских расходах
Унифицированной и утвержденной формы положения о представительских расходах не существует. Каждая организация разрабатывает его самостоятельно.
В положение должны быть включены следующие разделы:

общие положения, в которых речь идет о его предназначении;
термины и понятия, используемые в документе;
цели осуществления представительских расходов;
перечень представительских расходов – в соответствии с ст. 264 Налогового кодекса
лимит представительских расходов;
список документов, используемых предприятием в целях учета представительских затрат и формирования отчетности по ним;
список сотрудников, отвечающих непосредственно за проведение официальных мероприятий;
список сотрудников, отвечающих за решение тех или иных задач в рамках учета представительских расходов и формирования отчетности по ним и так далее.

Положение может быть утверждено в качестве самостоятельного локального нормативного акта или приложения к учетной политике предприятия.

4.2. Образец приказа о проведении представительского мероприятия
Форму приказа о проведении представительского приема компания разрабатывает самостоятельно. Документ должен включать:

название компании, в случае если документ составляется не на бланке организации;
название (например «Приказ о приказ о проведении делового обеда»;
цель делового мероприятия;
формулировку «Приказываю...»;
размер представительских расходов;
список специалистов, ответственных за проведение делового ужина или обеда;
список задач, которые возлагаются на этих работников;
названия приложений при их наличии. В качестве приложений может выступать смета, программа мероприятия и так далее.

Приведем пример оформления приказа о проведении представительского мероприятия

Общество с ограниченной ответственностью
«ВегСон»

Приказ №11
от 20 ноября 2022 г.
г. Ревда

О проведении официального приема представителей компании ООО «Грани»

В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и укрепления деловых связей

ПРИКАЗЫВАЮ:

Провести официальный прием представителей компании «Грани» в период с «__» ноября по «__» декабря 2022 года.
Ответственным за организацию встречи и приема назначить заместителя директора по развитию Серебрянского А.В.
Главному бухгалтеру Карасевой О.П.. разработать и представить на утверждение смету предстоящих расходов.
Коммерческому директору Верещагину И.И. подготовить проекты дополнительных соглашений с ООО «Грани».
Ответственным за составление финансового отчета о произведенных затратах назначить Ветрову В.А. . Срок предоставления — 3 рабочих дня со дня окончания приема.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор ООО «ВегСон» Мирошниченко А.А.

4.3. Образец сметы представительских расходов
Форму сметы представительских расходов организация разрабатывает самостоятельно.
В ней должна быть информация:

гриф «Утверждаю», Ф.И.О., должности и подписи лица, заверившего документа. Чаще всего смету расходов утверждает генеральный директор компании;
название, включающее из слово «Смета» и название мероприятия, на проведение которого планируются траты. Например, «Смета представительских расходов на организацию и проведение переговоров с представителями компании «Викинг» 22 мая 2020 года»;
сведения о запланированном количестве участников официального приема (партнеры, сотрудники фирмы, внештатные приглашенные лица);
перечень трат, который оформляют в табличной форме: в первом столбце проставляют порядковый номер вида расходов, во втором – название вида расходов, в третьем – запланированную сумму трат;
информацию об общей сумме предполагаемых издержек;
сведения о составителе сметы. Им может быть коммерческий директор, главный бухгалтер или другое заинтересованное должностное лицо. Проставляется Ф.И.О., должность и личная подпись.

Предлагаем пример оформления сметы

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «МаР»
______Иванов_______ Иванов А.С.
«11» августа 2013 г.

СМЕТА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

Мероприятие: Деловой завтрак.
Место проведения мероприятия: конференц-зал № 2 ООО «МаР».
Дата проведения мероприятия: 01.08.2013 г.
Время проведения мероприятия: 9:00-11:30.
Количество организаторов 1: 10 человек.
Количество участников 2: 20 человек.
Количество гостей 3: 70 человек.
Общее количество посетителей: 100 человек.

№ п/п	Наименование статьи представительских расходов	Предельная сумма представительских расходов (руб.)
1	Оплата буфетного обслуживания	100 000
2	Оплата такси для гостей мероприятия	30 000
3	Оплата услуг переводчиков	30 000
4	Закупка продуктов питания для делового завтрака	60 000
	Итого:	220 000

1 - «организатор» - штатный сотрудник, отвечающий за проведение мероприятия;
2 - «участник» - штатный сотрудник, не отвечающий за проведение мероприятия;
3 - «гость» - внештатное физическое (должностное) лицо.

4.4. Образец отчета о представительских расходах
После проведения представительского мероприятия составляется отчет, в который необходимо включить:

дату и место проведения официального приема;
цель мероприятия;
результаты, достигнутые по его итогам. Если были заключены новые соглашения и договора, укажите их реквизиты.
список приглашенных физических лиц, организаций и их представителей, принимавших участие,
список сотрудников компании, которые были задействованы для организации и проведения представительской встречи;
виды и размеры понесенных трат в табличном варианте. В первой графе указать порядковый номер вида трат, во второй – название вида затрат, в третьей – запланированную сумму издержек в соответствии со сметой, в четвертой – размер фактических трат, в пятой – реквизиты документов, подтверждающих расходы.

Предлагаем пример отчета о представительских расходах:

Утверждаю
Директор ООО «СММ-консалт»

Отчет о проведении деловых переговоров с представителями ООО «ВВВ»

22 декабря 2020 года прошли деловые переговоры между представителями нашей компании ООО «СММ-консалт» и ООО «ВВВ». В переговорах участвовали:

от ООО «СММ-консалт» — заместитель директора Вахрушев И. А.
от ООО «ВВВ» — коммерческий директор Усольцев А. А.

В результате проведенной встречи достигнута договоренность о подписании контракта на 2021 год.
Расходы на проведение переговоров составили:

транспортные расходы (проезд от гостиницы, где остановился представитель ООО «ВВВ», до ресторана и обратно) — 1 000 руб.;
ужин — 5 000 руб.;
выдана сувенирная продукция (плакат — 1 шт., ручки — 10 шт., календари — 3 шт.) на общую сумму 4 000 руб.

Итого: 10 000 руб. согласно ранее утвержденной смете от 01 декабря 2020 года.
Ответственный за организацию
и проведение переговоров Вахрушев И.А.

На основании предоставленного отчета и авансового отчета в бухгалтерском учете будет отражено:
Д26, 44 К71 — 1 000 руб. — учтены расходы на проезд представителей;
Д26, 44 К71 — 5 000 руб. — учтены расходы на ужин;
Д26, 44 К10 — 4 000 руб. — списана сувенирная продукция;
Д91 К68 — начислен НДС с безвозмездно переданной сувенирной продукции.

При расчете налога на прибыль налогооблагаемая база будет уменьшена на сумму, затраченную на проезд и ужин, т. е на 6 000 руб., но не более 4 % от расходов на оплату труда.

4.5. Образец расчета представительских расходов
Расчет представительских трат определяют в смете. Фактические расходы приводятся в отчете о проведении представительского мероприятия. Примеры заполнения этих документов можно посмотреть выше.

4.6. Бухгалтерские проводки по учету представительских расходов
Датой признания представительских расходов может быть (пп. 16, 18 ПБУ 10/99):

дата утверждения авансового отчета, когда товары и услуги для проведения мероприятия были оплачены через подотчетное лицо;
дата утверждения отчета о представительских расходах.

Если цель мероприятия увеличение объема продаж, то расходы учитывают в качестве коммерческих по дебету счета 44 «Расходы на продажу».
В других случаях расходы могут быть учтены как управленческие на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
Понесенные траты отражают следующими проводками:

Операция	Дебет	Кредит
Учтены представительские расходы	44 (26)	60 (76)
Отражен НДС по представительским расходам	19	60 (76)
Принят к вычету НДС в части представительских расходов, принимаемых для целей налогообложения прибыли	68	19
Оплачены товары (работы, услуги), приобретенные в представительских целях	60 (76)	51 (71)

5. НОРМИРОВАНИЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
Закон регламентирует лимит для представительских трат для снижения базы налога на прибыль. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Со временем расходы на оплату труда могут расти, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Например, если в 1 квартале представительских мероприятий не было или затраченные суммы были меньше установленного лимита, то в остальных кварталах можно будет учесть больше средств по этой статье. Речь идет только об итогах текущего года.
Есть три способа высчитывать сумму ограничений по ограничений по представительским расходам:

1 способ – квартальный. Заполняя декларацию налога на прибыль в конце квартала производят учет представительских расходов учитывая данные фонда оплаты труда за этот квартал. Способ удобен для организаций с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.
2 способ – годичный. Этот способ подойдет организациям, чей ежегодный доход не очень меняется от года к году. При планировании следующего года можно сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат не будет, но придется ежеквартально проводить корректировку запланированных и фактических показателей.
3 способ – должностной. Фирма устанавливает список должностных лиц, ответственных за представительские мероприятия, а также какие максимальные суммы они могут на это истратить. Расходы должны осуществляться исключительно на заявленные цели с обязательной проверкой на соответствие 4%-ному лимиту.

6. РОЛЬ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ В БАЗЕ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ

Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков на общей системе налогообложения.

В ст. 346.16 НК РФ указан перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели пользующиеся льготными системами налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами). Представительские расходы вычитаются из сумм чистой прибыли предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.