Командировочное задание – неотъемлемая часть процесса подготовки к командировке, которая позволяет учесть все аспекты предстоящей поездки. В статье рассмотрим основные особенности составления командировочного задания и его важность для успешного выполнения рабочей задачи.
Командировочное задание: особенности составления
Выделим основные моменты при составлении командировочного заания:
-
Определение целей и задач командировки: перед составлением командировочного задания необходимо четко определить цели и задачи поездки. Это поможет сосредоточиться на основных моментах и избежать упущений.
-
Планирование маршрута: тщательно проработанный маршрут позволит сэкономить время и средства, а также обеспечит успешное выполнение задания. Необходимо учесть время на дорогу, пересадки, условия проживания и т.д.
-
Составление бюджета: важно правильно рассчитать бюджет командировки, учитывая все возможные расходы: на проезд, проживание, питание, непредвиденные ситуации и т.п.
-
Оформление документов: необходимо заранее подготовить все необходимые документы для поездки, включая паспорт, командировочное удостоверение, страховой полис и т.д. Также стоит заранее проверить наличие и актуальность всех необходимых печатей и подписей.
-
Организация рабочего места: для успешной работы в командировке необходимо позаботиться о наличии всех необходимых инструментов и оборудования, а также о доступе к интернету и другим средствам связи.
-
Планирование времени: важно составить график работы, чтобы максимально эффективно использовать время в командировке для выполнения задания.
-
Завершение командировки: по окончании поездки необходимо составить отчет о выполнении задания и предоставить все подтверждающие документы.
Составление командировочного задания требует тщательной подготовки и учета всех аспектов предстоящей поездки.
Какие документы нужны командированному
Для оформления командировки сотруднику требуются следующие документы:
-
служебное задание и отчёт (форма Т-10а);
-
приказ (форма Т-9);
-
командировочное удостоверение (форма Т-10);
-
авансовый отчёт (форма АО-1).
Также могут потребоваться документы, предоставленные сотрудником по возвращении из командировки:
-
счета гостиниц;
-
кассовые или товарные чеки;
-
билеты и т.п.
Все документы должны быть тщательно проверены бухгалтером перед проведением расчётов с сотрудником по итогам командировки.
Служебное задание на командировку: обязательно или нет
В Российской Федерации, в соответствии с Положением о служебных командировках, не предусмотрено обязательное составление служебного задания, оформление командировочного удостоверения и представление отчета о выполнении работником порученного задания во время командировки. Однако, работодатель имеет право, на основании части 1 статьи 8 и абзаца 7 части 1 статьи 22 Трудового кодекса РФ, установить в локальных нормативных актах требование по оформлению этих документов, а также определить формы и порядок их составления.
Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать
Служебное задание утверждается начальником отдела и директором организации. Они оба указывают свои должности, расписываются и расшифровывают подписи. Сотрудник также подписывает документ. Затем, после его подписи, начальник отдела пишет примечание о выполнении задания, снова расписывается и указывает дату.
Состав документа
При составлении служебного задания необходимо учитывать следующие моменты:
-
Определить цель, которую вы хотите достичь. Важно учесть интересы своих подчинённых, чтобы работа в команде была взаимовыгодной.
-
Указать срок выполнения, объём работы и любые другие дополнительные условия.
-
Подробно описать требования к результату, чтобы исполнитель понимал, какие конкретные задачи он должен выполнить.
Важной составляющей эффективного служебного задания является чёткость формулировки: старайтесь подробно описывать каждую задачу и использовать ясный и понятный язык. Это позволит избежать недопонимания и риска ошибок.
Служебное задание на командировку: образец заполнения
Самый простой образец заполнения задания на командировку.
Название организации: ООО “Пример”
ФИО командируемого сотрудника: Иванов Иван Иванович
Цель командировки: Обмен опытом с коллегами из филиала в городе Москва
Место назначения: г. Москва
Срок командировки: с 1 марта 2021 года по 5 марта 2021 года
Подпись руководителя: __________________ Дата:_________
Видео-образец отчета уже на нашем канале по ссылке!
Как правильно считать дни
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 01.03.2023)".
Срок служебной командировки определяется приказом, и начинается со времени выезда, указанного в проездных документах, и заканчивается временем прибытия, указанном в проездных документах. Например, если работник выехал в служебную командировку 1 августа, в 23:30 вечера, и вернулся 3 августа, в 6:30 утра, то срок командировки составляет 3 дня. Законодательством не установлен максимальный срок служебной командировки. (Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, редакция от 1 марта 2023 г.).
Зачем нужен отчет о командировке
Отчет о командировке необходим для обеих сторон трудовых отношений. Он позволяет руководству предприятия оценить качество выполнения сотрудником задач, поставленных перед ним в ходе командировки. Для работника отчет является средством защиты от необоснованных претензий по поводу неудовлетворительных результатов поездки.
Законодательная основа
Законодательная основа составления отчёта о командировке – Положение об особенностях направления работников в служебные поездки, утверждённое Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Согласно этому документу, трудящимся необходимо составлять только один вид отчётности – авансовый отчёт о фактически осуществлённых командировочных расходах (п. 26 положения).
Однако работодатель вправе разработать на предприятии собственные локальные нормативные акты о порядке оформления служебных поездок и обязать работников оформлять отчётные документы.
Отчет о выполнении служебного задания по командировке бланк формы Т-10а скачать
Когда составлять отчет по служебной поездке
Авансовый отчет должен быть оформлен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Бухгалтерия вносит остальные сведения в авансовый отчет и проводит его проверку. После проверки сотрудник получает отрывной корешок-подтверждение, подтверждающий его отчет. Этот корешок должен иметь текущую дату и подпись бухгалтера, подтверждающую приемку отчета.
Отчет о проделанной работе в командировке: оформление результатов
Для начала заполните отчёт по форме № Т-10а или на обычном листе бумаги подходящего формата (например, А4 или фирменном бланке компании). Отчёт составляют в двух экземплярах: один образец сотрудник оставляет у себя, другой – передаёт руководству.
В отчёте следует указать:
-
период командировки;
-
дату начала и окончания командировки;
-
основание (документ, на основании которого сотрудник отправлен в командировку);
-
цель командировки;
-
фактические задачи, которые перед сотрудником поставило руководство;
-
результаты поездки (чем подробнее, тем лучше).
По мере необходимости сотрудник может приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчёте отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и поставить текущую дату.
Отчет по командировке: пример написания по форме Т-10а
Форма Т-10а – это бланк командировочного удостоверения, который заполняется при направлении сотрудника в командировку.
Порядок заполнения формы Т-10:
-
На лицевой стороне прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке: полное название предприятия, код ОКПО, номер документа по внутреннему документообороту, дата его составления.
-
Во вторую часть вносятся сведения о лично работнике: полное ФИО, табельный номер, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность.
-
На оборотной стороне указываются сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости: название организации, из которой сотрудник уезжает, дата отъезда, подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Если составлять форму самостоятельно
Отчёт о командировке можно составить в произвольной форме или по унифицированной форме, а также, если есть по утверждённому в учётной политике собственному шаблону документа. Структура отчёта должна включать:
-
Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).
-
Основной блок – собственно отчёт, куда включается:
-
период поездки (дата начала и окончания);
-
основание (документ, на основании которого вы были отправлены в командировку);
-
цель командировки (фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
-
результаты поездки (чем подробнее, тем лучше).
-
По мере необходимости, можно приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчёте отдельным пунктом.
-
В конце документ должна стоять подпись и дата.
Как писать отчет о командировке: пример свободной формы
Работник вправе составить отчёт о командировке в свободной форме, например, это может быть письменный отчёт, служебная записка или доклад. При составлении отчёта следует руководствоваться следующими правилами:
-
Документ должен содержать указание на основание поездки (например, на служебное задание самого работодателя или приглашение от стороннего юридического лица или ИП).
-
Необходимо указать цель и результаты командировки. При успешной поездке они должны соответствовать друг другу.
-
Следует приложить к отчёту подтверждающие результат поездки документы (например, копию подписанного сторонами договора, протокол проведённых переговоров и т. п.).
Утверждает отчёт директор компании или ИП.
Кто подписывает командировочную отчетность
Когда отчет заполнен, его необходимо утвердить. Унифицированный бланк требует подписей нескольких сотрудников:
-
самого командированного (подписываясь, он соглашается на командировку, знакомится с условиями служебного задания и затем отчитывается о командировке);
-
руководителя структурного подразделения (он формирует условия служебного задания, направляет сотрудника в командировку и затем принимает отчет);
-
руководителя организации.
Какие документы приложить к отчетности
При проверке декларации по НДС налоговый орган вправе требовать представление следующих документов:
-
подтверждающих документов, если заявлен налог к возмещению;
-
подтверждающих документов по заявленной льготе;
-
подтверждающих документов, если обнаружены противоречия, свидетельствующие о занижении суммы налога к уплате;
-
подтверждающих документов при подаче уточнённой декларации по истечении двух лет, в которой уменьшена сумма налога;
-
документов, подтверждающих место реализации услуг;
-
подтверждающих документов по ставке 0%.
Минимальный набор документов, которые необходимо иметь за отчётный период, включает:
-
декларацию по НДС;
-
книгу покупок и книгу продаж;
-
входящие и исходящие счета-фактуры.
Проверка и организация хранения отчета: нюансы
При хранении бухгалтерской отчётности в электронной форме необходимо соблюдать следующие требования:
-
Хранить отчётность в течение срока, определённого действующими нормативами:
-
промежуточная отчётность (ежемесячная, квартальная) – не менее 5 лет;
-
годовая отчётность – постоянно, в течение всего срока деятельности организации.
-
С целью проверки подлинности электронного отчёта в формате XML необходимо хранить:
-
электронную подпись, которой был подписан данный документ;
-
сертификат ключа проверки этой ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.
-
Необходимо иметь (хранить) программные средства, обеспечивающие возможность воспроизведения, копирования и перезаписи электронных документов.
Где можно скачать образец отчета по командировке
В этой статье, только немного выше.
Помните, при правильном подходе подготовка командировочного задания может значительно упростить процесс выполнения рабочих задач и обеспечить успешное завершение командировки. Для получения другой бухгалтерской информации – переходите к следующим статья на нашем сайте.
Хотите зарабатывать на своих знаниях бухгалтерии? Начните работать удаленно! Получите авторскую стратегию выхода на самостоятельный заработок от Валентины Вердт.Шпаргалка для бухгалтера
- Бухгалтерский баланс
- Примеры пояснений
- Отчет о движении денежных средств
- Отчет об изменениях капитала
- Отчет о финансовых результатах