Служебное задание и отчет о командировке

Командировочное задание – неотъемлемая часть процесса подготовки к командировке, которая позволяет учесть все аспекты предстоящей поездки. В статье рассмотрим основные особенности составления командировочного задания и его важность для успешного выполнения рабочей задачи.

Командировочное задание: особенности составления

Выделим основные моменты при составлении командировочного заания:

  1. Определение целей и задач командировки: перед составлением командировочного задания необходимо четко определить цели и задачи поездки. Это поможет сосредоточиться на основных моментах и избежать упущений.

  2. Планирование маршрута: тщательно проработанный маршрут позволит сэкономить время и средства, а также обеспечит успешное выполнение задания. Необходимо учесть время на дорогу, пересадки, условия проживания и т.д.

  3. Составление бюджета: важно правильно рассчитать бюджет командировки, учитывая все возможные расходы: на проезд, проживание, питание, непредвиденные ситуации и т.п.

  4. Оформление документов: необходимо заранее подготовить все необходимые документы для поездки, включая паспорт, командировочное удостоверение, страховой полис и т.д. Также стоит заранее проверить наличие и актуальность всех необходимых печатей и подписей.

  5. Организация рабочего места: для успешной работы в командировке необходимо позаботиться о наличии всех необходимых инструментов и оборудования, а также о доступе к интернету и другим средствам связи.

  6. Планирование времени: важно составить график работы, чтобы максимально эффективно использовать время в командировке для выполнения задания.

  7. Завершение командировки: по окончании поездки необходимо составить отчет о выполнении задания и предоставить все подтверждающие документы.

Составление командировочного задания требует тщательной подготовки и учета всех аспектов предстоящей поездки. 

Какие документы нужны командированному

Для оформления командировки сотруднику требуются следующие документы:

  • служебное задание и отчёт (форма Т-10а);

  • приказ (форма Т-9);

  • командировочное удостоверение (форма Т-10);

  • авансовый отчёт (форма АО-1).

Также могут потребоваться документы, предоставленные сотрудником по возвращении из командировки:

  • счета гостиниц;

  • кассовые или товарные чеки;

  • билеты и т.п.

Все документы должны быть тщательно проверены бухгалтером перед проведением расчётов с сотрудником по итогам командировки.

Служебное задание на командировку: обязательно или нет

В Российской Федерации, в соответствии с Положением о служебных командировках, не предусмотрено обязательное составление служебного задания, оформление командировочного удостоверения и представление отчета о выполнении работником порученного задания во время командировки. Однако, работодатель имеет право, на основании части 1 статьи 8 и абзаца 7 части 1 статьи 22 Трудового кодекса РФ, установить в локальных нормативных актах требование по оформлению этих документов, а также определить формы и порядок их составления.

Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать

Служебное задание утверждается начальником отдела и директором организации. Они оба указывают свои должности, расписываются и расшифровывают подписи. Сотрудник также подписывает документ. Затем, после его подписи, начальник отдела пишет примечание о выполнении задания, снова расписывается и указывает дату.

Состав документа

При составлении служебного задания необходимо учитывать следующие моменты:

  1. Определить цель, которую вы хотите достичь. Важно учесть интересы своих подчинённых, чтобы работа в команде была взаимовыгодной.

  2. Указать срок выполнения, объём работы и любые другие дополнительные условия.

  3. Подробно описать требования к результату, чтобы исполнитель понимал, какие конкретные задачи он должен выполнить.

Важной составляющей эффективного служебного задания является чёткость формулировки: старайтесь подробно описывать каждую задачу и использовать ясный и понятный язык. Это позволит избежать недопонимания и риска ошибок.

Служебное задание на командировку: образец заполнения

Самый простой образец заполнения задания на командировку.

Название организации: ООО “Пример”


ФИО командируемого сотрудника: Иванов Иван Иванович

Цель командировки: Обмен опытом с коллегами из филиала в городе Москва


Место назначения: г. Москва

Срок командировки: с 1 марта 2021 года по 5 марта 2021 года


Подпись руководителя: __________________ Дата:_________


Видео-образец отчета уже на нашем канале по ссылке!

Как правильно считать дни

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 01.03.2023)".   

Срок служебной командировки определяется приказом, и начинается со времени выезда, указанного в проездных документах, и заканчивается временем прибытия, указанном в проездных документах. Например, если работник выехал в служебную командировку 1 августа, в 23:30 вечера, и вернулся 3 августа, в 6:30 утра, то срок командировки составляет 3 дня. Законодательством не установлен максимальный срок служебной командировки. (Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, редакция от 1 марта 2023 г.).

Зачем нужен отчет о командировке

Отчет о командировке необходим для обеих сторон трудовых отношений. Он позволяет руководству предприятия оценить качество выполнения сотрудником задач, поставленных перед ним в ходе командировки. Для работника отчет является средством защиты от необоснованных претензий по поводу неудовлетворительных результатов поездки.

Законодательная основа

Законодательная основа составления отчёта о командировке – Положение об особенностях направления работников в служебные поездки, утверждённое Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Согласно этому документу, трудящимся необходимо составлять только один вид отчётности – авансовый отчёт о фактически осуществлённых командировочных расходах (п. 26 положения).

Однако работодатель вправе разработать на предприятии собственные локальные нормативные акты о порядке оформления служебных поездок и обязать работников оформлять отчётные документы.

Отчет о выполнении служебного задания по командировке  бланк формы Т-10а скачать

Когда составлять отчет по служебной поездке

Авансовый отчет должен быть оформлен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Бухгалтерия вносит остальные сведения в авансовый отчет и проводит его проверку. После проверки сотрудник получает отрывной корешок-подтверждение, подтверждающий его отчет. Этот корешок должен иметь текущую дату и подпись бухгалтера, подтверждающую приемку отчета.

Отчет о проделанной работе в командировке: оформление результатов

Для начала заполните отчёт по форме № Т-10а или на обычном листе бумаги подходящего формата (например, А4 или фирменном бланке компании). Отчёт составляют в двух экземплярах: один образец сотрудник оставляет у себя, другой – передаёт руководству.

В отчёте следует указать:

  • период командировки;

  • дату начала и окончания командировки;

  • основание (документ, на основании которого сотрудник отправлен в командировку);

  • цель командировки;

  • фактические задачи, которые перед сотрудником поставило руководство;

  • результаты поездки (чем подробнее, тем лучше).

По мере необходимости сотрудник может приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчёте отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и поставить текущую дату.

Отчет по командировке: пример написания по форме Т-10а

Форма Т-10а – это бланк командировочного удостоверения, который заполняется при направлении сотрудника в командировку.

Порядок заполнения формы Т-10:

  1. На лицевой стороне прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке: полное название предприятия, код ОКПО, номер документа по внутреннему документообороту, дата его составления.

  2. Во вторую часть вносятся сведения о лично работнике: полное ФИО, табельный номер, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность.

  3. На оборотной стороне указываются сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости: название организации, из которой сотрудник уезжает, дата отъезда, подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Если составлять форму самостоятельно

Отчёт о командировке можно составить в произвольной форме или по унифицированной форме, а также, если есть по утверждённому в учётной политике собственному шаблону документа. Структура отчёта должна включать:

  1. Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).

  2. Основной блок – собственно отчёт, куда включается:

  • период поездки (дата начала и окончания);

  • основание (документ, на основании которого вы были отправлены в командировку);

  • цель командировки (фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);

  • результаты поездки (чем подробнее, тем лучше).

  1. По мере необходимости, можно приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчёте отдельным пунктом.

  2. В конце документ должна стоять подпись и дата.

Как писать отчет о командировке: пример свободной формы

Работник вправе составить отчёт о командировке в свободной форме, например, это может быть письменный отчёт, служебная записка или доклад. При составлении отчёта следует руководствоваться следующими правилами:

  1. Документ должен содержать указание на основание поездки (например, на служебное задание самого работодателя или приглашение от стороннего юридического лица или ИП).

  2. Необходимо указать цель и результаты командировки. При успешной поездке они должны соответствовать друг другу.

  3. Следует приложить к отчёту подтверждающие результат поездки документы (например, копию подписанного сторонами договора, протокол проведённых переговоров и т. п.).

Утверждает отчёт директор компании или ИП.

Кто подписывает командировочную отчетность

Когда отчет заполнен, его необходимо утвердить. Унифицированный бланк требует подписей нескольких сотрудников:

  • самого командированного (подписываясь, он соглашается на командировку, знакомится с условиями служебного задания и затем отчитывается о командировке);

  • руководителя структурного подразделения (он формирует условия служебного задания, направляет сотрудника в командировку и затем принимает отчет);

  • руководителя организации.

Какие документы приложить к отчетности

При проверке декларации по НДС налоговый орган вправе требовать представление следующих документов:

  • подтверждающих документов, если заявлен налог к возмещению;

  • подтверждающих документов по заявленной льготе;

  • подтверждающих документов, если обнаружены противоречия, свидетельствующие о занижении суммы налога к уплате;

  • подтверждающих документов при подаче уточнённой декларации по истечении двух лет, в которой уменьшена сумма налога;

  • документов, подтверждающих место реализации услуг;

  • подтверждающих документов по ставке 0%.

Минимальный набор документов, которые необходимо иметь за отчётный период, включает:

  • декларацию по НДС;

  • книгу покупок и книгу продаж;

  • входящие и исходящие счета-фактуры.

Проверка и организация хранения отчета: нюансы

При хранении бухгалтерской отчётности в электронной форме необходимо соблюдать следующие требования:

  1. Хранить отчётность в течение срока, определённого действующими нормативами:

  • промежуточная отчётность (ежемесячная, квартальная) – не менее 5 лет;

  • годовая отчётность – постоянно, в течение всего срока деятельности организации.

  1. С целью проверки подлинности электронного отчёта в формате XML необходимо хранить:

  • электронную подпись, которой был подписан данный документ;

  • сертификат ключа проверки этой ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.

  1. Необходимо иметь (хранить) программные средства, обеспечивающие возможность воспроизведения, копирования и перезаписи электронных документов.

Где можно скачать образец отчета по командировке

В этой статье, только немного выше.

Помните, при правильном подходе подготовка командировочного задания может значительно упростить процесс выполнения рабочих задач и обеспечить успешное завершение командировки. Для получения другой бухгалтерской информации – переходите к следующим статья на нашем сайте.

Хотите зарабатывать на своих знаниях бухгалтерии? Начните работать удаленно! Получите авторскую стратегию выхода на самостоятельный заработок от Валентины Вердт.

Шпаргалка

Шпаргалка для бухгалтера

  • Бухгалтерский баланс
  • Примеры пояснений
  • Отчет о движении денежных средств
  • Отчет об изменениях капитала
  • Отчет о финансовых результатах
Скачать

Похожие статьи

  • Регистрация, ликвидация, внесение изменений в ООО ( все про ООО)
  • 01.09.2023

Расчет чистых активов по балансу

  • Счета бухгалтерского учета
  • 01.09.2023

Как устроен бухгалтерский баланс (пример)

  • Документы (акты, счета, упд)
  • 02.11.2023

Ответ на досудебную претензию: образец

  • Счета бухгалтерского учета
  • 06.02.2024

Внеоборотные и оборотные активы: состав и учет

  • Счета бухгалтерского учета
  • 26.09.2023

Счет 44 бухучета: особенности и проводки

  • Счета бухгалтерского учета
  • 24.02.2024

Анализ и оценка бухгалтерского баланса

  • Комментарии
Загрузка комментариев...