Статья 124 ТК РФ: продление или перенос отпуска

13 октября 2023
178

СОДЕРЖАНИЕ:
1. Планирование использования ежегодного отпуска
2. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска: основание
3. Ограничения при переносе отпуска
4. Документальное оформление
5. Как написать заявление на продление отпуска
6. Как написать заявление на перенос отпуска
7. Перенос отпуска при невыплате отпускных и несвоевременном уведомлении работника
8. Перенос ежегодного отпуска в связи с больничным
9. Перенос по семейным обстоятельствам
10. Присоединение ежегодного отпуска к декретному
11. Перенос отпуска в связи с производственной необходимостью по инициативе работодателя
12. Перенос отпуска в личной карточке работника
13. Ответственность за нарушение правил переноса отпуска
14. Что делать с излишне выплаченными отпускными

Необходимость планирования отпуска закреплена законодательством, но также в законодательстве прописаны и порядок продления или переноса отпуска и определены причины таких действий, а так же присутствует ответственность за нарушение правил переноса отпуска.

1. ПЛАНИРОВАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЕЖЕГОДНОГО ОТПУСКА
ТК РФ (ст. 123) предписывает работодателю планировать отпуска своих сотрудников на каждый предстоящий год, отражая время их предоставления в графике отпусков, утверждаемом не позже чем за 2 недели до начала очередного года. В соответствии с этим графиком работники и должны уходить в отпуск, а работодателю предстоит не только отпустить их туда, но еще до его начала не позднее чем:

за 2 недели предупредить под расписку о запланированном отпуске;
за 3 календарных дня выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ, информация Минтруда России от 16.06.2014).

Несмотря на то что в график — документ, обязательный для исполнения, отклонения от него не только возможны, но в некоторых случаях оказываются необходимыми.
Все причины переноса отпуска можно разделить на 3 группы:

Работодатель обязан продлить или перенести отпуск, согласовав конкретный вид действия и сроки с работником.
С просьбой о переносе выступает работник. У работодателя здесь может возникнуть как обязанность согласиться с этим, так и право дать или не дать свое согласие на перенос отпуска по желанию работника.
Инициатива переноса исходит от работодателя, и для того, чтобы он состоялся, работник должен дать свое согласие.

Оправданием последней ситуации служит производственная необходимость. Причем возможным оказывается даже перенос времени очередного отпуска на другой срок (следующий год), если работник не относится к числу тех, в отношении кого запрещено непредоставление отпуска ежегодно (ст. 124 ТК РФ). Это лица:

не достигшие возраста 18 лет;
работающие во вредных или опасных условиях.

При этом следует учитывать, что дополнительные отпуска, имеющиеся у «вредников» и некоторых иных лиц, в части переноса будут подчиняться тем же правилам, что и обычные отпуска.

2. ПРОДЛЕНИЕ ИЛИ ПЕРЕНЕСЕНИЕ ЕЖЕГОДНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА: ОСНОВАНИЕ
ТК РФ разрешает перенести ежегодный оплачиваемый отпуск в нескольких случаях:

Сотруднику вовремя не выплатили отпускные. Это надо сделать не позже, чем за три календарных дня, причем когда крайний срок выпадает на нерабочий день, выплачивают деньги накануне .
Работника предупредили о начале отпуска меньше чем за две недели .
Сотрудник болел в отпуске .
В отпуске сотрудник выполнял государственные обязанности, по которым дается освобождение от работы, например, был присяжным в суде или проходил военные сборы.
Уход работника в отпуск в текущем рабочем году негативно скажется на работе компании.
Сотрудник отозван из отпуска.
По иным основаниям, например, если работник имеет право на «удобный» отпуск (частая ситуация — когда работница хочет присоединить очередной отпуск к декрету).

Работодатель вправе закрепить в своих локальных актах другие причины переноса ежегодного отпуска.

3. ОГРАНИЧЕНИЯ ПРИ ПЕРЕНОСЕ ОТПУСКА
Число переносов отпуска закон не ограничивает, однако учитывайте, что:

нельзя переносить отпуск на будущий рабочий год работникам - «вредникам», несовершеннолетним, а также тем, кто не отдыхал в течение двух лет подряд;
отпуск, перенесенный по производственной необходимости, сотрудник должен отгулять не позже 12 месяцев по окончании года, за который он предоставлен (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Это основные ограничения, но есть и другие — для отдельных ситуаций. Их мы рассмотрим ниже.

4. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
Перечень необходимых документов зависит от того, по какой причине переносится отпуск.
К таким документам относятся:

Заявление работника. Письменное заявление обязательно только при переносе отпуска из-за просрочки выплаты отпускных или несвоевременного предупреждения об отпуске. В других случаях согласие на перенос отпуска может быть любым — устным, письменным, в виде подписи на приказе.
Уведомление о переносе отпуска. Оформляется, если инициатор переноса — работодатель. И хотя ТК РФ не обязывает уведомлять работника о переносе отпуска, это поможет снизить риски при спорах.
Приказ. На его основании вносятся изменения в график отпусков.

После оформления этих документов информация о новых датах отдыха работника вносится в график отпусков и в личную карточку.

5. КАК НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ НА ПРОДЛЕНИЕ ОТПУСКА
Как правильно оформить заявление на продление отпуска.

Следует использовать чистый лист бумаги А4;
В верхнем правом углу указание, кому адресовано заявление – ФИО и должность руководителя, ниже ФИО заявителя;
Далее по центру пишется название документа «Заявление»;
В содержании заявления формулируется просьба от лица сотрудника продлить период отдыха в связи с временной нетрудоспособностью с указанием количества дней.
Указание на трудовую норму – ст. 124 ТК РФ;
Для подтверждения причины, необходимо указать реквизиты больничного листа и приложить документ к заявлению;
Внизу подпись и дата написания заявления от руки.

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ

О ПРОДЛЕНИИ ЕЖЕГОДНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА

Руководителю исполнительного органа государственной власти Мурманской области

Фамилия И.О.

от ________________________________

(должность, наименование структурного подразделения, фамилия, имя, отчество гражданского служащего)

В СВЯЗИ С ВРЕМЕННОЙ НЕТРУДОСПОСОБНОСТЬЮ

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с временной нетрудоспособностью в период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске с 00.00.0000 по 00.00.0000 прошу продлить ежегодный оплачиваемый отпуск на ______ календарных дней и предоставить неиспользованную часть отпуска с 00.00.0000 по 00.00.0000.

Дата подпись расшифровка подписи

6. КАК НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ НА ПЕРЕНОС ОТПУСКА
Форма заявления произвольная (нормативной нет). Оно обязательно, если прямо предусмотрено законом, например, для переноса отпуска из-за поздней выплаты вами отпускных работнику. Но часто оформляется и в других случаях переноса, например из-за больничного во время отпуска.
Необходимо проверить, чтобы работник указал в заявлении, в частности, период отпуска для переноса, причину переноса, желаемую дату начала и количество дней нового отпуска, поставил свою подпись.

Образец заявления о переносе отпуска

Генеральному директору

ООО "Карандаш" Печкину Н.К.

от кладовщика Ручкина И.И.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Меня, Ручкина Игоря Ивановича, 22.03.2023 уведомили о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска, установленного графиком отпусков с 27.03.2023, продолжительностью 28 календарных дней.

На основании ч. 2 ст. 124 Трудового кодекса РФ, в связи с тем, что меня уведомили о начале отпуска позже, чем за две недели до его начала, то есть с нарушением срока, предусмотренного ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ, прошу перенести мой отпуск на другой срок.

Примечание. Важно, чтобы была указана причина переноса, так как от нее зависит, обязанность переносить ежегодный отпуск работника. Отказать работнику в переносе отпуска нельзя, в частности, в таких случаях (ч. 4 ст. 123, абз. 1, 4 ч. 1, ч. 2 ст. 124, ст. 262.2 ТК РФ):

· не выплатили ему вовремя отпускные;

· причина обязательного переноса предусмотрена локальным нормативным актом;

· о переносе отпуска просит работник, которому он положен в удобное время (например, с тремя и более детьми до 18 лет, младшему из которых еще не исполнилось 14 лет).

Прошу предоставить мне перенесенный ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 17.04.2023.

Примечание. Необходимо обязательно указать новую дату отпуска работником, с которым ее нужно согласовать или чьи пожелания учитывать, а также которому отпуск положен в удобное время. Если работник указал новый срок отпуска в следующем его рабочем году, проверьте, нет ли запрета на перенос (так, запрет есть для несовершеннолетних) (ч. 4 ст. 123, ч. 1, 2, 4 ст. 124 ТК РФ).

Лучше, чтобы новые даты работник указал "с запасом" и у работодателя осталось время уведомить его об отпуске минимум за две недели с учетом ч. 3 ст. 123 ТК РФ.

22.03.2023 Ручкин И.И. Ручкин

7. ПЕРЕНОС ОТПУСКА ПРИ НЕВЫПЛАТЕ ОТПУСКНЫХ И НЕСВОЕВРЕМЕННОМ УВЕДОМЛЕНИИ РАБОТНИКА
В этих двух случаях работник решает по своему усмотрению — отгулять отпуск или перенести. И если он выберет перенос, работодатель обязан согласовать с ним новые сроки отпуска.
Документальное оформление:

обязательно письменное заявление сотрудника о переносе отпуска;
издается приказ;
изменения отражаются в графике отпусков и в личной карточке (если она ведется).

8. ПЕРЕНОС ЕЖЕГОДНОГО ОТПУСКА В СВЯЗИ С БОЛЬНИЧНЫМ
Если во время ежегодного отпуска сотрудник был на больничном, отпуск продлевается на дни болезни. Но дни отпуска, совпавшие с нетрудоспособностью, также можно перенести на другой срок по согласованию с работником (абз. 1, 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ, подп. «а» п. 17 Правил, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Например, если работник ушел отдыхать на 14 дней, но в последние шесть дней отпуска он заболел, то на эти шесть дней можно продлить период отдыха или перенести их на будущее.
Ограничения:

если работник не сообщил о желании перенести отпуск, он автоматически продлевается;
продление (или перенос) отпуска возможны, только если болел сам сотрудник, а больничный лист выдан по заболеванию или травме (ст. 124 ТК РФ, Определение ВС от 28.02.2013 № АПЛ13-18).

Если во время отпуска у сотрудника заболел ребенок или он сам был на карантине, отпуск не переносится (письма Минтруда от 17.06.2020 № 14-2/ООГ-8522, от 09.04.2020 № 14-2/В-393). В то же время работодатель может предусмотреть в своих ЛНА перенос отпуска для ухода за заболевшим членом семьи работника (письмо Минтруда РФ от 17.06.2020 № 14-2/ООГ-8522).
Документальное оформление:

основанием переноса отпуска в связи с больничным будет волеизъявление работника и листок нетрудоспособности;
далее издается приказ о переносе отпуска, а если отпуск полностью совпал с больничным — приказ, отменяющий предыдущий приказ об отпуске.

Сведения о переносе отпуска вносятся в график и в личную карточку (если она ведется).

9. ПЕРЕНОС ПО СЕМЕЙНЫМ ОБСТОЯТЕЛЬСТВАМ
Перенести ежегодный отпуск в связи с семейными обстоятельствами работодатель обязан:

если такой перенос предусмотрен локальным нормативным актом;
по просьбе работника, имеющего право на «удобный» отпуск.

В других случаях соглашаться или нет на перенос отпуска по семейным причинам — работодатель решает сам.
Документальное оформление:

работник пишет заявление в произвольной форме, к нему желательно приложить подтверждающие документы;
на основании заявления издается приказ;
вносятся изменения в график отпусков и в личную карточку работника (если она ведется).

10. ПРИСОЕДИНЕНИЕ ЕЖЕГОДНОГО ОТПУСКА К ДЕКРЕТНОМУ
По желанию сотрудницы компания обязана предоставить ей ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам (если, конечно, у нее остались неотгуленные дни). Причем даже в том случае, если женщина проработала меньше шести месяцев (абз. 2 ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123, ст. 260 ТК РФ, письмо Роструда от 18.03.2008 № 659-6-0).
Пример. Сотрудница идет в декрет. Она попросила ежегодный отпуск на 28 календарных дней, однако за текущий рабочий год у нее осталось 10 неотгуленных дней. Работодатель может дать ей отпуск только на эти 10 дней. Документальное оформление:

основанием для присоединения ежегодного отпуска к декрету будет заявление работницы, к нему можно приложить справку о беременности из медучреждения;
издается приказ о переносе отпуска;
вносятся изменения в график и в личную карточку (если она ведется).

Отпускные выплачиваются минимум за три календарных дня до начала отпуска.

11. ПЕРЕНОС ОТПУСКА В СВЯЗИ С ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ НЕОБХОДИМОСТЬЮ ПО ИНИЦИАТИВЕ РАБОТОДАТЕЛЯ
ТК РФ называет две причины, когда инициатором переноса отпуска может быть работодатель: если нужно избежать неблагоприятных последствий для компании или возникла необходимость отозвать работника из отпуска. Обе ситуации относятся к производственной необходимости, и в обеих потребуется согласие работника.
Даже при согласии сотрудника нельзя переносить на будущий год отпуск:

несовершеннолетним;
людям, работающим во вредных и опасных условиях;
работникам, которые не отдыхали два года подряд.

А также есть специальные нормы, устанавливающие особый порядок изменения времени отдыха в связи с производственной необходимостью для некоторых категорий работников: например, у госслужащих на будущий рабочий год переносится только та часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ч. 9.2 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).
Документальное оформление переноса отпуска в связи с производственной необходимостью:
Шаг 1. Уведомьте сотрудника о необходимости перенести его отпуск или об отзыве из отпуска.
Шаг 2. Получите согласие от работника, желательно письменное. Оно может быть в виде «согласительной» фразы в уведомлении или отдельного документа. Пример формулировки:
Я, Литовцева И.С., согласна на отзыв из отпуска с 18.04.2022 и перенос неиспользованной части отпуска в размере шести календарных дней в рамках текущего рабочего года. Новые сроки отпуска сообщу дополнительно.
Шаг 3. Издайте приказ о переносе отпуска.

Перенос отпуска в графике отпусков
После утверждения новых дат отпуска необходимо внести корректировки в график отпусков. В графике, оформленном по унифицированной форме Т-7, необходимо указать:

в графе 8 — реквизиты приказа о переносе или приказа об отмене отпуска;
в графе 9 — новую дату начала отпуска.

Если отдых переносится на текущий календарный год, в графе 7 проставить фактическую дата его начала. Изменения в график отпусков, составленный работодателем на своем бланке, вносятся аналогично.

12. ПЕРЕНОС ОТПУСКА В ЛИЧНОЙ КАРТОЧКЕ РАБОТНИКА
Если продолжаете вести личные карточки Т-2, запись о переносе отпуска вносите в нее, только если на дату переноса был заполнен раздел VIII «Отпуск».
Запись при переносе части отпуска делают так:

информацию в графах 1–3, 5 не меняют;
в графах 4 и 6 зачеркивают сделанные ранее записи, затем ниже или в следующей строчке проставляют число фактически использованных дней отпуска и дату его завершения;
в графе 7 указывают реквизиты приказа о переносе.

Если отпуск переносится полностью, то в графах 1 — 7 информацию об отпуске зачеркивают, рядом с графой 7 либо ниже вписывают реквизиты приказа, отменяющего приказ о предоставлении отпуска.

13. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ПЕРЕНОСА ОТПУСКА
Работодателя, не соблюдающего нормы о переносе отпуска, могут привлечь к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. К примеру, если на будущий рабочий год перенесен отпуск сотрудника, для которого такой перенос запрещен.
Санкции за первичное нарушение:

для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.

Повторное нарушение наказывается строже:

должностных лиц оштрафуют на 10 000–20 000 рублей или дисквалифицируют на срок от года до трех лет;
ИП оштрафуют на 10 000–20 000 рублей;
организацию — на 50 000–70 000 рублей.

Работник также вправе потребовать компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

14. ЧТО ДЕЛАТЬ С ИЗЛИШНЕ ВЫПЛАЧЕННЫМИ ОТПУСКНЫМИ
Пересчитывать ли отпускные при переносе, зависит от того, попадают ли в один месяц:

дата начала старого отпуска;
дата начала перенесенного отпуска.

Если попадают, перерасчет не нужен. А если перенесенный отпуск начнется позднее, то изменится расчетный период для определения среднего заработка, и отпускные придется пересчитать. А еще проверьте, не нужно ли корректировать НДФЛ и страховые взносы.

При пересчете отпускных у сотрудника возникнет долг перед компанией. Однако зачесть переплаченную сумму в счет будущей зарплаты работодатель просто так не вправе, должно быть согласие работника (ст. 137 ТК РФ, Апелляционное определение ВС Республики Саха (Якутия) от 28.03.2018 по делу № 33-1157/2018).
Сформулировать согласие можно так:
В связи тем, что шесть дней моего ежегодного оплачиваемого отпуска перенесены на другой период, прошу зачесть излишне выплаченные мне отпускные в сумме 12 010 рублей в счет заработной платы за май 2022 года.
Переплату можно не только зачесть, но и внести на банковский счет или в кассу компании.