1. Что такое среднесписочная численность работников
1.1. Среднесписочная численность вновь созданной организации
1.2. Когда нужна среднесписочная численность
2. Среднесписочная численность работников общий порядок и формула расчета
2.1. Каких работников не нужно включать в ССЧ
2.2. ССЧ сотрудников с полным рабочим днем
2.3. ССЧ работников с неполной ставкой
2.4. ССЧ всех работников. Пример расчета
3. Особенности отражения среднесписочной численности в отчетности
4. Сроки представления отчетности по среднесписочной численности
5. Что грозит за непредставление сведений
Количественная характеристика персонала на предприятии измеряется такими показателями, как списочная и среднесписочная численность работников. Каждый вид численности используется для различных целей. Подробнее в нашей статье.
1. ЧТО ТАКОЕ СРЕДНЕСПИСОЧНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ
Среднесписочная численность (ССЧ) — это усреднённый показатель количества работников, которые числились на предприятии в течение определённого временного интервала.
К примеру, рассчитать месячный ССЧ можно по формуле:
ССЧ = Сумма СЧ за все дни месяца/Число дней в месяце
СЧ показывает, сколько человек работало на предприятии в определённую дату. Учитываются все сотрудники в штате:
- фактически работавшие в день, за который ведётся расчёт, в том числе удалённые;
- отсутствовавшие на рабочем месте по каким-либо причинам, например:
- командировка;
- отпуск;
- декрет;
- болезнь;
- выполнение общественных обязанностей;
- прогул.
- акционеры и учредители, если предприятие выплачивает им зарплату.
1.1. Среднесписочная численность вновь созданной организацииВ расчёте списочной численности каждый работник берётся за единицу и учитывается однократно. Следовательно, СЧ представляет собой сумму единиц персонала. Значение СЧ должно соответствовать табелю учёта рабочего времени — документу, который служит обоснованием для начисления зарплаты.
Вновь созданные организации при расчете суммируют среднесписочную численность за все отработанные в соответствующем году месяцы и делят полученную сумму на 12, а не на количество месяцев работы.
1.2. Когда нужна среднесписочная численность
Среднесписочная численность работников компании и ИП — один из самых важных показателей. Его нужно определять при сдаче РСВ — расчета по страховым взносам, квартальных расчетов в ФСС и Пенсионный фонд, а также при составлении статистической отчетности. Кроме того, от среднесписочной численности зависит, в каком виде налогоплательщики и страхователи должны отчитаться перед инспекцией и фондами. Чтобы понять отличия ССЧ от СЧ необходимо обратиться к понятию ССЧ и подробной формуле её расчета.
При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться порядком, который Росстат предписывает применять для заполнения статистической формы.
Общую формулу расчета среднесписочной численности работников за год можно представить следующим образом :
СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + ... + СрЧ 12) / 12
СрЧ год — это среднесписочная численность за год;
СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, ..., декабрь).
В свою очередь, для расчета среднесписочной численности работников за месяц нужно просуммировать списочную численность за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, и разделить эту сумму на число календарных дней этого месяца.
2.1. Каких работников не нужно включать в ССЧ
При расчёте СЧ а, следовательно, и ССЧ не нужно учитывать:
- контрагентов и подрядчиков, с которыми сотрудничество оформлено договором ГПХ;
- собственников бизнеса, если они не получают зарплату;
- специалистов, которые проходят учёбу с отрывом от производства;
- внешних совместителей.
Если сотрудник занимает больше одной ставки или является внутренним совместителем, то в СЧ он приравнивается к единице. В отличие от внутренних совместителей, внешние в СЧ не учитываются.
Также есть категории кадрового состава, которые учитываются при определении списочной численности, но не учитываются для среднесписочной. Это неработающие сотрудники в декрете, отпуске по уходу за детьми или учебном отпуске без сохранения зарплаты.
2.2. ССЧ сотрудников с полным рабочим днем
Если часть работников занята полное рабочее время, а другая часть — неполное рабочее время, среднесписочную численность нужно считать следующим образом:
Сначала определить среднесписочную численность сотрудников на полном графике за каждый месяц отчетного периода. Затем найти среднесписочную численность сотрудников на неполном графике за каждый месяц отчетного периода.
При подсчете ССЧ сотрудников с полным рабочим днем, прежде всего, необходимо выяснить, какой была численность работников в каждом из календарных дней месяца, включая выходные и праздники. Численность в нерабочий день принимается равной численности в предшествующий рабочий день.Численность за каждый день месяца нужно просуммировать и разделить на количество календарных дней месяца. Полученное число следует округлить до целого значения (остаток менее 0,5 отбрасывается, остаток 0,5 и более округляется в большую сторону).
2.3. ССЧ работников с неполной ставкой
Работников, занятых неполное рабочее время, нужно считать обособленно. Правда, это относится лишь к тем, кто переведен на неполный график по трудовому договору, штатному расписанию, либо давал письменное согласие на неполное рабочее время.
Люди, для которых сокращенное рабочее время установлено на основании закона (инвалиды, несовершеннолетние и пр.), учитываются на общих основаниях как целые единицы. Кроме того, на общих основаниях учитываются специалисты, перешедшие на неполное рабочее время не добровольно, а по инициативе работодателя.
Алгоритм расчета следующий:
- Чтобы определить показатель за месяц, нужно взять количество человеко-часов, отработанных всеми не полностью занятыми сотрудниками в данном месяце.
Важная деталь: если в рабочий день человек отсутствовал по причине болезни, отпуска или прогула, количество человеко-часов берется за предыдущий рабочий день.
- Полученный результат необходимо разделить на продолжительность рабочего дня. В итоге получится количество человеко-дней за данный месяц.
- Далее показатель человеко-дней за месяц необходимо разделить на количество рабочих дней по календарю данного месяца. Полученная величина — это среднесписочная численность не полностью занятых работников за месяц.
Среднесписочная численность рассчитывается для квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Принцип такой: посчитайте количество работников за каждый месяц периода и разделите на количество месяцев в этом периоде. Если за период расчёта ничего не менялось — сотрудники не увольнялись и не приходили, работали на полной ставке, просто посчитайте их по головам.
Бывают ситуации посложнее. Появляются новые сотрудники и уходят старые, кто-то берёт декретный отпуск, а кто-то работает неполный день.
Чтобы всё правильно посчитать, делаем следующее:
- Считаем ССЧ сотрудников с полным рабочим днем.
- Сложите работников за каждый день месяца — даже тех, кто болел или был в отпуске — и разделите на общее число дней в месяце.
- Таким же способом посчитайте сотрудников за остальные месяцы.
- Считаем ССЧ сотрудников с неполной ставкой.
- Если у вас нет сотрудников с неполным рабочим днём, переходите к следующему шагу.
- Сначала посчитайте, сколько часов отработали все сотрудники с неполной ставкой за каждый месяц.
- Отработанные часы сотрудников разделите на дневную норму рабочих часов, умноженную на число рабочих дней в месяце.
- Считаем ССЧ всех сотрудников.
- Сложите ССЧ сотрудников с полным рабочим днём и неполной ставкой за каждый месяц. Результат округлите до целого числа.
- Разделите количество работников на полной и неполной ставке на количество месяцев в периоде. Снова округлите до целого числа.
- квартал – посчитайте ССЧ сотрудников с января по март и разделите на 3;
- полугодие – посчитайте ССЧ сотрудников с января по июнь и разделите на 6;
- 9 месяцев – посчитайте ССЧ сотрудников с января по сентябрь и разделите на 9;
- год – посчитайте ССЧ сотрудников с января по декабрь и разделите на 12.
Итоговый результат среднесписочной численности работников нужен для РСВ и 4-ФСС.
От ССЧ зависит, как работодатель будет отчитываться по сотрудникам: на бумаге или электронно. Например, РСВ можно сдавать на бумаге, только если сотрудников не больше 10. Еще ССЧ влияет на ограничения для УСН и патента. На патенте численность не должна превышать 15 человек, а на УСН — 130. Если сотрудников станет больше, придется сменить систему налогообложения.
4. СРОКИ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ ПО СРЕДНЕСПИСОЧНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ

Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются организациями в налоговый орган не позднее 20 января текущего года.
В случае создания (реорганизации) организации - не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована).
Информация подается в составе Расчета по страховым взносам (РСВ).
За срыв срока при сдаче РСВ ответственность предусмотрена ст. 119 НК РФ — штраф в размере от 5% до 30% от суммы неуплаченных вовремя взносов, но не менее 1000 руб.
Если субъект хозяйствования не подаст сведения по форме П-4, к нему могут быть применены меры воздействия в соответствии со ст. 13.19 КоАП РФ:
- административный штраф в отношении должностных лиц выписывается в сумме от 10 до 20 тыс. руб.;
- штраф применительно к юридическим лицам в размере от 20 до 70 тыс. руб.;
- при повторном нарушении максимальный уровень взыскания для должностных лиц возрастает до 50 тыс. руб., для предприятий до 150 тыс. руб.