Порядок приема на работу: ТК РФ, правила, трудоустройство, пошаговая инструкция

В современном мире прием сотрудника на работу – это достаточно многогранный процесс, включающий в себя множество этапов и требующий тщательной подготовки. От того, насколько правильно и своевременно будут выполнены все необходимые действия, зависит не только успешная работа нового сотрудника, но и стабильность и репутация компании в целом.

НПА регулирующие порядок приема на работу

Порядок приёма на работу регулируется различными нормативными правовыми актами. Вот основные из них:

1. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 – утверждение форм первичной учётной документации.

2. Постановление Правительства РФ № 29 от 21.01.2015 – правила сообщения работодателем о заключении трудового договора или гражданско-правового договора с госслужащим.

3. Приказ Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021 – порядок ведения трудовых книжек.

4. ФЗ № 439 от 16.12.2019 – электронные трудовые книжки (ЭТК).

5. Постановление правления ПФ РФ № 245п от 31.10.2022, Приказ Минтруда РФ № 713н от 10.11.2022 – формы составления сведений о трудовой деятельности и порядок их заполнения.

6. Приказ Росархива № 71 от 22.05.2019 – правила делопроизводства в госорганах.

7. Приказ Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29Н —-порядок проведения медосмотров.

8. Постановление Правительства РФ № 511 от 30.03.2022, Постановление Правительства РФ № 1365 от 01.08.2022 – регулирование трудовых отношений.

Общий порядок приема на работу

Для того, чтобы принять кандидата на работу следует пройти проверенные практикой этапы:

1. Получение согласия поступающего на работу, на обработку персональных данных.

2. Предоставление документов, необходимых для приёма на работу.

3. Ознакомление работника с локальными нормативными актами работодателя, коллективным договором.

4. Подписание трудового договора.

5. Издание приказа о приёме на работу.

6. Ознакомление работника с приказом о приёме на работу под роспись.

7. Оформление трудовой книжки.

8. Оформление личной карточки работника.

9. Подача в ПФР необходимых документов для оформления свидетельства пенсионного страхования (при отсутствии у работника такового).

10. Для отдельных категорий работников могут потребоваться дополнительные мероприятия.

Порядок трудоустройства: анализ документов кандидата

При приёме на работу кандидат должен предоставить следующие документы:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

• конечно же, СНИЛС;

• документы воинского учёта, за исключением сотрудников-иностранцев;

• документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний или специальной подготовки.

Требовать дополнительные документы можно только в оговоренных законом случаях. Например, для определённых должностей требуются результаты предварительного медосмотра и справки об отсутствии судимости.

Как принять на работу сотрудника: медицинский осмотр

Лица, которые хотят трудоустроиться на место работы, связанное с:

• опасными производственными факторами;

• вредными условиями труда;

• движением и вождением транспорта;

• оказанием услуг населению в части питания, медицины, образования, водопроводного хозяйства и т.д., 

обязаны проходить предварительный медицинский осмотр (статья 220 ТК РФ).

Направление на него выдаёт работодатель после подписания приказа о приёме на работу. Оно составляется в свободной форме и выдаётся под подпись. По итогам медосмотра работнику выдаётся заключение. Его нужно отдать работодателю. Второй экземпляр остаётся в медучреждении.

Прием сотрудника на работу: ознакомление с ЛНА работодателя

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить нового сотрудника с ЛНА под подпись, однако это должно произойти до заключения трудового договора (статья 68 Трудового кодекса РФ). Важно понимать, что ознакомление должно касаться только тех документов, которые имеют непосредственное отношение к трудовым функциям сотрудника. Например, положение о командировках или режиме ненормированного рабочего дня следует показывать только тем, кому они пригодятся в профессиональной деятельности.

Прием на работу по трудовому кодексу: оформление трудового договора

Порядок заключения трудового договора включает несколько этапов:

1. Сбор с будущего работника документов, о которых подробнее написано выше.

2. Ознакомление работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с работой сотрудника, с коллективным договором.

3. Прохождение обязательного предварительного медицинского осмотра (для несовершеннолетних и некоторых категорий работников).

4. Заключение трудового договора в письменной форме в двух экземплярах, которые подписываются сторонами.

5. Оформление приказа о приеме на работу за подписью руководителя.

6. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника.

Прием на работу сотрудника: подписание документов о материальной ответственности, неразглашении и других обязательствах

При приёме на работу с некоторыми категориями сотрудников необходимо заключить соглашение о материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Это относится к работникам, которые работают с деньгами или обслуживают материально-товарные ценности.

Полный перечень работ и должностей, для которых требуется такой договор при приёме на предприятие, указан в Постановлении Минтруда и соцразвития РФ № 85 от 31.12.2002.

Также при приёме на работу необходимо взять с сотрудника согласие на обработку персональных данных (ст. 6, ст. 9 ФЗ № 152 от 27.07.2006).

Если в компании строгий режим, в котором есть коммерческая тайна, то сразу при приёме на работу придётся предоставить сотруднику на подписание документы, запрещающие её разглашать (ФЗ № 98 от 29.07.2004).

Правила приема на работу: издание приказа

Издание приказа о приёме на работу регламентирует статья 68 Трудового кодекса РФ.

Вот основные правила:

• приказ издаётся на основании заключённого трудового договора;

• содержание приказа должно соответствовать условиям этого договора;

• работника знакомят с приказом под роспись в течение трёх дней со дня фактического начала работы.

Требования к приказу и его бланку законодательством в настоящее время строго не регламентированы. Главное – наличие обязательных для этого документа реквизитов и соответствие условиям трудового договора, являющегося основанием приказа.

Процедура приема на работу: внесение записи в трудовую книжку, если ведется и отправка отчета в СФР

Если у работника уже есть трудовая книжка, то в нее вносится запись о приеме на работу. Если нет, то её следует завести, обычно это делает бухгалтер. Далее в трудовой книжке указывают номер записи, дату принятия на работу, название организации, должность и основание для приема на работу (ссылка на трудовой договор).

После работодатель обязан передать информацию о приеме работника в СФР для начисления страховых взносов и пенсионных накоплений. Отчет должен быть отправлен в течение 3-х дней после заключения трудового договора.

Куда сообщить о приеме на работу сотрудника

Необходимо сообщить в СФР, об этом написали выше. А вот если вы принимаете на работу иностранного гражданина в 2024 году, то вам необходимо уведомить территориальное подразделение Главного управления МВД по вопросам миграции.

Правила оформления бланка уведомления закреплены Приказом МВД № 536. Форму можно заполнить на компьютере или от руки, но без зачёркиваний, сокращений, исправлений.

Срок для подачи уведомления о приёме иностранца в 2024 году – 3 рабочих дня с даты заключения договора. Отправить бланк можно двумя способами:

• на бумаге лично в МВД, либо по почте с отметкой о вручении и описью вложения;

• онлайн через Госуслуги. Для этого работодателю понадобится подтверждённая учётная запись и УКЭП.

Процесс трудоустройства: ответственность за нарушения при приеме на работу

За нарушения при приёме на работу предусмотрены штрафы по статье 5.27 КоАП РФ. Вот некоторые примеры нарушений и соответствующие штрафы:

• если работодатель заключил соглашение с работником, не предоставившим все обязательные по закону документы, для должностных лиц штраф от 1000 до 5000 руб., а для компании – от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение штраф возрастёт до 70 000 руб.

• если не заполнили трудовую книжку – до 50 000 руб., за повторное нарушение – до 70 000 руб.

• если допустили неточности в договоре или не заключили его вовсе – штраф до 100 000 руб., за повторное нарушение – до 200 000 руб.

• если отсутствует заключение о прохождении сотрудником предварительного медосмотра – до 70 000 руб.

• если трудящийся не поставил подпись, подтверждающую, что он ознакомился с внутренними правилами и инструкциями, – до 70 000 руб.

• если не уведомить военкомат о новом сотруднике, подлежащем воинскому учёту, то грозит штраф до 3000 рублей (ст. 21.1 КоАП РФ).

• если работодатель не сообщит о приёме бывшего госслужащего на бывшее место его службы, то руководителя вправе оштрафовать на 20 000-50 000 рублей, а компанию – на 100 000–500 000 рублей (ст. 19.29 КоАП РФ).

Подводя итог, можно сказать, что прием сотрудника на работу – это сложный и ответственный процесс, который требует от работодателя тщательной подготовки и внимания к деталям. Будьте всегда в курсе бухгалтерских новостей – чаще заходите на наш сайт