Вкладыш в трудовую книжку порядок оформления: как правильно оформить и вклеить

Трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения и определения стажа граждан Российской Федерации. Она используется при расчете и назначении пенсий в России. Указанный формуляр оформляется при первом трудоустройстве физического лица и сопровождает его при всех последующих перемещениях по должностям или местам работы. В результате может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Все факты, связанные с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке. К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие.

На основании сведений, содержащихся в трудовой книжке, можно рассчитать периоды исполнения гражданином должностных обязанностей, его стаж. Отраженные в ней записи могут подтвердить или опровергнуть как квалификацию работника, так и его профессиональную карьеру.

Учитывая особое значение трудовой книжки, законодатель разработал Правила их ведения и хранения, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Каждая трудовая книжка и любая запись, вносимая в нее, должны соответствовать вышеназванному нормативному документу.

В соответствии с пунктом 38 указанных Правил если в трудовой книжке заполнены все страницы, то возникает необходимость оформления вкладыша в неё. Форма такого документа разработана и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Следует учесть, что оформить вкладыш в трудовую книжку как самостоятельный документ нельзя. Данное предписание прямо следует из абзаца 2 пункта 38 Правил.

Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку.

Несоблюдение данного предписания, равно как и его игнорирование, может явиться основанием для привлечения соответствующей организации или предпринимателя к ответственности в виде штрафа, размеры которого установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Порядок работы с вкладышами в ТК

Вкладыш для трудовой относится к бланкам строгой отчётности, обязанность работодателей — обеспечивать ими работников, а также вести их учёт в специальных журналах. Позаботьтесь, чтобы в организации было достаточное количество чистых бланков — это прямо прописано в п. 44 Порядка. До того как завести вкладыш в трудовую книжку, попросите работника написать заявление в свободной форме. Работодатель может взимать с сотрудников плату за чистые бланки (п. 41 Порядка № 320н). Поэтому, если не выдаете их бесплатно, попросите сотрудника указать в заявлении также способ, которым он возместит стоимость бланка. Например, путём удержания из зарплаты или наличными в кассу организации. На основании заявления подайте заявку в бухгалтерию на получение чистого бланка.

О факте выдачи нового бланка сотруднику сделайте запись в книге учета. Это обязательный для работодателя документ, вести ее можно в свободной форме или по форме из приложения 3, утвержденного постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. По окончании каждого месяца передайте в бухгалтерию отчет о наличии бланков, а также о суммах, полученных от сотрудников, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 41 Порядка № 320н).

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку: работник или работодатель

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них обязан приобретать работодатель (п. 44 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н". Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек" (Зарегистрировано в Минюсте России 01.06.2021 N 63748) 44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Заполнить вкладыш в трудовую книжку нужно, когда необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела заняты. Вносить новую запись в другие свободные разделы трудовой книжки нельзя. Например, запись о переводе вносят в раздел «Сведения о работе». Если он кончился, оформлять их в «Сведения о награждении» нельзя. Оформите вкладыш в трудовую книжку по тем же правилам, что и саму трудовую. Титульные листы двух документов должны быть идентичными. При заполнении вкладыша трудовой книжки внесите в соответствующие графы ФИО сотрудника (отчество — если есть), дату рождения, сведения об образовании.

До того как оформить вкладыш в трудовую, поставьте на свободное место верхней части титульного листа основной книжки штамп с надписью: «Выдан вкладыш». Укажите его серию и номер. Ставить штамп на внутреннюю сторону обложки по новому порядку запрещено. Если выдаете второй и последующие вкладыши и на титульном листе не осталось свободного места для штампа, поставьте его на титульный лист первого вкладыша трудовой книжки.

При заполнении вкладыша в трудовую книжку продолжите нумерацию записей по соответствующим разделам трудовой книжки. Записи вносятся по тем же правилам, что установлены для трудовых. Если кадровик допустил ошибки при заполнении, их нужно исправить. В противном случае у сотрудника возникнут трудности при оформлении пенсионных пособий, получении льгот.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Подробное видео-инструкцию можете посмотреть по ссылке.

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

• дату заполнения документа;
• персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

• данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
• порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
• недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку сотрудника компании

Новый порядок не содержит правил, как правильно вшить вкладыш в трудовую. Сказано лишь, что он неотъемлемая часть ТК и без неё недействителен. Поэтому лучше их скреплять, а каким способом будете это делать — решайте сами. Вшивать или прикреплять степлером. Скрепки лучше не использовать — способ ненадежный. Конкретное место в ТК, куда вшивать или крепить вкладыш, Порядок № 320н не определяет. Но лучше вшить или прикрепить его в середину блока, где заканчиваются сведения о работе и начинаются сведения о награждении. Так вы точно не ошибетесь и не внесете запись о работе в сведения о награждении. Избежит такой ошибки с вашей помощью и следующий работодатель сотрудника.

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

• внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
• проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную приказом Минтруда № 320н.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». 

Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:

• прямоугольный контур;
• словосочетание «Выдан вкладыш»;
• слова «Серия» и «Номер»;
• линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

С 01.09.2021 в Правилах ведения трудовых книжек четко указано, что штамп проставляется на титульном листе трудовой книжки (стр. 1), а если на нем нет места, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка № 320н).

Если у работника изменилась фамилия

Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально ­уполномоченного им лица и ­печатью организации (или печатью кадровой службы).

На вкладыше отсутствует печать