В бухгалтерской деятельности часто возникает необходимость в обмене информацией между сотрудниками и отделами. Одним из распространенных инструментов для этого является служебная записка. В статье рассмотрим её виды и назначение.
Что такое служебная записка
Служебная записка – документ, который используется для обмена информацией внутри организации между ее сотрудниками или отделами. Она составляется в произвольной форме и содержит краткое изложение вопроса или предложения по его решению.
Служебные записки условно можно разделить на следующие виды:
-
информационные – содержат сведения о текущих делах, событиях, изменениях в работе;
-
аналитические – содержат анализ ситуации, обоснование необходимости принятия определенного решения;
-
пояснительные – содержат пояснения к действиям или документам;
-
запросные – содержат запрос на получение информации или помощи;
-
отчетные – содержат отчет о проделанной работе или выполнении задания.
Служебные записки используются для решения различных задач и вопросов в рамках организации. Они помогают:
-
Обеспечить обмен информацией между сотрудниками.
-
Выразить свое мнение или предложение по определенному вопросу.
-
Получить информацию от коллег или отделов.
-
Отчитаться о выполнении задания или работы.
Служебная записка на замену оборудования
Служебная записка на замену оборудования – это документ, который составляет заинтересованное (материально ответственное) лицо для того, чтобы проинформировать руководство о том, что нужно закупить конкретные товары. Обычно оформляется с пояснением, почему необходимо заменить оборудование.
В записке необходимо указать:
-
наименование организации, ФИО, должность руководителя, на имя которого она составляется;
-
данные автора записки – ФИО, должность, подразделение;
-
заголовок (опционально, например, «О замене компьютера»);
-
причину выхода старого компьютера из строя;
-
просьбу о замене компьютера;
-
дату составления записки;
-
подпись.
Унифицированной формы служебной записки о замене оборудование не существует. В организации, как правило, существуют свои правила составления записок, закреплённые на уровне локального нормативного акта – инструкции по делопроизводству.
Функции служебной записки на приобретение оборудования и когда ее составляют
Служебная записка о замене оборудования, например, компьютера – это первичный документ, который обосновывает приобретение техники.
С помощью служебной записки работник доводит до сведения руководителя информацию о замене оргтехники.
Такие закупки обычно требуются:
-
Когда тот, либо иной ресурс организации заканчивается (изнашивается, становится непригодным для использования, либо морально устаревает) и в организации встаёт вопрос о том, как его заменить.
-
Если те, либо иные средства труда необходимы для работы, но их попросту нет в организации (либо их не хватает).
Кто может написать служебку на приобретение оборудования
Служебная записка о покупке обычно составляется от лица, ответственного за административно-хозяйственные вопросы компании или это может быть сотрудник отдела закупок, руководитель структурного подразделения, главный инженер или другой сотрудник, который нуждается в приобретении оборудования.Записка направляется на имя руководителя компании. Если руководитель сочтет покупку необходимой, он может издать приказ о выдаче денег на покупку ответственному лицу или поручить бухгалтерии произвести оплату покупки безналичным расчетом.
Как правило, оформление служебной записки на приобретение оборудования не отличается от оформления других служебных записок. В ней должны быть указаны следующие данные:
-
название и реквизиты организации;
-
дата и номер служебной записки;
-
заголовок документа, например “Служебная записка на приобретение оборудования”;
-
текст записки с указанием наименования оборудования, его характеристик и количества;
-
обоснование необходимости приобретения оборудования;
-
подпись составителя записки.
Правила оформления служебной записки на приобретение оборудования
Оформление служебных записок обычно не регламентируется специальными стандартами, однако для удобства и единообразия их оформления рекомендуется придерживаться следующих правил:
-
Служебная записка должна быть составлена на фирменном бланке организации.
-
В верхней части бланка указываются данные отправителя и получателя (ФИО, должность, подразделение).
-
Текст записки должен быть кратким, ясным и содержательным, без лишних подробностей и эмоций.
-
Под текстом записки ставится подпись отправителя.
Для правильного оформления служебной записки следуйте такому шаблону написания:
-
Должность и ФИО руководителя, на имя которого пишут служебную записку.
-
Должность и ФИО составителя записки.
-
Наименование документа.
-
Описание проблемы и просьбу приобрести то или иное оборудование.
-
Характеристики оборудования. Здесь можно указать марку, модель, мощность, объем, артикул (при необходимости).
-
Дату и подпись работника, составившего документ.
Порядок рассмотрения служебной записки о необходимости приобретения оборудования
Служебная записка о приобретении оборудования рассматривается в следующем порядке:
-
Руководитель организации или ответственное лицо получает служебную записку и знакомится с изложенной в ней информацией.
-
При необходимости, руководитель может запросить дополнительную информацию или пояснения от составителя служебной записки.
-
Руководитель принимает решение о необходимости приобретения оборудования на основании изложенных в служебной записке данных.
-
Если принято положительное решение, руководитель оформляет приказ о приобретении оборудования или дает поручение ответственным лицам.
-
В случае отрицательного решения, руководитель указывает мотивировку в служебной записке или оформляет письменный отказ.
Как правильно написать служебную записку на приобретение оборудования
Для того чтобы правильно написать служебную записку на приобретение оборудования, необходимо учесть следующие моменты:
-
Укажите название и реквизиты вашей организации, а также дату и номер служебной записки.
-
В заголовке документа напишите “Служебная записка на приобретение оборудования”.
-
В тексте записки укажите наименование оборудования, его характеристики и количество. Обоснуйте необходимость приобретения оборудования для выполнения рабочих задач.
-
Подпишите записку своим именем и должностью.
-
Передайте записку на рассмотрение руководителю или ответственному лицу.
Образец служебной записки на приобретение оборудования
Образец служебной записки:
ООО “Пример”
г. Москва
20.10.2021 № 123
Служебная записка на приобретение оборудования
Начальнику отдела снабжения
И.И. Иванову
Уважаемый Иван Иванович!
В связи с расширением функционала отдела и увеличением объемов работы, прошу Вас рассмотреть возможность приобретения нового оборудования для отдела.
Необходимое оборудование:
Принтер HP LaserJet Pro MFP M428fdw (1 шт.)
Сканер Canon imageFORMULA P-20 (1 шт.)
Указанное оборудование необходимо для выполнения следующих задач:
– печать документов в больших объемах;
– сканирование и распознавание документов;
– отправка отсканированных документов по электронной почте.
Новый принтер и сканер позволят ускорить процесс обработки документов и повысить качество работы отдела.
С уважением,
Начальник отдела
А.А. Петров
Срок хранения служебной записки о закупке оборудования
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённому Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет.
При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения.
Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определён уставом компании.
Итак, служебная записка является важным инструментом для обмена информацией в рамках работы организации. Знание видов служебных записок, их назначения и правил оформления поможет сотрудникам более эффективно использовать этот инструмент для решения текущих задач и вопросов. Другими словами – для большей эффективности продолжайте читать статьи на нашем сайте.