Служебная записка о приобретении оборудования: как правильно составить, пример

В бухгалтерской деятельности часто возникает необходимость в обмене информацией между сотрудниками и отделами. Одним из распространенных инструментов для этого является служебная записка. В статье рассмотрим её виды и назначение.

Что такое служебная записка

Служебная записка – документ, который используется для обмена информацией внутри организации между ее сотрудниками или отделами. Она составляется в произвольной форме и содержит краткое изложение вопроса или предложения по его решению.

Служебные записки условно можно разделить на следующие виды:

  • информационные – содержат сведения о текущих делах, событиях, изменениях в работе;

  • аналитические – содержат анализ ситуации, обоснование необходимости принятия определенного решения;

  • пояснительные – содержат пояснения к действиям или документам;

  • запросные – содержат запрос на получение информации или помощи;

  • отчетные – содержат отчет о проделанной работе или выполнении задания.

Служебные записки используются для решения различных задач и вопросов в рамках организации. Они помогают:

  1. Обеспечить обмен информацией между сотрудниками.

  2. Выразить свое мнение или предложение по определенному вопросу.

  3. Получить информацию от коллег или отделов.

  4. Отчитаться о выполнении задания или работы.

Служебная записка на замену оборудования

Служебная записка на замену оборудования – это документ, который составляет заинтересованное (материально ответственное) лицо для того, чтобы проинформировать руководство о том, что нужно закупить конкретные товары. Обычно оформляется с пояснением, почему необходимо заменить оборудование.

В записке необходимо указать:

  • наименование организации, ФИО, должность руководителя, на имя которого она составляется;

  • данные автора записки – ФИО, должность, подразделение;

  • заголовок (опционально, например, «О замене компьютера»);

  • причину выхода старого компьютера из строя;

  • просьбу о замене компьютера;

  • дату составления записки;

  • подпись.

Унифицированной формы служебной записки о замене оборудование не существует. В организации, как правило, существуют свои правила составления записок, закреплённые на уровне локального нормативного акта – инструкции по делопроизводству.

Функции служебной записки на приобретение оборудования и когда ее составляют

Служебная записка о замене оборудования, например, компьютера – это первичный документ, который обосновывает приобретение техники.

С помощью служебной записки работник доводит до сведения руководителя информацию о замене оргтехники.

Такие закупки обычно требуются:

  1. Когда тот, либо иной ресурс организации заканчивается (изнашивается, становится непригодным для использования, либо морально устаревает) и в организации встаёт вопрос о том, как его заменить.

  2. Если те, либо иные средства труда необходимы для работы, но их попросту нет в организации (либо их не хватает).

Кто может написать служебку на приобретение оборудования

Служебная записка о покупке обычно составляется от лица, ответственного за административно-хозяйственные вопросы компании или это может быть сотрудник отдела закупок, руководитель структурного подразделения, главный инженер или другой сотрудник, который нуждается в приобретении оборудования.Записка направляется на имя руководителя компании. Если руководитель сочтет покупку необходимой, он может издать приказ о выдаче денег на покупку ответственному лицу или поручить бухгалтерии произвести оплату покупки безналичным расчетом.

Как правило, оформление служебной записки на приобретение оборудования не отличается от оформления других служебных записок. В ней должны быть указаны следующие данные:

  • название и реквизиты организации;

  • дата и номер служебной записки;

  • заголовок документа, например “Служебная записка на приобретение оборудования”;

  • текст записки с указанием наименования оборудования, его характеристик и количества;

  • обоснование необходимости приобретения оборудования;

  • подпись составителя записки.

Правила оформления служебной записки на приобретение оборудования

Оформление служебных записок обычно не регламентируется специальными стандартами, однако для удобства и единообразия их оформления рекомендуется придерживаться следующих правил:

  1. Служебная записка должна быть составлена на фирменном бланке организации.

  2. В верхней части бланка указываются данные отправителя и получателя (ФИО, должность, подразделение).

  3. Текст записки должен быть кратким, ясным и содержательным, без лишних подробностей и эмоций.

  4. Под текстом записки ставится подпись отправителя.

Для правильного оформления служебной записки следуйте такому шаблону написания:

  1. Должность и ФИО руководителя, на имя которого пишут служебную записку.

  2. Должность и ФИО составителя записки.

  3. Наименование документа.

  4. Описание проблемы и просьбу приобрести то или иное оборудование.

  5. Характеристики оборудования. Здесь можно указать марку, модель, мощность, объем, артикул (при необходимости).

  6. Дату и подпись работника, составившего документ.

Порядок рассмотрения служебной записки о необходимости приобретения оборудования

Служебная записка о приобретении оборудования рассматривается в следующем порядке:

  1. Руководитель организации или ответственное лицо получает служебную записку и знакомится с изложенной в ней информацией.

  2. При необходимости, руководитель может запросить дополнительную информацию или пояснения от составителя служебной записки.

  3. Руководитель принимает решение о необходимости приобретения оборудования на основании изложенных в служебной записке данных.

  4. Если принято положительное решение, руководитель оформляет приказ о приобретении оборудования или дает поручение ответственным лицам.

  5. В случае отрицательного решения, руководитель указывает мотивировку в служебной записке или оформляет письменный отказ.

Как правильно написать служебную записку на приобретение оборудования

Для того чтобы правильно написать служебную записку на приобретение оборудования, необходимо учесть следующие моменты:

  1. Укажите название и реквизиты вашей организации, а также дату и номер служебной записки.

  2. В заголовке документа напишите “Служебная записка на приобретение оборудования”.

  3. В тексте записки укажите наименование оборудования, его характеристики и количество. Обоснуйте необходимость приобретения оборудования для выполнения рабочих задач.

  4. Подпишите записку своим именем и должностью.

  5. Передайте записку на рассмотрение руководителю или ответственному лицу.

Образец служебной записки на приобретение оборудования

Образец служебной записки:


ООО “Пример”

г. Москва

20.10.2021 № 123


Служебная записка на приобретение оборудования


Начальнику отдела снабжения

И.И. Иванову


Уважаемый Иван Иванович!


В связи с расширением функционала отдела и увеличением объемов работы, прошу Вас рассмотреть возможность приобретения нового оборудования для отдела.


Необходимое оборудование:


Принтер HP LaserJet Pro MFP M428fdw (1 шт.)

Сканер Canon imageFORMULA P-20 (1 шт.)


Указанное оборудование необходимо для выполнения следующих задач:

– печать документов в больших объемах;

– сканирование и распознавание документов;

– отправка отсканированных документов по электронной почте.


Новый принтер и сканер позволят ускорить процесс обработки документов и повысить качество работы отдела.


С уважением,

Начальник отдела

А.А. Петров

Срок хранения служебной записки о закупке оборудования

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённому Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет.

При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения.

Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определён уставом компании.


Итак, служебная записка является важным инструментом для обмена информацией в рамках работы организации. Знание видов служебных записок, их назначения и правил оформления поможет сотрудникам более эффективно использовать этот инструмент для решения текущих задач и вопросов. Другими словами – для большей эффективности продолжайте читать статьи на нашем сайте.

Похожие статьи

  • Регистрация, ликвидация, внесение изменений в ООО ( все про ООО)
  • 01.09.2023

Расчет чистых активов по балансу

  • Счета бухгалтерского учета
  • 01.09.2023

Как устроен бухгалтерский баланс (пример)

  • Документы (акты, счета, упд)
  • 02.11.2023

Ответ на досудебную претензию: образец

  • Счета бухгалтерского учета
  • 06.02.2024

Внеоборотные и оборотные активы: состав и учет

  • Счета бухгалтерского учета
  • 26.09.2023

Счет 44 бухучета: особенности и проводки

  • Счета бухгалтерского учета
  • 24.02.2024

Анализ и оценка бухгалтерского баланса

  • Комментарии
Загрузка комментариев...