1. ДЛЯ ЧЕГО НУЖНА ТРУДОВАЯ КНИЖКА, ЗАВЕРЕННАЯ РАБОТОДЕТАЛЕМ
Трудовая книжка с момента поступления сотрудника на работу хранится в кадровой службе в безопасном месте (сейфе или несгораемом шкафу) вплоть до увольнения. На руки она может быть выдана только для предъявления в Социальный фонд. Во всех остальных случаях по запросу работника оформляется копия трудовой книжки.
Документ может потребоваться:
- Для оформления кредита в банке.
- Для предоставления в суд или органы внутренних дел.
- Для прохождения собеседования (устройство на постоянное место работы или по совместительству), когда потенциальному работодателю нужны сведения об опыте кандидата.
- При оформлении загранпаспорта.
- Для оформления пособий и субсидий в органах социальной помощи и поддержки населения.
- При оформлении визы для выезда в другие страны.
Чаще всего копия нужна для подтверждения стажа работника, наличия постоянного места работы со стабильным доходом.
2. СРОК И ПОРЯДОК ВЫДАЧИ КОПИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Работодатель обязан выдать работнику копию трудовой в течение трёх рабочих дней с даты подачи заявления. Копия заверяется определенным способом и организация для своего работника оформляет ее бесплатно.
Если у работника выбран электронный вариант трудовой, то работодатель по запросу выдаст справку по форме СТД-Р.
Бумажную копию сканируют на принтере. Но могут сделать и скан-копию или фотокопию. Важно, чтобы все сведения были читаемые и каждая страница должны быть распечатана на одной стороне лиса. Двусторонние копии могут не принять. Черные полосы и темный фон на страницах недопустимы. Все записи должны быть в поле видимости, листы не должны быть обрезаны.
3. ПОРЯДОК ЗАВЕРЕНИЯ КОПИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Копия трудовой книжки должна быть заверена работодателем в течение 3 рабочих дней. За нарушение срока предусмотрен административный штраф.
Кроме этого, работодатель должен сделать столько копий, сколько требуется работнику. Например, если он пытается оформить кредит в нескольких банках, что копия трудовой потребуется для каждой организации.
Копию заверяет руководитель организации или ответственный сотрудник. Чаще всего этим занимается сотрудник кадровой службы или секретарь.
3.1. ПРИ ЗАВЕРЕНИИ НУЖНО СОБЛЮСТИ СЛЕДУЮЩИЙ ПОРЯДОК
- Сделать копии всех заполненных страниц начиная с титульного листа и до последнего, на котором внесены записи о работе. Раздел «Сведения о награждениях» чаще всего не копируется, так как нужна информация и бывших местах работы и рабочем месте в настоящий момент.
- Листы копий скрепляются.
- На последнем листе делают заверительную запись. Не запрещается ставить заверение на каждой странице и на практике многие организации делают именно так.
- Ответственное за подготовку копии лицо ставит свою подпись и печать организации.
Стандарты оформления заверительной записи обновились в 2018 году с вступлением в силу ГОСТа Р 7.0.97-2016. Эти правила действуют и сейчас. По правилам заверительная запись для внешних и внутренних получателей делают по-разному. О различиях в заверении мы расскажем в следующих главах.
3.2. КАК ПРАВИЛЬНО ЗАВЕРИТЬ КОПИЮ
- Запись может быть сделана чернилами от руки или проставлена с помощью готового штампа.
- На каждой странице ставят запись (рукописно или штампом) со следующим данными: надпись «Верно» или «Копия верна» и сведениями, где хранится оригинал документа в таком формате «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № _/___ за 20__ год».
- На последней странице ставят дату выдачи копии и надпись «Работает по настоящее время».
Образец оформления копии трудовой книжки.
4. КАК ЗАВЕРИТЬ КОПИЮТРУДОВОЙ КНИЖКИ ДЛЯ ВНУТРЕННИХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
5. КАК ЗАВЕРИТЬ КОПИЮ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ДЛЯ ВНЕШНИХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
Если копия нужна для внешних пользователей (банки, суды и др.), кроме обычных элементов заверения нужно указать место, где хранится оригинал трудовой книжки с указанием номера и года дела. Место хранения указывается в произвольном виде, например: «В личном деле №…», «В офисе руководителя в папке № …», «В сейфе отдела кадров» и т.д. Именно наличие этой записи отличает копию, сделанную для внутреннего пользования, от копии для внешних структур. Отметку нужно подтвердить печатью или штампом компании, а надпись — заверить печатью. Оттиск штампа не должен закрывать подпись ответственного лица.
Бесплатный практический курс по бухгалтерии
Как начать работать с ИП и ООО на удаленке и зарабатывать от 80.000 рублей?
- Станете увереннее в себе, прокачав трендовые навыки бухгалтера 2024 года
- Узнаете как выстроить работу, чтобы времени хватало на семью
- Будете работать меньше, но зарабатывать больше

Отправляя данную форму, вы соглашаетесь с условиями политики в отношении обработки персональных данных
6. ЧАСТНЫЕ СЛУЧАИ ЗАВЕРЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Рассмотрим, как заверить трудовую для банка и для сотрудниц в декрете и отпуске по уходу за ребенком.
6.1. КАК ЗАВЕРИТЬ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ ДЛЯ БАНКА
Банк - это внешняя организация. При заверении трудовой используют схему, когда указывается место хранения подлинника документа.
- Каждый лист копии заверяется записью «Верно».
- Нужно прописать, где хранится подлинник.
- Оттиск печати ставят под реквизитом «Подпись» либо в нижнем крае листа, если документ без подписи. Она не должна захватывать подпись того, кто заверил документ.
- Печать можно поставить в месте, которое обозначено «МП» .
- Если трудовая имеет много страниц, то на первом листе или на оборотной стороне последнего листа пишут «Копия», сшивают ниткой и нумеруют все листы. Концы нитки выводят на оборот последнего листа копии, делают самодельную пломбу из небольшого листа бумаги и ставят запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов».
- Ниже записи лицо, заверяющее документ указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать. Часть печати должна остаться на пломбе-листке.
- На последнем листе трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время».
6.2. КАК ЗАВЕРИТЬ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ СОТРУДНИЦЕ В ДЕКРЕТЕ ИЛИ ОТПУСКЕ ПО БЕРЕМЕННОСТИ И РОДАМ
Порядок заверения в этом случае точно такой же как для внешней структуры, например, для банка. На время декрета и отпуска по уходу за ребенком сотрудница числится в организации, за ней сохранено место работы и должность. Этот период входит в трудовой стаж и стаж по специальности. Для подтверждения этого на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей пишут «Работает по настоящее время».
Подпись заверителя и печать обязательны.
6.3. КАК ЗАВЕРИТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
Добровольный переход на электронные трудовые книжки начался с 1 января 2020 года. Всем, кто впервые устроился на работу с 2021 года, автоматически заводят книжку в электронном формате. При наличии электронного формата трудовой, по запросу работника ему выдадут справку со сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Это аналог бумажной трудовой книжки. СТД-Р содержит все кадровые мероприятия, которые произошли с сотрудником на последнем месте работы.
Какие сведения в ней должны быть, собрали в таблице.
Что заполнить |
Как заполнить |
Сведения о работнике |
Указать фамилию, имя и отчество, дату рождения, СНИЛС |
Сведения о работодателе | Вписать регистрационный номер в СФР, наименование компании-работодателя или ФИО работодателя-ИП, ИНН и КПП (для ИП – только ИНН) |
Подано заявление о ведении бумажной ТК |
Указать дату заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ |
Подано заявление о предоставлении копии электронной ТК |
Указать дату заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ |
Сведения о трудовой деятельности |
Вписать сведения о приеме, кадровых переводах и увольнении на основании кадровых приказов: Дата приема, перевода, увольнения – в формате ДД.ММ.ГГГГ, Сведения о приеме, переводах, увольнении (графа 3) – заполняется кодировкой: ПРИЕМ – прием на работу, ПЕРЕВОД – перевод, ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ или ПРИСВОЕНИЕ – изменение профессии, специальности, квалификации, разряда и т.д., УВОЛЬНЕНИЕ – увольнение, ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ – лишение права занимать определенную должность по приговору суда Трудовая функция – название должности, профессии и т.д. Причина увольнения – со ссылкой на ТК РФ. Основание – реквизиты кадрового приказа или другого документа: Название, Дата, Номер |
Подпись, дата |
Указать дату выдачи, поставить подпись руководителя и печать организации |
Особенность справки в том, что в ней содержится информация только о текущем месте работы. Информации о работе в других организациях у текущего работодателя нет. Если нужны общие сведения по всем местам работы, то за полными сведениями нужно обратиться в СФР. Справка выдается также по заявлению, которое можно оформить в бумажном варианте или выслать просьбу по электронной почте на адрес работодателя.
Документ СТД-Р заверяют подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации. Справку в электронном виде заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.
7. ЧАСТЫЕ ОШИБКИ
Если копия будет оформлена с ошибками, то ее могут не принять в организации и тогда нужно будет все делать заново. Это тратит рабочее время и поэтому лучше всего с первого раза делать все правильно.
Опишем часто встречающиеся ошибки.
- Нечетко и неразборчиво написаны должности и ФИО руководителя.
- В надписях есть помарки и исправления.
- На копии поставлены подписи лицом, у которого нет для этого полномочий.
- Печать организации старая, оттиск поставлен нечетко, он бледный и нечитаемый.
- Печать полностью захватывает записи на копии трудовой или поставлена на чистом месте листа, не захватывая записи документа.
- Копии отсканированы или скопированы на плохо работающем оборудовании, не читаемые и бледные.
- При сшивании и опломбировании последнего листа не все страницы оказались пронумерованы или нумерация сбилась.
- Заверены не все страницы.
8. СРОК ДЕЙСТВИЯ КОПИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
9. ШТРАФЫ ЗА НЕПРАВИЛЬНОЕ ЗАВЕРЕНИЕ КОПИИ ТРУДОВОЙ НИЖКИ
Работодатель должен оформить копию трудовой по запросу сотрудника. Отказ в выдаче копии считается нарушением.
- Если нарушение произошло в первый раз, то последует предупреждение или штраф: от 1 до 5 тыс. руб. для ИП или должностного лица и от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб. для юрлица.
- За повторное нарушение суммы штрафа выше: от 10 до 20 тыс. руб. для ИП или должностного лица и от 50 до 70 тыс. руб. для юрлица. Должностное лицо ко всему прочему может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет.
Для субъектов малого бизнеса (МСП) в 2022 смягчили наказания за административные нарушения. Если руководителя уже привлекли к ответственности, то за ту же самую провинность штрафовать компанию неправомерно (закон 70-ФЗ от 26.-3.2022 г.)