Когда нужно свести годовой плановый или предпродажный внеплановый баланс, заполняют форму ИНВ-1. В ней фиксируют информацию по основным средствам.
Рассказываем, как составить эту опись.
Инвентаризационная опись основных средств: порядок оформления
Для проведения инвентаризации создается комиссия и издается приказ. Сама процедура несложная, но требует знания отдельных нормативных актов.
Основные моменты проведения инвентаризации описаны в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
Итоги инвентаризации нужно правильно оформить. Для этого используют унифицированный бланк инвентаризационной описи основных средств ИНВ-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Важно! С 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", в котором устанавливается перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. А с 01.01.2024 года в силу вступает положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ.
Инвентаризационная опись ИНВ-1 составляется в 2 экземплярах по каждому месту хранения основных средств. В ней заполняется информация о фактическом наличии объектов и об отсутствии их.
Опись основных средств нужно составлять отдельно по основным средствам производственного и непроизводственного назначения, а также по собственному и арендованному имуществу. Для описи арендованного имущества оформляется дополнительная ведомость для арендодателя.
Инвентаризационная опись основных средств: образец и пример заполнения ИНВ-1
Ниже рассмотрим как заполнить описи для основных средств в собственности компании и ОС арендованных у другого предприятия.
Образец заполнения ИНВ-1 для ОС в собственности компании
ИНВ1 для ОС в собственности компании оформляется в 2-х экземплярах.
В этом варианте прочерками оформляются: колонки 3-5 и позиции, не имеющие паспорта и заводского номера. Год выпуска можно не заполнять для оборудования ранее не состоявшего на учете. Если рабочая техника была доукомплектована (например, установка с башенным краном), описание комплектации следует указать во второй колонке.
ИНВ-1: образец заполнения, если ОС арендованы у другого предприятия
Для арендованных ОС опись оформляется в трех экземплярах:
· для ответственного лица;
· для бухгалтерии, составляющей общую отчетность;
· для арендодателя, предоставившего основные средства.
Данные по последнему юрлицу обязательно вносят в форму в строку после местонахождения ОС. В столбцы 3-5 можно вносить данные по договорам аренды и лизинга.
Общие моменты
Обязательной для заполнения является «шапка» документа, в которую прописываются реквизиты организации, основания для проведения учетного мероприятия (приказ, постановление, распоряжения), дата начала инвентаризации. А вот раздел “вид операции” можно оставить пустым.
В ИНВ-1 войдет более чем 22 позиции. При необходимости вы допечатываете нужное количество экземпляров страницы №2.
Важно! Итоговые значения считаются как по текущей странице, так и по документу в целом.
Порядок заполнения инвентаризационной описи
Рассмотрим порядок заполнения ведомости ИНВ-1.
1. Сначала оформляется «шапка» документа и все позиции товаров.
Не все поля обязательные для заполнения. Например, вид деятельности (код ОКОНХ), может пропускаться. Графа «Вид операции» часто пустует - не все организации официально используют систему кодов. Можно ничего не писать в строке «структурное подразделение». Важно! Где ничего не указываем - ставим прочерки или иные знаки отсутствия данных.
Здесь же следует указать всю информацию о документе, на основании которого проводится плановая или внеочередная проверка.
Обязательно заполняем разделы:
· дата проведения;
· инициалы и должности членов комиссии;
· что именно подлежит инвентаризации.
Важная часть этого этапа «расписка», в которую вносят информацию, что «к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию, и все основные средства, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход». Нужно быть готовым предоставить причины списания и объяснительные (при необходимости). Под соответствующим пунктом МОЛ ставит свою подпись еще до начала всей процедуры.
2. Во время оценки заполняется наличие ОС, количество и их состояние.
Работа с таблицей. Она включает основной смысл проведения сверки, так как в ней содержится подробный перечень всего, что входит в ТМЦ предприятия: сырье, детали и заготовки, готовая продукция, все товарные единицы, а также мебель, техника и прочий инвентарь, который имеет стоимость и находится на балансе.
Отметки делает комиссия при сопровождении сотрудника, несущего за проведение инвентаризации ответственность.
Важно! Запрещено заполнять ведомость, ориентируясь только на слова и заверения МОЛ. Всё нужно тщательно проверить, посмотреть, удостовериться и запротоколировать.
После проверки и подсчёта подводится итог: это делают постранично. Количество страниц зависит от того, насколько объемная номенклатура.
3. В последнюю очередь заполняют раздел с подписями материально ответственного лица (МОЛ) и членов комиссии.
Все члены инвентаризационной комиссии ставят свои подписи, подтверждая полученные сведения. Это же делает материально ответственный сотрудник.
Кто может входить в состав проверяющих:
· администраторы;
· бухгалтер;
· люди, занимающие руководящие должности;
· специалисты по соседнему цеху и пр.
Вот несколько важных требований по заполнению описи товарно-материальных ценностей:
· вносить правки запрещено без присутствия МОЛ;
· в составе комиссии всегда должны быть те же лица, которые были озвучены приказом;
· сведения записываются только после реального обнаружения фактического наличия ТМЦ (не со слов кого-либо!).
Все результаты записываются на бумаге. Фиксируется как наличие, так и недостаток. На основании этого в дальнейшем будут составляться акты, которые подтверждают избыток или недостачу.
Следует обязательно указывать:
· стоимость товарной единицы — от этого зависит, например, какая сумма будет высчитываться с сотрудника, ответственного за это;
· код продукта — так проще по артикулу проводить все процедуры;
· состояние, качество.
Если в формуляре (в таблице) остаются свободные столбцы, то их перечеркивают буквой Z. Это нужно для того, чтобы никто не мог вписать в опись ничего лишнего.
Порядок заполнения инвентаризационной описи на примере бланка ИНВ-1а
В бланке инвентаризационной описи по форме ИНВ-1 представляется информация о нематериальных активах организации.
По общему правилу, составляется 2 экземпляра описи. В «шапке» фиксируется информация о сроках проверки, а также о документах, на основании которых проводится инвентаризация. Также приводится расписка об оприходовании и списании НМА ответственными лицами.
В табличную часть инвентаризационной описи вносится информация по объектам в соответствии с данными бухучета и фактическим наличием. В случае возникновения отклонений факта от учетных данных это указывается в описи.
Образец заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей
Опись инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 также составляется в 2 экземплярах. Заполнять ее можно с помощью компьютерной техники или вручную.
На 1-м листе перед таблицей материально-ответственные лица (МОЛ) ставят свои подписи.
Данные в графы 1–9 таблицы вносятся на основании имеющихся в организации сведений.
Графы 10 и 11 описи отражают фактическое наличие объектов, а значения в графах 12 и 13 проставляются по данным бухучета. При выявлении порчи объектов составляются акты, а обнаруженные отклонения вносятся в опись. После заполнения таблицы опись визируется комиссией и ответственными лицами.
