Акт о приеме-передаче основных средств ОС-1 сопровождает все движения основных средств, где одна сторона списывает имущество с баланса, а другая принимает его в учет.
Об особенностях заполнения этого документа в этой статье.
Основные средства – что это такое
Любое имущество, при помощи которого организация осуществляет свою деятельность: оборудование, техника, инвентарь, материалы, транспорт, приборы и т.д. – относят к основным средствам предприятия.
Задача акта по форме ОС-1
Форма Акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1) утверждена Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7. Там же находим Указания по заполнению формы и перечень основных целей, когда требуется оформление ОС-1:
· включение объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию;
· выбытие из состава основных средств при передаче другой организации.
Заполняется акт ОС-1 в отношении движимых объектов основных средств. Этот документ не применим к движимым объектам стоимостью менее 3000 рублей, движимому имуществу библиотечных фондов, к недвижимости (здания, сооружения и т. п.).
Акт приемки-передачи является приложением к договору и в дальнейшем в случае возникновения каких-либо разногласий, может стать доказательством в суде как с одной, так и с другой стороны.
Отметим, что после принятия нового закона о бухгалтерском учете в 2013 году,
применение унифицированных бланков не является обязательным.
Обязательно ли создавать комиссию
Сам факт приема и передачи подразумевает, что в процессе принимают участие две стороны.
В некоторых случаях, для проведения процедуры и оформления акта создается комиссия. Это бывает необходимо, когда передаваемое имущество (например оборудование, приборы) имеет сложные технические характеристики. В этом случае комиссия удостоверяет, что имущество передано в надлежащем качестве, в рабочем состоянии, без поломок, дефектов. Иногда в такую комиссию могут включать и сторонних экспертов.
Основные моменты при заполнении формы ОС-1
На сегодняшний день предприятия и организации право составлять документ в произвольном виде. Это может быть шаблон, утвержденный внутри фирмы, или стандартная унифицированная форма.
В любом случае в акте должна быть указана информация:
· дата и номер создания формы ОС-1;
· реквизиты предприятия;
· наименование передаваемого основного средства, а также все, что касается его качества и количества.
Можно ли заполнять бланк от руки? Данные в акт ОС-1 можно вносить как в электронную форму на компьютере, так и шариковой ручкой от руки. Внесение данных карандашом не допускается.
Важно! Обязательно указывайте в акте наличие или отсутствие претензий. Если есть замечания, их необходимо описать во всех подробностях.
Образец заполнения ОС-1 с примером
Приведем пример заполнения акта ОС-1
Заполнение первой страницы акта
На первой странице акта указываем:
1.Место для утверждения документа руководителями предприятий, между которыми происходит прием-передача ОС, с указанием их ФИО, должностей и даты утверждения акта. Если компания не использует печать, допускается ее отсутствие.
2. Данные об организации-получателе: ее наименование, юридический адрес, регион, почтовый индекс, ее реквизиты (ИНН, КПП, коды по ОКУД и ОКПО), сведения о расчетном счете и банке, в котором он открыт (название и БИК банка, корр.счет). Эта же информация заполняется и о компании, которая передает имущество
3.Номер и дату договора в строке «Основание для составления акта».
4.Дату принятия основного средства на бухгалтерский учет (как правило совпадает с датой оформления акта), дату его списания, счета, по которому происходят все действия с данным имуществом, его инвентарный, заводской, амортизационный номера.
5.Порядковый номер акта (в течение года идет сквозная нумерация), дату его составления, наименование передаваемого имущества, место его фактического нахождения на момент приема-передачи и организация-изготовитель.
Заполнение второй страницы акта
Вторая страница акта состоит из трех разделов.
Раздел 1 заполняется только по объектам, бывшим в эксплуатации в качестве ОС (на основании данных организации-сдатчика). Содержит информацию о состоянии объекта основных средств на момент приема-передачи: дату выпуска, ввода в эксплуатацию, ремонта, фактическое время использования, сумму износа, остаточную стоимость и стоимость приобретения по договору.
Раздел 2 заполняет только организация-получатель в одном (своем) экземпляре. Здесь приводится информация по объекту на дату принятия к бухучету: первоначальная стоимость, оставшийся срок использования и метод высчитывания амортизации.
Раздел 3 включает краткую характеристику объекта. Здесь отражаются все его приспособления и принадлежности, указываются содержание драгметаллов (при их наличии в составе) и прочие характеристики.
Заполнение решения комиссии и подписи сторон
В следующую часть акта вписываются дата, результаты проведения испытаний передаваемого имущества и заключение комиссии.
Какие данные нужно заполнить?
1. Дату проведения проверки или испытания объекта (обычно соответствует дате акта Ос-1), результат проверки (испытания) – ставят пометку «соответствует» или замечания о возможной доработке (необходима или нет).
2. Официальное заключение комиссии. Например, «оборудование находится в рабочем состоянии и пригодно к использованию» или «оборудование находится в нерабочем состоянии и непригодно к эксплуатации».
3. Официальные наименования всех технических документов которые относятся к оборудованию (например, руководство пользователя).
Далее идут подписи членов комиссии с расшифровкой и указанием должностей: председатель комиссии, заведующий отдела (подразделения организации), куда поступит имущество, главный бухгалтер, принимающий средство на учет.
В конце документа ставят отметки о факте приема-передачи ОС. Каждая сторона заполняет свою графу. Графу «Сдал» заполняет сдатчик оборудования. Графу «принял» – сторона-приемщик с указанием ФИО, должности, данных доверенности (дата, номер, кто и кому выдал) или других документов подтверждающие полномочия принимающего лица, ставится подпись с расшифровкой. Обязательна виза главного бухгалтера, как подтверждение внесения данных по имуществу в карточку учета с указанием номера записи в инвентарной книге и даты её внесения.
Если был приглашен внешний эксперт, то его заключение оформляется как приложение к документу и это необходимо отметить в акте.
Акт о приеме-передаче объекта основных средств: сколько экземпляров составлять
Обычно акт о приеме-передаче основных средств оформляется в 2 экземплярах: один — для передающей стороны, другой — для принимающей. Оформляет акт передающая сторона. При необходимости актов можно составить больше.
Все экземпляры утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к объекту ОС.
Как и сколько времени хранить документ
Сформированный и завизированный документ хранят вместе с договором. После того, как документ перестанет быть актуальным, он вместе с приложениями передается в архив предприятия и хранится там установленный законодательством или внутренними нормативно-правовыми документами организации срок.
