Акт инвентаризации

Инвентаризация один их важных процессов в организации, вне зависимости от того, чем компания занимается. Весь процесс регламентирован Приказом Минфина №52н  от 30 марта 2015 года. Инвентаризацию проводят по определенному алгоритму, в результате оформляется несколько документов.

1. МЕХАНИЗМ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Перечислим виды инвентаризации:  

• Полная инвентаризация – проверяют все ТМЦ, деньги, финансовые обязательства. Чаще всего проходит по итогам года. Но может быть проведена и по другим основаниям.

• Частичная инвентаризация -  проверяют часть имущества по заданным характеристиками, по месту хранения или другому признаку.

• Выборочная инвентаризация -  проверяются выборочно ТМЦ, ценности и основные средства. Так в ломбарде могут проверять наличие изделий определенной пробы. В магазине могут проверить деньги в кассе, на складе определенный артикул изделий. Если в процесс выявятся расхождения, руководство инициирует проведение полной инвентаризации 

• Сплошная инвентаризация ценностей. Ее проведение предполагает проверку сразу всего имущества и ценностей, которые имеются во всех филиалах компании.

• Плановая инвентаризация – проводится по плану в соответствии с учетной политикой организации.  Персонал  знает, когда она пройдет.  

• Внеплановая инвентаризация – проводится по причине какого-то важного обстоятельства. Например, при смене материально ответственного лица, при обнаружении недостачи, при выявленных расхождениях, при чрезвычайно ситуации и т.д. Цель — выявить факты хищения, недостач, потерь. Персонал не знает, когда она начнется и не может подготовиться и скрыть факты хищений и недостач.

Сроки проведения инвентаризации определены  Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Основные средства  проверяют раз в три года (см. п.  27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.)

Руководитель организации может сам решать сколько проверок нужно провести в для компании, Методические указания это не запрещают (см. пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Директор организации определяет: 

• количество и даты мероприятий в отчетном году;

• перечень проверяемого имущества;

• финансовые обязательства при каждой проверке.

Начинается подготовка к проведению инвентаризации изданием приказа (форма ИНВ-22). Подробно о том, как подготовить приказ для проверки мы писали здесь:

https://finkor.ru/news/reporting/prikaz_o_provedenii_inventarizatsii_obrazets_planovaya_i_vneplanovaya_inventarizatsiya/

Выбирается комиссия, которая будет проводить инвентаризацию. Чаще всего в её состав входят руководители отделов или структурных подразделений, специалисты бухгалтерии, аудиторы, простые сотрудники. Руководитель сам решает, кто должен войти в состав комиссии. Допустимо включать в состав проверяющий  представителей сторонних независимых аудиторских организаций (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49).

Обязательно назначается председатель комиссии. Чаще всего заместитель директора или главный бухгалтер. Но если проверка происходит в структурном подразделении, то это может быть кто-то из местного руководства организации или специально вызванные для проверки сотрудники головного предприятия. Как правило,  в комиссию включают три человека, но так как законодательно не установлено количество членов комиссии, то руководитель решает этот вопрос индивидуально. Это может зависеть от вида проверки. 

Важно! Все члены комиссии, поименованные в приказе, должны присутствовать на проверке. Если хотя бы один из членов инвентаризационной комиссии не принял участие в проверке,  то результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49).

При проведении проверки присутствует и материально ответственное лицо. Это может быть человек, который в данный момент находится на рабочем месте,  или лицо, которое по своим должностным обязанностям отвечает за сохранность проверяемых ценностей. Материально ответственный работник составляет расписку о том, что все предметы проверки, которые находятся под его контролем,  описаны, оприходованы и готовы для инвентаризации (п.2.4 Приказа Минфина от 13.06.1995 г. №49).

Дата начала инвентаризации указана в приказе и комиссия именно в этот день начинает проверку. Важно соблюдать все детали, описанные в приказе, иначе мероприятие могут признать недействительным.

Проверка может проходить несколько дней, зависит от объема проверяемой продукции. Все обнаруженные расхождения обязательно фиксируются, по окончании инвентаризации составляется сличительная ведомость и акты расхождений. Материально ответственное лицо по результатам инвентаризации напишет пояснения, если выявлена недостача, пересортица или иное расхождение. 

Инвентаризируют разные ценности. Это зависит от вида деятельности организации и поэтому формы актов могут быть разные (см. п. 1.2 Постановления Госкомстата от 18.08.98). 

Во время проверки учитывают:

• основные средства – составляют акт по форме ИНВ-1,

• товары – акт по форме ИНВ-3,

• нематериальные активы (товарные знаки, программы и пр.) – акт по форме ИНВ-1а,

• материалы, отдельные элементы товаров,

• денежные средства: наличные и  безналичные на банковских депозитах,

• долговые обязательства организации.

За каждую группу материальных ценностей отвечает назначенное материально ответственное лицо. Для такого персонала в трудовом договоре прописывают все обязательства по матответственности. 

Для инвентаризации утверждены унифицированные формы ИНВ (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Но организация может разработать свои описи и акты и утвердить их в учетной политике организации. 

В таблице собрали  унифицированные акты и описи инвентаризации, утвержденные Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Итоги инвентаризации оформляют на основе данных сличительных ведомостей (описей).

Любой документ начинается с «шапки». В ней написан  код ОКУД, число заполнения, название учреждения.

В основной части акта -  данные о членах комиссии и материально ответственном лице, об объектах инвентаризации, срока ее проведения, на основании какого приказа проводилась 

В заключительной части  члены комиссии ставят  подписи  с расшифровкой и указанием занимаемых должностей. 

При проведении проверок могут выявиться расхождения, когда фактическое количество не совпадает с заявленным на начало инвентаризации.

Какие могут причины расхождений?

• Своевременно не списанная бракованная продукция. 

• Пересортица.

• Погрешности при соблюдении технологических норм списания (бывает при  нормативном методе учета).

• Допущение ошибок при принятии на учет и  списании.

• Кражи.

Во всех случаях расхождения нужно зафиксировать в акте или описи, а после инвентаризации привести в соответствие реальную и документальную информацию. Могут быть составлены акты:  акт инвентаризации отгруженных ТМЦ (форма ИНВ-4); акт инвентаризации драгоценных камней и металлов (формы ИНВ-8, ИНВ-9);акт инвентаризации денежных средств (форма ИНВ-15).

Акты отражают недостачу, излишки, списание недостач (на виновное лицо или в прочие расходы), пересортицу и т.д.

В бюджетных организациях по факту выявления расхождений оформляют акт по форме 0504835. В коммерческих структурах его тоже применяют, адаптировав под себя или используя унифицированную форму.

6.1 Как заполнять этот акт? 

1. Общие сведения об акте: номер, дата составления; дата утверждения руководителем.

2.  Сведения об организации: наименование; код по ОКПО.

3. Сведения о сотрудниках организации, участвующих в инвентаризации: Ф.И.О. материально ответственного сотрудника; Ф.И.О. и должности членов инвентаризационной комиссии.

4. Сведения о проведенной инвентаризации: документ, на основании которого она проводилась, дата проведения, объекты инвентаризации; реквизиты описей и  сличительных ведомостей; основные итоги инвентаризации.

Форма 0504835 выглядит так:

При проведении инвентаризации нужно иметь в виду, что акт о результатах проверки не имеет силы без:

• Приказа руководства о проведении мероприятия и формировании комиссии. Дата начала проверки должна совпадать с датой приказа.

• Инвентаризационной описи. Все расхождения  в ней фиксируют подробно  

• Сличительной ведомости. Она дополняет инвентаризационную опись.  

Все инвентаризационные действия не могут проходить без контроля руководства, поэтому акт подписывается не только членами комиссии, но и руководителем фирмы. Приказ, на основании которого проводится проверка, фиксируется в журнале контроля за выполнением приказов.

При большом объеме материальных ценностей ошибки при проведении проверок неизбежны. Исправления в ведомости вносят следующим способом: ошибочные данные  зачеркиваются,  над ними пишутся верные; каждый из членов комиссии и материально ответственное лицо ставят рядом с исправлением свою подпись. Подпись подтверждает согласие материально ответственного лица на исправление. 

Важно! В инвентаризационных документах не оставляют пустых строк! Незаполненные строки зачеркивают.

Все описи, акты, приказы, связанные с проверкой запирают в шкаф или сейф. Доступ посторонних к документам должен быть исключен! Помещение на ночь опечатывают. 

Иногда сама инвентаризация подвергается проверке. По факту этот процесс можно описать как «инвентаризация над инвентаризацией» и эта дополнительная проверка может пройти в любое время по желанию руководителя. Комиссия в этом случае может расшириться. Такая проверка начинается  строго до срыва печатей с помещения, где проходила первичная проверка ценностей. Итоги таких специальных проверок описывают в акте контрольной проверки правильности проведения (ведомость ф ИНВ- 24). Документ в обязательном порядке регистрируется в книге учета контрольных проверок. 

Инвентаризация важный процесс. Поэтому мы уже не раз писали о разных аспектах этой проверки.