Приходный кассовый ордер (или ПКО) (форма № КО-1) – это первичный документ применяется ИП и компаниями для отражения поступлений в кассу денег. . Он состоит из двух частей – самого приходного кассового ордера и квитанции к нему. Квитанция к приходному кассовому ордеру отдается на руки лицу, которое передало в кассу фирмы или ИП (если у него есть необходимость в оформлении кассовых документов) денежные средства.
Когда применяется приходный кассовый ордер
Оформление приходно-кассового ордера – важный элемент кассовой дисциплины. Он заполняется при поступлении наличности в кассу фирмы и всегда идет в связке с квитанцией. Приходно-кассовый ордер может оформляться абсолютно в любых ситуациях: когда деньги поступают от учредителя, при возмещении ущерба, нанесенного сотрудниками предприятия, от реализации имущества фирмы, в качестве оплаты за товар от покупателя и т.д. При этом с 2014 года оформление приходно-кассовых ордеров перестало быть обязательным, тем не менее до сих пор этот документ имеет широкое распространение.
Каким требованиям должен соответствовать бланк приходно-кассового ордера
Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 утвержден бланк. Использовать только эту форму российским организациям предписывает указание Банка России от 11.03.2011 № 3210-У.
ИП, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физпоказателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания № 3210-У).
Оформление приходного кассового ордера: общие правила
Бланк ПКО унифицирован в Постановлении Госкомстата № 88 и применять разрешают исключительно его. Поэтому в свободной форме документ составлять нельзя. Кроме непосредственного ордера в обязательном порядке необходимо заполнить и квитанцию, которая расположена по правой стороне после линии отрыва.
Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Что касается квитанции, то ее подписывает тот же сотрудник. А затем документ необходимо зафиксировать в журнале по форме КО-3, после чего его отдают в руки тому, кто сдал деньги. Непосредственно приходник оставляют в кассе и хранят в бухгалтерии. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.
Заполнение приходного кассового ордера: инструкция
Стандартный бланк приходно-кассового ордера условно можно разделить на две части.
Часть первая
Первая включает наименование организации с указанием ее организационно-правого статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение, которое его выписывает (заполняется по необходимости, можно поставить прочерк). Также здесь нужно указать код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – найти его можно в учредительных документах организации.
Ниже напротив названия документа в соответствующей ячейке надо написать его номер по внутреннему документообороту, а именно по журналу регистрации приходников и расходников (нумерация приходных ордеров должна быть непрерывной), а также дату его заполнения.
Часть вторая
Вторая часть ПКО является основной и содержит сведения, касающиеся непосредственно финансового поступления.
· В столбце «Дебет» следует поставить номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются поступившая наличка (чаще всего здесь ставится цифра 50, т.е. «Касса»). Эта ячейка не является обязательной, так что ее можно оставить пустой.
· В столбце «Кредит» надо поставить код отдела или подразделения, на которое приходуются финансы (тоже можно поставить прочерк) и номер корреспондирующего счета, по которому отражается поступление в кассу. Также по необходимости надо заполнить столбик «код аналитического учета» (но если такие коды в организации не применяются, ячейку заполнять не нужно).
· В столбец «Сумма» вносится денежная сумма (цифрами), поступившая в кассу.
· В ячейку «Код целевого назначения» надо занести код назначения поступивших денег, но только если такие коды используются в организации.
· Ниже нужно указать, от кого именно поступили деньги (фамилию, имя, отчество человека), а также основание (здесь надо вписать название хозяйственной операции, например, «заем средств», «возврат аванса», «оплата по договору» и т.п.)
· В строке «Сумма», опять вписываем сумму входящих средств, но уже прописью. После внесения записи, в оставшееся пустым поле надо поставить прочерк (во избежание фальсификации документа). Здесь же нужно выделить НДС, а если НДС не используется, то это необходимо также отметить.
· В строке «Приложение» указываются реквизиты прикрепленных первичных документов (при их наличии).
В заключение под документом нужно поставить подписи главного бухгалтера и кассира, принявшего деньги. Квитанция заполняется абсолютно аналогично и затем отрывается по линии разреза и передается на руки лицу, передавшему деньги.
Печать на приходном кассовом ордере
Место для печати на приходном кассовом ордере размечено так, чтобы оттиск одновременно приходился на две части ПКО. Суть простановки печати таким образом заключается в том, чтобы лицо, получающее квитанцию, впоследствии не могло ее заменить. Ведь очень трудно заново проставить штамп так, чтобы части оттиска совпадали. А сумму внесенных в кассу денежных средств не всегда можно подтвердить чеком ККТ, поскольку он пробивается только при продаже товаров, работ или услуг. В то время как ПКО применяется для оформления поступления всех наличных денег в кассу, в том числе и не связанных с реализацией.
Где можно бесплатно скачать бланк приходного кассового ордера
Сколько хранить приходные кассовые ордера
Приходные кассовые ордера, как и другие кассовые документы, надо хранить не менее 5 лет с отчетного года, в котором они составлены (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). А вот если 5 лет уже истекают, но по конкретному приходному ордеру возникли разногласия, то кассовый документ надо хранить до принятия решения по делу.
