Опись инвентаризационная — это документ, без которого не может обойтись ни одна инвентаризация. Разновидностей этого документа несколько — под каждый существующий вид активов. И у каждого бланка своя форма и своя специфика. Рассмотрим для чего предназначен этот документ и как он оформляется.
Основное назначение инвентаризационной описи и чем она предусмотрена. Разновидности бланков.
Инвентаризационная опись – это документ, в котором осуществляется учет основных средств и прочих материальных активов предприятия. В нем содержится информация о названии, количестве, стоимости и состоянии данного имущества. Инвентаризационная опись составляется с целью проведения инвентаризации, то есть пересмотра и проверки имущества, находящегося в наличии у организации или предпринимателя.
Инвентаризационная опись представляет собой важный инструмент в учете и контроле имущества организации.
Бланки инвентаризационных описей утверждены постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18.08.1998 № 88.
В то же время для органов государственной власти, местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями были разработаны специальные формы инвентаризационных описей (сличительных ведомостей). Они утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, форма 0504087 инвентаризационной описи применятся для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации объектов нефинансовых активов.
Чаще всего применяются следующие виды описей инвентаризационных:
- опись инвентаризационная основных средств (ИНВ-1);
- опись инвентаризационная нематериальных активов (ИНВ-1а);
- опись инвентаризационная товарно-материальных ценностей (бланк ИНВ-3);
- акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15);
- акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности (ИНВ-17).
Как и когда проводится инвентаризационная опись
Перед составлением годовой отчетности, при выявлении фактов хищения или порчи имущества необходимо провести инвентаризацию.
Провести инвентаризацию необходимо (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, далее – Положение № 34н):
· перед составлением годовой отчетности;
· при смене материально ответственного лица;
· при выбытии имущества (продажа, передача в аренду);
· в случае пожара или стихийного бедствия;
· при выявлении фактов порчи имущества;
· при выявлении фактов хищения, злоупотребления;
· при реорганизации и ликвидации компании;
· при преобразовании ГУП или МУП.
Прежде всего, необходимо оформить приказ генерального директора компании о проведении инвентаризации. Сделать это можно:
· в произвольной форме;
· используя унифицированную форму № ИНВ-22.
В документе следует указать:
1. Дату составления и номер.
2. Состав комиссии (ФИО и должность председателя и членов).
3. Перечень проверяемых активов и обязательств.
4. Даты начала и окончания инвентаризации (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, далее – Методические указания).
5. Причину инвентаризации (контрольная проверка, переоценка и так далее).
6. Дату, не позднее которой материалы по инвентаризации необходимо представить в бухгалтерию.
Комиссия заносит в описи сведения о фактическом наличии проверяемых активов. В них же материально ответственные лица делают отметку о том, что проверка проведена в их присутствии (п. п. 2.5, 2.10 Методических указаний).
По имуществу, при инвентаризации которого комиссия выявила отклонения от учетных данных, составляют Сличительную ведомость (п. 4.1 Методических указаний).
По итогам проверки проводят заседание инвентаризационной комиссии. Протокол составляют в свободной форме. Помимо процедурных моментов (время проведения, состав присутствующих) в документе фиксируют
· предложения по зачету излишков и недостач в результате пересортицы на основании объяснений материально ответственного лица о причинах возникновения такой пересортицы;
· причины, по которым недостачи не были отнесены на виновных сотрудников;
· данные об имуществе, подлежащем списанию или уценке, с указанием причин порчи и виновных лиц;
· выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности матценностей;
· суммы оценочных резервов (по сомнительным долгам, под снижение стоимости запасов и так далее) либо указание на то, что резерв не создается ввиду отсутствия признаков снижения стоимости актива (в протоколе по итогам годовой инвентаризации).
Протокол подписывают все члены комиссии.
В форме № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» следует обобщить результаты проверки. Ведомость можно составить в произвольном виде. В документе необходимо отразить все выявленные излишки и недостачи, а также указать способ их урегулирования (п. 5.6 Методических указаний).
Образец заполнения бланка инвентаризационной описи товарно материальных ценностей по форме инв 3
Видео-образец заполнения уже у нас на ютуб-канале по ссылке.
Бухгалтерия организации распечатывает из бухгалтерской программы опись ИНВ-3 с заполненными данными в графах с 1 по 9 (учетные данные об имеющихся в организации ТМЦ). Комиссия в ходе инвентаризации заполняет графу 10 о фактическом наличии ТМЦ в количественном выражении. При выявлении товарно-материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия включает их в инвентаризационную опись.
До начала инвентаризации каждое материально ответственное лицо делает расписку в заголовочной части формы ИНВ-3.
Образец заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей ИНВ-3 на примере инвентаризации специальной и форменной одежды и обуви можно посмотреть в системе Консультантплюс.
Срок хранения
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов организации должны храниться 5 лет при условии проведения проверки (ст. 321 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
